Что такое Декларация на товары / ДТ / ГТД. ВЭД Глоссарий — онлайн словарь основных таможенных понятий
один из видов таможенных деклараций, используемый при помещении товаров под таможенные процедуры, за исключением таможенной процедуры таможенного транзита, в котором указываются основные сведения о товаре, необходимые для его выпуска.
Декларация на товары (ДТ) – документ, который необходимо подавать в таможенный орган при совершении перевозок экспортных и импортных грузов.
Ранее этот документ назывался ГТД – грузовая таможенная декларация, но с 1 января 2011 года, после принятия Таможенного кодекса Таможенного союза, было введено новое наименование — Декларация на товары (ДТ).
Подача ДТ в таможню подтверждает законность перемещения товара через таможенную границу.
Указанные в ДТ сведения должны полностью соответствовать фактическим данным о грузе, а также получателе и отправителе.
Декларация на товары содержит:
- данные отправителя и получателя
- вид и номер/название транспортного средства, доставившего товар
- наименование и код товара по товарной номенклатуре ВЭД, его количество и вес, условия поставки, данные о стране происхождения, месте отправления и назначения
- цену и таможенную стоимость партии, а также расчеты таможенных платежей
- перечень прилагаемых документов — контракт, инвойс, сертификаты качества и происхождения и т.д.
К декларации прикладываются документы, указанные в перечне.
Декларация на товары заполняется и подается декларантом (грузовладельцем или таможенным представителем, действующем по его поручению) в таможенный орган в электронной форме, в некоторых случаях на бумажном носителе.
Таможенный инспектор проверяет ДТ, и в случае отсутствия вопросов регистрирует ее, списывает таможенные платежи и подтверждает выпуск товара.
Если в декларации обнаруживаются ошибки или недостающие документы, то ее возвращают на доработку декларанту. По законодательству выпуск товара не должен превышать одного рабочего дня, при условии правильного заполнения ДТ декларантом и предоставлении всех необходимых документов.
ГТД по импорту в 1С 8.3 Бухгалтерия и оприходование импортного товара
В этой пошаговой инструкции мы рассмотрим поступление импортного товара в программе 1С 8.3 (бухгалтерия) и отражение в бухгалтерском учете пошлины по ГТД (грузовой таможенной декларации).
Процедура в 1С 8.3 производится двумя документами — «Поступление товаров и услуг» и «ГТД по импорту».
Оформление прихода импортного товара на склад
Первый шаг — оформление прихода импортного товара на склад.
Делается поступление с помощью документа «Поступление товаров и услуг». Подробно на данной операции останавливаться не будем, об этом документе можно прочитать в этой статье.
Отметим лишь нюансы импортного поступления. Обязательно необходимо указать Номер ГТД и Страну происхождения (ввести эти справочники можно в момент создания документа):
После того как поступление оформлено, можно переходить к отражению пошлины за товар.
ГТД по импорту в 1С 8.3
Оформление пошлины импортного товара в 1С 8.3 оформляется с помощью заполнения документа «ГТД по импорту».
Проще всего его ввести на основании ранее созданного документа оприходования:
Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:
Отметим особенности заполнения документа. На вкладке «Главное» необходимо указать:
- какой таможне будет происходить оплата пошлины (из справочника контрагенты) и по какому договору;
- по какому номеру ГТД пришел товар;
- сумму таможенного сбора;
- при наличии штрафов — их сумму;
- установить флажок «Отразить вычет в книге покупок», если Вы хотите автоматически принять НДС к вычету и отразить его в книге покупок.
Получится примерно следующее:
Переходим к вкладке «Разделы ГТД». Здесь указывается размер пошлины. Из-за того что мы вводили документ на основании, система нам уже заполнила некоторые поля, такие как количество, таможенная стоимость, фактурная стоимость и документ партии:
Останется лишь заполнить ставку % пошлины (или сумму пошлины), и 1С распределит суммы автоматически:
Останется провести документ.
Заглянем в проводки:
Видно, что система отнесла таможенный сбор и пошлину на себестоимости товара (в нашем случае материала) и учла суммы НДС.
К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.
Возмещение НДС по ГТД \ Акты, образцы, формы, договоры \ Консультант Плюс
]]>Подборка наиболее важных документов по запросу Возмещение НДС по ГТД (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
Подборка судебных решений за 2020 год: Статья 151 «Особенности налогообложения при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, и вывозе товаров с территории Российской Федерации» главы 21 «Налог на добавленную стоимость» НК РФ
(Юридическая компания «TAXOLOGY»)Поскольку при вывозе товара общество ставку НДС 0 процентов не применяло, из бюджета НДС не возмещало, при ввозе этого же товара в порядке реимпорта у общества исходя из содержания подп. 2 п. 1 ст. 151 НК РФ не возникло обязанности уплатить НДС. Суд отметил, что, поскольку обоснование необходимости внесения изменений (дополнений) в декларацию о товарах содержалось в обращении о возврате излишне уплаченных сумм НДС, представленное обществом заявление о внесении изменений (дополнений) в сведения, заявленные в декларации на товары, соответствовало п.
п. 3, 4, 11 — 15 решения Коллегии Евразийской экономической комиссии от 10.12.2013 N 289 «О внесении изменений (дополнений) в сведения, заявленные в декларации на товары, и признании утратившими силу некоторых решений Комиссии Таможенного союза и Коллегии Евразийской экономической комиссии» и подлежало удовлетворению.Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Возмещение НДС по ГТД Путеводитель по налогам. Энциклопедия спорных ситуаций по НДССуд указал, что неправильное указание в ГТД производителя товара может свидетельствовать о нарушении таможенного законодательства, но не является основанием для отказа в возмещении НДС. Ошибочное указание в ГТД иного производителя (изготовителя) экспортируемого товара не опровергает его фактический экспорт. Суд также отметил, что у налогового органа не возникло трудности в идентификации товара. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:
«Судебный конституционный нормоконтроль: осмысление российского опыта: Монография»
(Тарибо Е.
В.)(«НОРМА», 2018)Наконец, еще один пример, на этот раз связанный с выступлением представителя государственного органа, приглашенного к участию в рассмотрении дела. Конституционный Суд РФ рассматривал заявление ОАО «Дальневосточное морское пароходство» об оспаривании конституционности положений Налогового кодекса РФ, на основании которых заявителю было отказано в возмещении из федерального бюджета налога на добавленную стоимость ввиду отсутствия грузовых таможенных деклараций (их копий) в составе документов, подтверждающих ввоз этих товаров в Российскую Федерацию. Заявитель ссылался на то, что такой документ находится не у перевозчика, а у декларанта товара (как правило, его собственника), а поэтому требовать его от перевозчика для выплаты налогового возмещения нельзя. Однако представитель Министерства РФ по налогам и сборам в своем устном выступлении обозначил ряд нюансов, которые повлияли на окончательное решение судей: «Дело в том, что у заявителя есть клиент, который постоянно осуществляет перевозки, можно сказать, дает им 80 процентов услуг, и грузовая таможенная декларация не предоставляется в свете тех условий, что этому клиенту занижается стоимость услуг, а именно в этом документе указывается стоимость товара.
Между тем по смыслу ст. 16 ТК РФ информация, содержащаяся в грузовой таможенной декларации, даже если она является конфиденциальной, может быть передана третьим лицам в случаях, предусмотренных законодательными актами РФ. В данном случае такими лицами являются перевозчики, а законодательным актом — Налоговый кодекс РФ. Следовательно, таможенные органы в силу конституционного принципа уважения прав и свобод человека и гражданина, определяющих смысл, содержание и применение законов (ст. 18 Конституции РФ), обязаны представлять перевозчикам копии грузовых таможенных деклараций для подтверждения их права на возмещение суммы НДС при применении налоговой ставки 0%, а отказ в представлении такой копии может быть оспорен в судебном порядке.Нормативные акты: Возмещение НДС по ГТД Постановление Конституционного Суда РФ от 14.07.2003 N 12-П
Иск ОАО «Дальневосточное морское пароходство» о признании решения налогового органа недействительным арбитражные суды оставили без удовлетворения, указав, что грузовая таможенная декларация входит в перечень обязательных документов и ничем иным для морского перевозчика заменена быть не может.ГТД по импорту в 1С 8.3 Бухгалтерия
Рассмотрим пошаговую инструкцию для учета импортных товаров по ГТД в 1С 8.3 (грузовой таможенной декларации), в том числе изучим как отразить оприходование импортного товара и заполнение документа ГТД по импорту.
ГТД по импорту в 1С 8.3 – пошаговая инструкция
Шаг 1. Настройки для учета импортных товаров по ГТД
Необходимо произвести настройку функциональности 1С 8.
3 через меню: Главная- Настройки – Функциональность:
Перейдем на закладку Запасы и установим флажок Импортные товары. После его установки в 1С 8.3 появится возможность вести учет партий импортных товаров по номерам таможенных деклараций. В документах поступления и реализации будут доступны реквизиты ГТД и страна происхождения:
Более подробно как реализован партионный учет в программе 1С 8.3 читайте в нашей статье.
Для проведения расчетов в валюте на закладке Расчеты установим флажок Расчеты в валюте и у.е.:
Шаг 2. Как оприходовать импортный товар в 1С 8.3 Бухгалтерия
Введем документ Поступление товаров в 1С 8.3 с указанием номера ГТД и страны происхождения:
Движение документа поступления будет таким:
По дебету вспомогательного забалансового счета ГТД отразятся сведения о количестве поступившего импортного товара с указанием страны происхождения и номером таможенной декларации.
Оборотно-сальдовая ведомость по этому счету покажет остатки и движение товара в разрезе ГТД.
При реализации импортного товара есть возможность контроля наличия товара, перемещенного по каждой ГТД:
В программе 1С 8.3 Бухгалтерия на интерфейсе Такси для учета импорта из стран-членов таможенного союза внесены изменения в план счетов и появились новые документы. Подробнее об этом смотрите в нашем видео:
Шаг 3. Как учитывать импортные товары в качестве материальных ценностей, находящихся в пути
Если в период доставки необходимо учитывать импортные товары в качестве материальных ценностей, находящихся в пути, то можно создать дополнительный склад для учета таких товаров как склад Товары в пути:
Аналитика счета 41 может настраиваться по местам хранения:
Для этого в 1С 8.
3 необходимо произвести настройки:
Перейдем по ссылке Учет запасов и поставим флажок По складам (местам хранения). Эта настройка в 1С 8.3 дает возможность включить аналитику места хранения и определять как будет вестись учет: только количественный или количественно-суммовой:
Выберем склад для оприходования импортных товаров в пути:
При фактическом поступлении товаров для изменения места хранения используем документ Перемещение товаров:
Заполним документ:
Оборотно-сальдовая ведомость по счету 41 показывает движения на складах:
Шаг 4. Заполнение документа ГТД по импорту в 1С 8.3
Предприятиям, осуществляющим прямые поставки импортного товара, необходимо отразить таможенные пошлины за поступивший товар. Документ ГТД по импорту в 1С 8.3 можно ввести на основании документа поступления:
или из меню Покупки:
Заполним документ ГТД по импорту в 1С 8.3 Бухгалтерия.
На закладке Главное укажем:
- Таможенный орган, которому оплачиваем пошлины и договор, соответственно;
- По какому номеру ГТД пришел товар;
- Сумма таможенного сбора;
- Сумму штрафов, если они есть;
- Поставим флаг Отразить вычет в книге покупок, если нужно отразить его в Книге покупок и автоматически принять НДС к вычету:
На вкладке Разделы ГТД вводим размер пошлины. Так как документ сформирован на основании, то 1С 8.3 уже заполнила определенные поля: таможенная стоимость, количество, документ партии и фактурная стоимость. Введем сумму пошлины или ставку % пошлины, после чего 1С 8.3 распределит суммы автоматически:
Проведем документ. Видим, что таможенные пошлины отнесены на себестоимость товара:
Поставьте вашу оценку этой статье: Загрузка…
Дата публикации: Ноя 6, 2018
Поставьте вашу оценку этой статье:
Загрузка.
..Проверка ГТД по номеру онлайн
Приобретение товарно-материальных ценностей, произведенных за границей, в современных условиях экономики обычное явление. Чаще всего товар закупается у оптовых компаний, которые работают на внешнеэкономических рынках. И на этапе сделки важно установить легальность ввоза товара на территорию России. Проверка ГТД не носит обязательного характера, т.е. законодательство не обязывает проверять номер таможенной декларации, указанной поставщиком в счет-фактуре. Однако, такой контроль позволит доподлинно установить легальность товара и избежать проблем с возмещением НДС за него – подобное последствие недостоверного декларирования встречается чаще всего на практике.
Как проверить ГТД на подлинность
ГТД (грузовая таможенная декларация) – основной документ, который подтверждает, что определенный груз прошел таможенное оформление ввоза в РФ. Документ содержит уникальный номер, под которым он внесен в базу данных ФТС России. Самостоятельная проверка ГТД по номеру возможна только для выяснения, через какой таможенный пост и когда груз пересек границу:
Далее номер имеет еще семь цифр, которые носят индивидуальный характер и обозначают порядковый номер в журнале регистрации таможни. Именно этот номер позволяет точно установить, кем и что было ввезено, и его подлинность требует проверки. Выполнить её можно с помощью различных специальных ресурсов и программных продуктов.
На рынке представлено большое число специализированных программ, позволяющих проводить проверку номеров таможенных деклараций. Некоторые из них имеют ограниченный функционал и предоставляют только минимальный набор информации: дата и место таможенного оформления, вид груза и компания-импортер. Стоит такое программное обеспечение относительно недорого за счет небольшого объема передаваемых сведений.
Другие программы предоставляют самую полную информацию из таможенной декларации, номер которой проверяется. Кроме того, многие из них позволяют обобщать информацию по разным критериям. Например, сформировать базу поставок определенной компании, выявить поставщиков интересующей категории товаров.
Кроме того, модули проверки ГТД интегрированы практически во все специализированные программные продукты для участников внешнеэкономической деятельности. В данном случае модуль часто используется для анализа конкурентной среды, т.к. зная, как проверить ГТД, можно выяснить, какой товар и откуда возят конкуренты.
Отметим, что в сети интернет можно найти предложение о продаже готовых баз на жестких дисках или CD-DVD носителях. В большинстве случаев такие базы подлинные, но могут содержать поврежденные файлы, не позволяющие получить необходимые сведения, либо базы могут быть устаревшими, например, двухлетней давности, что не даст возможность проверить декларацию по товару, ввезенному в прошлом году.
Как проверить ГТД по номеру онлайн
Оперативно провести проверку таможенной декларации также можно с помощью специализированных сервисов. Часть из них предоставляет доступ к базе данных таможни в режиме онлайн, что позволяет получать актуальную информацию по декларированию.
На других ресурсах проверка ГТД по номеру онлайн представляет собой обобщенную информацию по конкретной декларации в виде отдельного файла.
Работа этих сервисов предусматривает платную подписку или оплату каждого запроса в отдельности.
Как проверить ГТД по номеру онлайн
Бесплатно сервисов проверки таможенной декларации практически нет. Единственное исключение – проверка ГТД на сайте ФТС. Данная возможность есть только у юридических лиц, подключенных к ]]>личному кабинету]]> участника ВЭД на официальном сайте Таможенной службы. Поэтому данный вариант возможен для компаний, которые сами работают с иностранными поставщиками.
Еще одним вариантом, как проверить ГТД на подлинность онлайн и бесплатно, может считаться ]]>сервис]]> на сайте Федеральной налоговой службы – «Проверка поступления от ФТС сведений по документам для подтверждения обоснованности применения налоговой ставки 0 процентов НДС». Сервис ориентирован на самих декларантов, но в некоторых случаях его функционал полезен и другим участникам рынка т.к. позволяет убедиться, что указанный номер декларации действительно есть в базе данных ФТС.
Читайте также: Подтверждение нулевой ставки НДС
Другие способы проверки ГТД
Еще один вариант проверки подлинности ГТД – обращение в специализированную компанию, оказывающую услуги сопровождения внешнеэкономической деятельности. Все они имеют доступ к необходимым базам данных и за небольшую плату предоставят информацию по интересующей декларации. Такой вариант оптимален при разовой закупке, если же планируется длительная работа с большим числом поставщиков импорта, то есть смысл приобрести специальный софт или оформить подписку. Затраты на такую проверку оправданы т.к. получаемая информация позволяет защититься от недобросовестных поставщиков. В получении информации из таможенных деклараций так же поможет ]]>таможенная база]]>.
Читайте также: Код 1010 в ГТД – что означает?
Таможенная декларация: форма, виды, стоимость, оформление
Особенности оформления грузовой декларации ГТД на товар
Документ в ходе декларирования составляется непосредственно участником внешнеэкономической деятельности — индивидуальным предпринимателем или компанией, а также представителем предпринимателя. Оформляют таможенную декларацию ГТД в электронном виде, заполняют документ путем использования специального программного обеспечения.
Декларированием товара и оформлением ГТД импортер или экспортер может заниматься самостоятельно, однако целесообразнее доверить ее заполнение брокеру, который знает специфику и нюансы процедуры декларирования и предлагает услуги по выгодной цене. Стоимость составления документа посредством системы электронного декларирования рассчитывается индивидуально в каждом случае.
В одной грузовой таможенной декларации ГТД декларируют товары, которые относятся к единой партии. Это значит, что они:
- Имеют одно наименование и происходят из одной страны;
- Относятся при декларировании к одному коду ТН ВЭД;
- Ввозятся по одному контракту;
- Перевозятся от одного отправителя одному получателю.
При декларировании на таможне важно учитывать, что вся продукция из одной группы товаров проходит одну таможенную процедуру, например, экспорт или импорт. Также она подлежит оформлению как реимпорт, может поставляться с целью временного ввоза и т.д. К ней применяют одинаковые пошлины, на ее декларирование распространяются одинаковые ограничения.
Во время декларирования 1 ввозного товара заполняют только основной лист, если необходимо заявить сведения о большой товарной группе (до 999 шт.), при оформлении таможенной декларации на несколько товаров информацию указывают на добавочных листах ГТД. На каждом из них разрешено отображать данные 3 продуктов.
При наличии в партии продукции, которая будет проходить разные таможенные процедуры, следует подумать о подготовке нескольких документов.
Подача грузовой международной таможенной декларации
Подача ГТД осуществляется в удаленном формате для индивидуальных предпринимателей и компаний. Для частных лиц допустимо оформление документа в письменной форме и подача при личном присутствии. Помочь с декларированием может брокер, стоимость услуг которого вполне конкурентоспособна.
При импорте товара документ подают до того, как закончится срок временного хранения продукции на складе (до 2 месяцев). В отдельных случаях при декларировании практикуют процедуру продления и увеличивают период на такое же время. При оформлении грузовой таможенной декларации для экспорта ограничений по срокам нет.
Декларант оплачивает пошлины и сборы за операции, которые будут осуществляться таможенными органами, и проверяет, что средства поступили на счет. Иначе в регистрации таможней декларации товара будет отказано.
После получения документа от декларанта инспектор на таможне проверяет, правильно ли отображена в ней информация и таможенная стоимость товара, соответствует ли реальному содержанию груза, для которого проводилось декларирование.
Если в ходе проведения досмотра отклонений не выявлено, декларант получает разрешение на использование груза, для которого проводилось декларирование, согласно заявленной таможенной процедуре. Завершается таможенное оформление товаров регистрацией ГТД и присвоением уникального номера. С этого момента выпуск продукции разрешен.
Услуги таможенного декларирования товаров
Компания «АСТ-Альянс Групп» специализируется на предоставлении услуг таможенного представителя. Наши специалисты готовы представлять интересы ИП и компаний, оказывать помощь в заполнении таможенных деклараций и с их последующей регистрацией. Мы занимаемся профессиональным декларированием товаров различного назначения и гарантируем доступную стоимость услуг.
Офис нашей компании располагается в Москве, но мы работаем с клиентами со всей России, осуществляем электронное декларирование и подачу документов в любые таможенные органы страны. К нам можно обратиться и за дополнительными услугами: определение кодов ТН ВЭД и таможенной стоимости товара, анализ составленной документации, грузовые перевозки, сертификация, страхование груза.
Обратите внимание! Не стоит доверять сомнительным фирмам, предлагающим купить таможенную декларацию на товар в бумажном виде, независимо от стоимости декларирования. Для ИП и юрлиц документ подается в электронном формате.
Стоимость декларирования товаров
Цена услуг декларирования груза зависит от количества товаров и документов, переданных в государственные органы. Также на стоимость влияет таможенная процедура. Например, временный вывоз, реимпорт увеличивают расценки.
Чтобы рассчитать точную стоимость наших услуг и декларирования товара, цену таможенной декларации на груз, обращайтесь по тел. +7 (495) 710-83-10. Также вы можете оставить заявку на сайте или написать на e-mail. Наши менеджеры свяжутся с вами в ближайшее время, чтобы обсудить нюансы декларирования.
как система GTD помогает в самоорганизации – Rework by KIT
Getting Things Done (GTD) — одна из самых популярных практик организации и отслеживания своих задач. Она помогает расставлять приоритеты, ничего не упускать из виду, не срывать дедлайны и не забивать себе при этом голову горой лишней информации. А когда бесконечный поток рабочих дел мешается с семейными, бытовыми, учебными и любыми другими заботами, умение ничего не упустить из виду практически жизненно необходимо.
Разработал методику GTD Дэвид Аллен — теоретик продуктивности, бизнес-тренер и автор статей для The New York Times и Wall Street Journal. Принципы GTD он изложил в книге «Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса» еще в 2001 году. По данным Forbes, к 2014 году книга разошлась тиражом в 1,6 млн копий, а журнал Time назвал ее «лучшей бизнес-книгой десятилетия».
Аллен утверждает, что выбраться из-под завала дел и обязательств с помощью простого ежедневника и веры в собственные способности вряд ли получится. В такой ситуации нужна надежная и вместе с тем простая система. Она должна позволять не держать всё в голове и этим существенно снизить стресс. GTD придумана так, чтобы выполнять все эти задачи.
Концелярия от Normann CopenhagenПять принципов GTD
В основе GTD лежит система списков. За счет использования определенной логики распределения задач, всего в нескольких списках находят свое место любые дела — от встречи с партнером до следующего шага по сдаче проекта, от напоминания о дне рожденияье бабушки до покупки билетов на футбол.
Шаг первый: распределение задач
Для всех поступающих задач, идей, напоминаний и прочего нужно завести общее хранилище, где все это будет фиксироваться. Это может быть заметка в телефоне, блокнот, запись на диктофоне или что угодно еще. Главное — сохранять всю значимую (или кажущуюся такой) входящую информацию. Идея здесь в том, чтобы перестать хранить в памяти обязанности и планы, а приспособить под это более надежный носитель. Так из смутных забот в голове, договоренностей из фейсбука, дел в почте и прочего получается четкий список задач, который собирает их вместе из всех источников.
Начиная пользоваться системой GTD, стоит вспомнить все актуальные задачи и важные события, которые вы стараетесь удержать в памяти силой воли, и записать их в список. Назовем его «Входящие». Нужно сдать отчет о командировке до среды? Вносим в список. Должны забрать пальто из химчистки? Записываем. Собираетесь поздравить тетю с «серебряной» свадьбой в следующем месяце? Не сомневайтесь и добавляйте в список.
Шаг второй: создаем систему папок
Для удобного дальнейшего отслеживания задач нужно организовать несколько дополнительных папок-хранилищ для задач. Система GTD кроме папки «Входящие» подразумевает еще пять обязательных хранилищ:
- «Ближайшие». Это список задач, которые нужно выполнять в первую очередь, сюда добавляются все наиболее актуальные дела.
- «Проекты». Здесь записываются задачи, реализация которых требует больше одного действия. Ближайший шаг по реализации каждого из этих проектов действие должен фиксироваться в списке «Ближайшие».
- «Календарь». Задачи, выполнение которых привязано к конкретной дате, добавляются в календарь на телефоне, в ежедневнике или на стене.
- «Ожидание». То, что должен выполнить кто-то другой, но что нужно проверить или получить обратную связь — ответ на имейл, долг, обновленный макет от дизайнера — отправляется сюда. В этом списке стоит помечать даты дедлайнов.
- «Когда-нибудь/может быть». Здесь хранится то, за что браться еще рано либо пока непонятно надо ли вообще.
Это базовые элементы системы GTD, но кроме них можно создавать другие списки задач, необходимые лично вам. Если вам действительно нужна папка «Босс» или «Еженедельное совещание с…», не сомневайтесь и добавляйте ее. Только следите, чтобы папок было минимально необходимое количество — укрупняйте насколько это возможно и не нарушает логику. И еще: важно разграничить эти списки физически, чтобы в голове они тоже были четко разделены.
Шаг третий: обработка папки «Входящие»
Поступающие задачи нужно систематически разбирать и обрабатывать, и чем чаще — тем лучше. Система GTD предполагает здесь ряд простых правил, которым нужно следовать.
- Начинаем с верхней задачи и, опускаясь вниз, ничего не пропускаем;
- Все задачи из папки «Входящие», к которым вы обращаетесь, должны переместиться в одно из перечисленных выше хранилищ, либо в одну из ваших персональных папок;
- Если сохраненная информация/задача потеряла актуальность, удаляйте ее;
- Если задачу можно решить в течение двух минут — делайте это сразу же, иначе больше времени уйдет на ее отслеживать в дальнейшем;
- Если задачу должен выполнить кто-то другой — перепоручайте ее и, если это требуется, добавляйте запись в список «Ожидание»;
Дэвид Аллен утверждает, что дела беспокоят нас и постоянно напоминают о себе ровно до тех пор, пока мы не потратили немного времени на обдумывание и построение стратегии их решения. Именно это и подразумевает разбор папки «Входящие» — быструю оценку задачи и составление плана по ее решению. Как только мы знаем, к чему нужно прийти и что делать в первую очередь, нам сразу становится легче.
Шаг четвертый: работа с папками
Все списки и хранилища задач нужно обрабатывать, причем, настолько часто, насколько это возможно. Не работая с папками систематически, не будет работать и вся система — задачи будут провисать, в списках будут оставаться выполненные задачи и, в целом, эффективности от GTD не будет. Стоит попробовать приучить себя работать со списками во время повторяющихся каждый день ритуалов — за утренним кофе, во время спуска в метро, как только садитесь за рабочий стол или в конце дня. Также, списки должны быть всегда под рукой (хотя бы «Входящие»), чтобы туда в любой момент можно было добавить новую задачу.
Шаг пятый: действия
Любая система самоорганизации стремится к достижению результатов, и GTD не исключение. Нужно помнить, что цель не в перекладывании задач из папки в папку, а в том, чтобы ваши задачи были выполнены в срок и вообще самым лучшим образом. Поэтому действуйте и не откладывайте задачи, которые можете решить. Такие системы самоорганизации как GTD служат как раз для того, чтобы человек расходовал силы на конкретные действия, а не на смутные тревоги и попытки удержать в голове постоянно ускользающий список дел. Стремитесь к тому, чтобы максимально очистить папку «Ближайшие».
GTD за 15 минут — Практическое руководство по выполнению задач
GTD — или «Достижение цели» — это структура для организации и отслеживания ваших задач и проектов. Однако его цель немного выше, чем просто «довести дело до конца». (Его следовало назвать «Делать дела намного лучше, чем просто позволять чему-то происходить, что часто оказывается совсем не крутым».) Его цель — заставить вас на 100% доверять системе сбора задачи, идеи и проекты — как расплывчатые вещи, такие как «изобрести величайшую вещь на свете», так и конкретные вещи, например «позвонить Аде 25 августа, чтобы обсудить расписание конференции». Все !
Звучит как все другие обычные системы списков дел, говорите вы? Во многих отношениях это так, но это еще не все, и это действительно просто. Обещать! Так что, пожалуйста, продолжайте читать.
Одно из основных предположений GTD состоит в том, что вы тупой или, скорее, что ваше подсознание совершенно тупо, когда дело доходит до размышлений о том, что вам следует делать . Например, зная, что вам нужно отремонтировать часы, но вместо того, чтобы напоминать вам, когда вы проезжаете мимо часового магазина, оно внедряет в ваш мозг непрекращающееся чувство «Мне нужно вспомнить… что-то» .
Джессика Керр прекрасно выразилась:
Представьте, что ваш мозг — это белая доска. Там есть списки дел и «НЕ УДАЛИТЬ»? Есть ли место для рисования и объединения идей?
Большая часть «магии» состоит в том, чтобы преобразовать задачи и прихоти в физических и видимых действий , как вы скоро увидите.
То, что GTD дает вам — при правильном понимании и внедрении — является надежной системой для отслеживания того, что вам нужно сделать, что вы должны сделать или если посчитает, что делать .Когда ваша система и ваше доверие к ней на месте, ваше подсознание перестанет отслеживать все, что вам нужно делать, и перестанет постоянно вам напоминать. Это снижает стресс и высвобождает драгоценное время мозга для более продуктивного мышления — может быть, это даже сэкономит реального времени , чтобы у вас было больше времени для уроков балета, рисования и катания на роликах.
Отлично! Так как же это на самом деле работает? Он работает с использованием специальных техник йоги и ежедневных умственных упражнений.Нет, ха-ха! Просто шучу. Он работает путем простого ведения списков, что может сделать каждый ребенок с бумагой и карандашом. В наши дни даже компьютеры могут вести списки!
Вам нужно будет составить следующие списки:
- В
- Следующие действия (возможно, несколько — об этом позже)
- Ожидание
- Проектов
- Когда-нибудь / может быть
Эти списки будут регулярно пересматриваться и составляют основу системы GTD.Их работа описана ниже. В дополнение к спискам вам понадобится календарь, который позволяет записывать задачи и события, чувствительные к дате и времени.
В списке вы фиксируете идеи и задачи по мере их возникновения. Это может быть ваш начальник, который говорит вам испечь ей морковный пирог, или увиденный плакат цирка, который вы хотите увидеть. Барьер для добавления чего-либо в свой список должен быть как можно ниже — запишите это в блокнот или нажмите правую кнопку на смартфоне.Хотя я назвал его в списке , нет проблем иметь больше одного. Может быть, приложение, когда вы сидите перед компьютером, и ноутбук, когда вы слоняетесь вне торгового центра? Важно то, что вы можете записывать то, что вам приходит в голову. Мы хотим снять нагрузку с мозга, помнишь?
Когда вы впервые начинаете использовать GTD, вы должны потратить час на то, чтобы записать все, что вы хотите — или должны — сделать. Эти так называемые открытых циклов включают всех вещей, которые не , как , как должно быть, , где должны быть, и так далее.Вам нужно заменить зубную щетку? Верните чашку чая, которую одолжили у тети? Стоит ли перекрасить кровать в другой цвет? Все это должно быть в вашем списке.
Если вы только начали использовать GTD и собрали тонны элементов в своем списке во время первоначальной «очистки мозгов», обработка может занять некоторое время. Отныне входящий список будет обрабатываться непрерывно.
Элементы в вашем списке должны обрабатываться один за другим в том порядке, в котором они появляются в вашем списке .При обработке элемента в вашем списке первый вопрос, который вам нужно задать: , это , требует ли действия ? — другими словами, нужно ли вам сделать что-то ? Если ответ отрицательный, вы либо выбросите ее, если она вам больше не нужна, сохраните ее в качестве справочного материала («Возможно, когда-нибудь эта статья понадобится мне снова…»), добавьте ее в список, который когда-нибудь / может быть (для вещей как «учите индонезийский»), или инкубируйте его. Подожди, что … Сидеть на нем? Да вроде как. Если вы захотите напомнить себе об этом позже («Я действительно не понял эту статью, мне нужно взглянуть на нее еще раз через две недели»), это должно быть занесено в ваш календарь или в файл Tickler , который скоро появится быть объясненным.(Да даже название странное.)
Теперь, если элемент, который вы в настоящее время обрабатываете , является подлежащим действию — другими словами: с этим нужно что-то делать — вы должны задать вопрос «, что делать дальше? ” Следующим действием должно быть физическое и видимое действие . Другими словами, не «планируйте лотерею тортов», а «отправьте электронное письмо Артуру и Камилле и напомните им испечь свои торты».
Именно это — то, что следующее действие должно быть следующим физическим, видимым действием, чтобы приблизить проект к его цели — возможно, является наиболее важным «правилом» в GTD.Используя несколько дополнительных секунд, чтобы придумать, что нужно сделать физически , вы убедитесь, что ваши списки «следующих действий» будут содержать только те действия, которые вы можете выбрать в любой момент. «Предварительная обработка» уже выполнена (хотя сами действия вполне могут быть задачами планирования), и это значительно снижает сопротивление до делать вещей.
Когда вы определили следующее действие, вы должны подумать, не займет ли оно меньше двух минут.Если это так: сделайте это. Сразу. (Такие вещи, как «отправить бабушке по электронной почте забавное видео с кошками».) Причина этого проста: если действие занимает две минуты или меньше, накладные расходы на его отслеживание будут большими по сравнению с тем, сколько времени потребуется, чтобы всего сделать Это. Если делает более двух минут, вы должны делегировать его , если это необходимо — отмечая, что было делегировано и когда — в списке ожидания, или добавить его в свой собственный список следующих действий, которые вы хотите сделать как можно скорее. поскольку у вас есть время и силы.Если ваша секретная сверхдержава — это делегирование полномочий, то, вероятно, в следующих действиях все закончится. Если для закрытия разомкнутого цикла потребуется более одного действия, общая цель также должна быть отмечена в списке проектов, который будет объяснен в нескольких разделах.
Подводя итог, при обработке вашего списка (ов) вы должны выполнить следующую процедуру:
Рабочий процесс GTD: открытые циклы собираются в списке, обрабатываются и — если это действие — выполняется немедленно, откладывается или делегируется.Если обрабатываемый элемент требует более одного действия, он также записывается в список проектов.
Итак, каков следующий список действий? Ну, эээ … список ваших следующих действий, очевидно. Другое название этих действий — «действия как можно скорее» — это просто те вещи, над которыми вы будете выбирать, над чем работать, когда вы не смотрите смешные видеоролики о кошках на YouTube или не играете в Candy Crush Saga .
Когда вы делегируете работу другим, отправляете электронное письмо, на которое ожидаете (или нуждаетесь) в ответе, заказываете что-то или у вас есть задача, которая «заблокирована» из-за того, что вы ждете, что кто-то другой что-то сделает, это должно быть написано в списке ожидания.Эти элементы всегда должны быть отмечены текущей датой, чтобы вы могли отправить электронное письмо своему коллеге Марвину и сказать: «Я все еще жду отчет WTF, который, по вашему мнению, вы закончите в течение месяца. Это было 32 дня назад! ».
Если вы все еще со мной, вы можете быть обеспокоены тем фактом, что действие «Изучите учебники искусственного интеллекта» в вашем следующем списке действий — это все, что написано о вашем плане по захвату мира. Разве не легко потерять счет, когда это действие будет выполнено и удалено из вашего списка? Да, вроде бы.Вот тут-то и появляется список проектов.
GTD дает очень широкое определение проекта. Он определяет любую цель, которая требует выполнения более одного действия в качестве проекта. Эти проекты должны быть в вашем списке проектов. Этот список представляет собой просто список названий проектов и, если хотите, описаний и предполагаемых результатов проектов. Просматривая список проектов, вы убедитесь, что в вашем следующем списке действий всегда есть хотя бы одно действие для каждого проекта, что позволит убедиться, что ваши проекты развиваются и не забываются.
Контексты — это «теги», которые вы помещаете на элементы в списках следующих действий, в которых говорится, где можно выполнить действие или какое оборудование необходимо для его выполнения. Действие можно «пометить» контекстом несколькими способами; Самый простой, вероятно, состоит в том, чтобы просто иметь разные списки следующих действий — по одному для каждого контекста. Если вы используете новомодный электронный менеджер списков, вы часто можете иметь «умные» списки для каждого тега, что дает тот же результат. (С так называемыми смартфонами, вероятно, даже можно использовать его определение местоположения, чтобы отображать только те действия, контекст которых соответствует вашему текущему местоположению.Если так: это потрясающе! Мы живем в будущее!)
Принято ставить перед контекстами префикс «@», который имеет смысл, когда контекст является местоположением, но в других случаях его следует рассматривать как нотацию. Примеры контекстов: @ home, @ computer и @ office.
Примеры действий и их контекст
| Действие | Контекст |
|---|---|
| Купите больше корма для собак цвета радуги | @ Город или @ магазин |
| Просмотрите файл cuteoverload.ком | @ Компьютер или @ всемирные сети |
| Улыбнись незнакомцу | @ везде |
Сколько контекстов вам нужно, зависит от того, сколько следующих действий у вас будет и как выглядит ваш рабочий день. Важно иметь возможность оценить — с первого взгляда — свои возможные действия в зависимости от того, где вы находитесь физически и какое оборудование у вас есть.Также может быть хорошей идеей создать контекст «повсюду» для вещей, которые вы можете делать, где бы вы ни находились («Позвоните маме, чтобы обсудить поездку в Исландию»).
Контексты повестки дня
Если у вас есть регулярные встречи с людьми, может быть полезно иметь «контекст повестки дня» — по одному для каждого человека, — где вы записываете, о чем вы хотите поговорить во время следующей встречи, когда думаете о них. Например, если у вас еженедельная встреча с Фубертом, вы можете подумать о создании контекста «@ Foobert Agenda».Эти контексты, конечно, будут меняться по мере изменения вашей команды / менеджеров / руководителей и т. Д.
Вы не хотите терять свою идею на миллион долларов о том, чтобы сделать «прыжок к выводам», но поскольку это проект, который вы хотите реализовать, когда у вас будет больше времени, вы не хотите, чтобы он «загрязнял» списки ваших следующих действий или список проектов. (Помните, что следующие действия содержат только те действия, которые должны быть выполнены как можно скорее, и что список ваших проектов будет регулярно пересматриваться, чтобы убедиться, что у всех проектов есть хотя бы одно следующее действие.)
Вот где приходит список когда-нибудь / может быть. Этот список просто содержит идеи и проекты, которые может захотеть реализовать в будущем. Это то место, куда должны пойти и «заменить уродливую картину в спальне», и «создать культ». (При условии, конечно, что вы не хотите делать что-либо из этого прямо сейчас .) Этот список следует пересматривать еженедельно вместе с остальной системой, как описано в разделе еженедельный обзор ниже.
Календарь предназначен для того, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день или в определенное время — и ничего больше ! Верно; не помещайте «установить Bonzibudddy» в свой календарь на следующую среду, если вы только думаете, что , вы хотите, чтобы это было сделано тогда.
Но… почему?
Если в вашем календаре есть только те элементы, которые на самом деле чувствительны к дате и времени , это будет более полезно, так как оно фактически сообщит вам, что у вас есть , которые нужно сделать в определенный день, без «разбавления» другими элементами. То, что вы хотите, чтобы сделал, но это не нужно делать в определенное время, все равно будет в вашем следующем списке действий, поэтому вам напомнят об этом и у вас будет возможность сделать это.
В книге Дэвида Аллена о GTD еженедельный обзор назван «решающим фактором успеха», и он не шутит.Если вы начнете использовать фреймворк GTD, и вы не робот, все начнёт сбиваться с пути. Вы завершите следующее действие проекта и забудете добавить новое «следующее действие» для этого проекта. Вы забудете удалить следующие действия, которые, если вы действительно думали об этом, знаете, что не будете делать в ближайшем будущем, и так далее.
Еженедельный обзор следует делать — как вы уже догадались — один раз в неделю. Это займет некоторое время, поэтому в идеале вам следует выделить время (вероятно, не менее чем за 30 минут) заранее, например, в пятницу или воскресенье после обеда.Выполняя еженедельный обзор, вы должны как минимум сделать следующее:
- Убедитесь, что в каждом проекте есть хотя бы одно следующее действие .
- Убедитесь, что каждое действие в вашем следующем списке действий — это на самом деле то, что вы хотите или должны сделать, если у вас есть время в течение следующей недели. Если нет, переместите его (и / или проект, которому он принадлежит) в свой список когда-нибудь / может быть, или — если вы не думаете, что когда-нибудь это сделаете — удалите его полностью. (Будь честен с собой.)
- Просмотрите свой список когда-нибудь / может быть, и посмотрите, нужно ли переместить какие-то проекты / действия в список текущих проектов / список следующих действий. (Если вы добавляете новый проект в свой список проектов, обязательно определите его следующее физическое, видимое действие и также поместите его в следующий список действий.)
Триггерные списки
При проведении еженедельного обзора может быть хорошей идеей работать с «триггерным списком». Список триггеров — это просто список ключевых слов, которые заставляют ваш мозг запоминать любые открытые циклы, которые вы еще не зафиксировали в своей системе.Список триггеров может выглядеть следующим образом:
- Бобышка
- Сотрудники
- Проекты начаты, незавершены
- Проекты, которые необходимо запустить
- Люди, мне нужно вернуться на
- …
При работе со списком триггеров помещайте в список все, что вы помните, для последующей обработки.
Пример списка триггеров можно увидеть в списке триггеров Lifehacker для студентов.Вероятно, вы захотите настроить свой собственный список по мере того, как приобретете больше опыта и узнаете, что лучше всего подходит для или .
Для того, чтобы ваша система GTD действительно заработала, есть несколько важных «передовых практик», которым вам рекомендуется следовать. Когда вы начнете привыкать к использованию GTD, вы можете быть немного снисходительнее, если считаете, что так будет лучше.
- Важно, чтобы между вашими списками было резких краев . Если вы часто задаетесь вопросом, к какому контексту относится следующее действие, возможно, вы захотите пересмотреть свои контексты.
- Ваши инструменты должны быть забавными в использовании — но не слишком забавными (!). Если у вас есть медленный и сложный инструмент для управления списками, вы подсознательно будете сопротивляться сбору небольших задач, а если ваш инструмент слишком увлекателен для использования, вы в конечном итоге начнете им злоупотреблять и потратите время, играя с его удивительными функциями. Найдите то, что вам подходит.
Папка для чтения / просмотра и файл Tickler — это два инструмента, которые, хотя они и не являются непосредственно частью метода GTD, могут быть полезны для использования вместе с GTD.
Папка для чтения / просмотра
У вас, вероятно, будет довольно много действий «прочитать [какой-то документ]» в вашем следующем списке действий. Папка для чтения / рецензирования — это просто папка (физическая или цифровая), которая содержит статьи, документы и все, что вы хотите прочитать. Идея состоит в том, чтобы этот материал был доступен всякий раз, когда у вас есть несколько минут, чтобы убить. В приемной стоматолога? В ожидании еды в кафе? И то, и другое — прекрасная возможность просмотреть статью о филогенезе Periophthalmus modestus или притвориться, что вы читаете записку своего начальника!
Здесь тоже очень важно иметь «острые грани».В эту папку следует класть только то, что вы действительно хотите прочитать, когда у вас есть время, чтобы вы на самом деле забирали ее в те маленькие окна свободного времени, которые появляются в течение дня.
Тиклерный файл
Эта концепция со странным названием представляет собой просто набор из 43 (физических) папок с файлами. Почему 43? Потому что это означает, что у вас может быть один для каждого из 31 дней месяца плюс один для каждого из 12 месяцев в году.Если вы сейчас тянетесь за калькулятором, просто поверьте мне, по номеру 43.
Так для чего используются эти папки? Идея состоит в том, что вы можете разместить физические предметы, которые вам понадобятся в определенный день (билеты на концерт), напоминания о том, что вы, возможно, захотите сделать в конкретную дату (помните, что календарь предназначен только для вещей, которые должны выполнить ). в конкретную дату / время), или заметки из лекции, которую вы действительно не поняли («Я хочу просмотреть их через неделю, когда мое подсознание какое-то время пережевало это»).
Каждый день, вставая, вы открываете папку с текущей датой. Затем вы кладете билеты на концерт и решаете, что вы с по хотите отвести собаку в парикмахерскую сегодня, но откладываете конспекты лекций на три дня, так как сейчас у вас нет времени. Освободив папку, вы кладете ее на задний план, а завтрашнюю папку переносите на передний план. В конце каждого месяца вы открываете папку для нового месяца и обрабатываете ее содержимое — например, помещаете элементы в папки правильного дня.
Файл тиклера, таким образом, дает возможность отправлять себе напоминания в будущем — щекочет вашу память. Ага!
Это руководство было написано, чтобы служить простым и прагматичным руководством по методу «довести дело до конца». Этот прогон метода GTD должен быть кратким. Он написан с точки зрения одного человека, и другие люди, вероятно, по-разному оценили бы важность различных аспектов GTD.
Если вам нужен полный обзор GTD, было бы разумно прочитать книгу Дэвида Аллена, формализовавшую разработанный им метод: «Как сделать все: искусство продуктивности без стресса» (Amazon, Kindle Store, Bookdepository, Google Книги , Википедия).
Визуальный стиль руководства был вдохновлен прекрасным руководством Мирана Липовачи по языку программирования Haskell «Learn You a Haskell for Great Good!».
Руководство написано на Markdown, и я использую pandoc для генерации HTML. Чтобы связаться со мной, отправьте мне электронное письмо на erlendαhamberg.no.
Блок-схема и планировщик проектов Get Things Done (GTD)
Getting Things Done (GTD) — это метод организации задач, позволяющий сосредоточить всю свою энергию и творческий потенциал на выполнении этих задач без стресса.Этот метод был разработан Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done. Главный принцип GTD заключается в том, что надежная запись ваших задач с использованием системы, которой вы доверяете, освободит ваш разум от попыток запоминать и расставлять приоритеты. Эту собранную умственную энергию можно направить на повышение продуктивности и эффективности.
Соберите все свои задачи
Первый шаг к GTD — это сбор всей информации, которая крутится у вас в голове, путем ее выброса из головы.Без системы записи идей ваш разум тратит много энергии, невротически сохраняя эти идеи свежими в вашей памяти — вы просто не можете перестать думать о них. Ваш мыслительный процесс будет идти по кругу, постоянно думая и беспокоясь о задачах, которые вы не должны забывать.
Если вы сможете выразить свои идеи словами и записать их вне головы, ваш разум будет иметь разрешение больше не тратить энергию на попытки запомнить их.
После того, как все ваши задачи будут записаны в надежную систему, которую вы можете просмотреть в любое время, вам больше не придется беспокоиться о том, чтобы что-то забыть.
Toodledo — идеальное ведро для сбора такого рода информации. Вы можете легко добавить информацию в свой список Toodledo в любое время, когда у вас есть подключение к Интернету. Для удобства вы можете добавлять задачи прямо на нашем веб-сайте или через наш плагин для браузера. Вы также можете получить доступ к своему списку с любого мобильного телефона с подключением к Интернету.
GTD также предполагает, что у вас есть физическая корзина для сбора материалов на бумажной основе. Если у вас нет подключения к Интернету, вам следует записать свою информацию на бумаге и бросить ее в корзину.Все, что попадает в вашу физическую входящую корзину или в вашу входящую корзину Toodledo, будет обрабатываться таким же образом (описанным в следующем шаге), а любые действительные задачи будут введены в Toodledo.
Если вы еще не начали процесс сбора, вам следует сесть и ввести все, что у вас на уме. Было бы неплохо создать в Toodledo папку под названием «Для обработки» для всех этих идей. Это подготовит вас к следующему шагу. Вы можете быстро добавлять задачи, используя нашу ссылку «Добавить несколько» на странице задач.Среднестатистический человек, начинающий использовать метод GTD, вероятно, будет иметь по крайней мере 50 задач, которые крутятся в его мозгу, которые ему необходимо выполнить.
Начать работу легко. Наша забавная инфографика GTD Brain Dump поможет вам с первым этапом сбора: свалкой мозга!
Обработка ваших задач и проектов
Второй шаг к использованию GTD — это взять всю собранную вами информацию и преобразовать ее в части, требующие принятия мер, с четкими дальнейшими шагами.Здесь вы будете определять проекты и связанные с ними задачи. По словам автора Дэвида Аллена, разница между проектом и задачей заключается в том, что «вы на самом деле не делаете проект; вы можете выполнять только действия, связанные с ним». Проект — это то, что требует выполнения более одного шага действия. Возможно, вам придется потратить некоторое время на обдумывание проекта, прежде чем вы сможете разбить его на составляющие задачи. Это называется «Планирование проекта». Если у вас нет времени на планирование проекта прямо сейчас, вам следует создать задачу под названием «Выполнить планирование проекта для… «. Это, по сути, следующий шаг, необходимый для проекта.
Разница между проектом и задачей состоит в том, что «… вы на самом деле не делаете проект; вы можете выполнять только действия, связанные с ним». — Дэвид Аллен
Вот пример разделения проекта на шаги: «Купить новую машину» может быть что-то, что вы записали, но это не задача, потому что у нее нет четких следующих шагов. Было бы лучше создать проект с набором небольших элементов, которые можно легко выполнить, например: «Определить бюджет», «Список функций, которые мне нужны», «Найти дилерский центр» и т. Д.
Эта блок-схема обработки и организации GTD описывает, как обрабатывать и организовывать все задачи и задачи, которые вы собрали, в план действий. Синие квадраты объясняют, как выполнять этап «обработки», а серые квадраты описывают, как выполнять этап «организации», который будет объяснен позже. Эта блок-схема была изменена по сравнению с исходной диаграммой рабочего процесса Дэвида Аллена, которую можно найти в книге Getting Things Done или из www.davidco.com.
На этапе обработки первое, что нужно решить, — это активировать ли элемент.Другими словами, можно ли это сделать? Если ответ отрицательный, то вам нужно решить, является ли этот элемент справочным материалом, мусором или чем-то, что может стать предметом действий в будущем. Эти категории более подробно рассматриваются в шаге «Организация» ниже. Если ответ «да», то вы можете переходить к шагу «Обработать».
На шаге «Обработка» вы можете выбрать три пути. Спросите себя: «Могу ли я сделать это прямо сейчас, не задумываясь об этом?» Если ответ «да», то следуйте по пути «задача».Если вы не хотите делать это сейчас, но, возможно, захотите когда-нибудь в будущем, вы можете пойти по пути «может быть, позже». Если вам нужно выполнить какое-то планирование проекта, чтобы разбить этот элемент на следующие шаги, которые можно предпринять, вы можете перейти к шагу «Планирование проекта».
Для каждой допустимой задачи, с которой вы сталкиваетесь, следует определить, сможете ли вы выполнить эту задачу менее чем за 2 минуты. Многие задачи (например, ответ на электронное письмо) можно выполнить менее чем за 2 минуты. Вы должны выполнять эти задачи сразу же, потому что время, необходимое для записи и управления этими типами задач, больше, чем время, необходимое для их простого выполнения.Для более длительных задач вам нужно решить, когда вы хотите их выполнять. Если это нужно сделать в определенную дату или время или к определенной дате, вы можете запланировать это в своем календаре. Задачи, у которых нет определенного времени, могут быть добавлены в ваш список задач для выполнения при ближайшей возможности. У вас также есть возможность делегировать задачу кому-то другому.
Организация ваших дел
После того, как вы обработали элемент, вам нужно будет организовать его одним из семи способов (показаны серыми квадратами на блок-схеме).
Мусор
Нет смысла хранить бесполезную информацию. Хранение мусора только добавляет беспорядка в нашу жизнь. Выбросьте все, что не требует действий или не имеет ссылочного значения.
Номер ссылки
Много вещей, которые вы соберете, попадут в стопку ссылок. Сюда входят оплаченные счета, закладки URL-адресов, старые налоговые декларации, важные документы, электронные письма, заметки о проектах, журналы, учебники и т. Д.Toodledo не хранит справочные материалы, поэтому вам понадобится прочный шкаф для документов. Распространенное предложение экспертов GTD — хранить все в отсортированных по алфавиту папках в вашем картотеке. Это позволяет быстро и легко что-нибудь выкопать.
Когда-нибудь
Сюда вы кладете предметы, которые не уверены, что когда-нибудь захотите делать, но, возможно, когда-нибудь вы снова подумаете о них. Например, вы можете захотеть подняться на Эверест, но не в ближайшее время.В Toodledo вы можете установить приоритет задачи «Отрицательный (-1)». Это позволит скрыть задачу от отображения в списке повседневных задач. Вы всегда можете раскрыть эти задачи и посмотреть, есть ли какие-то «когда-нибудь» задачи, которые вы хотите продвигать к активной разработке.
Планирование проекта
Когда у вас есть элемент, который необходимо разбить на составляющие этапы действия, вы находитесь на стадии «Планирование проекта». В Toodledo вы можете создать папку для этого проекта и начать мозговой штурм со списком шагов, которые необходимо предпринять для завершения проекта.
Ожидание
Когда вы делегируете задачу кому-то другому, она попадает в вашу «ожидающую» стопку. Действие не может продолжаться, пока кто-то другой не закончит свою часть. Раздел совместного использования Toodledo позволяет легко делегировать задачи другим людям и отслеживать их прогресс в выполнении этих задач.
Календарь
Любая задача, которая должна быть завершена к определенной дате или в определенную дату, может иметь дату и время выполнения.Когда приближается дата, Toodledo привлечет к ней ваше внимание, увеличив ее видимость в вашем списке задач. Вы также можете просматривать свои задачи во встроенном календаре Toodledo или синхронизировать свои задачи с календарем Google или любым другим органайзером, поддерживающим iCal.
Список задач
Именно здесь будет выполняться подавляющее большинство ваших задач. Это главный список. По умолчанию Toodledo показывает вам весь список, чтобы вы могли легко увидеть все, что вам нужно сделать.Некоторые высокоприоритетные предметы и задачи, которые должны быть выполнены в ближайшее время, появятся в вашем «горячем списке», чтобы вы знали, что нужно выполнить их в первую очередь. Легко добавлять элементы в этот список и изменять существующие элементы, просто щелкнув информацию, которую вы хотите изменить, и введя модификацию.
Выполняя свои задачи!
Хотя большая часть этой статьи была посвящена описанию предыдущих шагов, вы будете проводить большую часть своего времени на этапе «Выполнение». На этом этапе вы будете использовать свой список задач, чтобы определить, над чем вам следует работать.Вы можете отсортировать этот список по ряду различных критериев (приоритет, теги, контекст, цели, оценки времени и т. Д.), Чтобы определить, какие задачи выполнять дальше. Для тех людей, которые не могут решить, над чем работать дальше, у Toodledo есть «Автоматический планировщик», который анализирует ваши задачи и автоматически выбирает те, которые будут наиболее эффективно использовать ваше время.
Поскольку вы уже потратили время на то, чтобы убедиться, что каждая задача в вашем списке актуальна, вам не придется думать о том, как это сделать.Просто сделай это.
После использования этой системы в течение нескольких недель вы обнаружите, что стали намного более продуктивными, и что ваш ум менее загроможден и свободен от стресса. Это цель «Привести дела в порядок».
Используйте контекст, чтобы оставаться сосредоточенным
Еще одна важная концепция GTD — это идея «контекстов». Контекст — это конкретное место или время дня, которое связано с тем, какие задачи могут быть выполнены. Например, напоминать о домашних делах, когда вы на работе, непродуктивно, и напоминать о телефонных звонках, которые вам нужно сделать, когда вы не рядом с телефоном, бесполезно.
Некоторые общие ситуации включают дом, работу, телефонные звонки, поручения, школу, компьютер и спортзал. С Toodledo вы можете легко назначать контексты своим задачам, а затем фильтровать свой список, чтобы отображались только те задачи, которые имеют отношение к вашему текущему контексту.
GTD® и Getting Things Done® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Allen. Toodledo не является аффилированным лицом и не одобрено компанией David Allen Company.
Увеличьте ваш личный канбан с помощью GTD
Инструменты / методы управления персоналом и временем всегда были предметом интереса.За прошедшие годы было разработано множество методов и инструментов. Тем не менее, немногие, похоже, остаются в силе со временем. Учитывая, что любой инструмент или метод требует определенного уровня дисциплины на индивидуальном уровне, существует ли метод, который действительно может помочь вам лучше управлять, визуализировать то, что вам нужно делать, и, что наиболее важно, придерживаться? В этом блоге я поделюсь своим собственным опытом решения этой проблемы.
Я познакомился с бережливым мышлением, когда мы впервые начали использовать метод Канбан для разработки программного обеспечения.Это было лет 8 назад. С тех пор я начал использовать доски Канбан, визуализировать работу, ограничивать количество вещей на нашей тарелке и т. Д. Это было трансформирующим с точки зрения влияния на команду.
Несколько лет спустя я наткнулся на адаптацию Джима Бенсона метода Канбан для повышения личной продуктивности, который получил название Персональный Канбан. Персональный Канбан заимствовал 2 принципа из метода Канбан. Я расскажу о них вкратце:
- Визуализация
- Ограничение незавершенного производства (WIP)
Визуализация — картинка стоит 1000 слов!
Визуализация поможет вам сделать 2 вещи:
А. Рассматривайте свои рабочие элементы в виде карточек, физических или электронных. Внезапно аморфная память ToDo (рабочие элементы), которые, как вы знаете, вы должны сделать, становятся чем-то, что вы можете видеть, отслеживать (или даже трогать и чувствовать, если они физические, например, настоящую бумагу). На картинке ниже вы видите несколько примеров задач человека, таких как «Использовать Канбан», «Попробовать инструмент Канбан», «Узнать о Канбане», «Получить заметки» и «Получить доску».
B. Поместите ToDo на доску, чтобы вы могли видеть процесс, которому вы следуете, и отслеживать прогресс своей работы.В самом простом виде Совет будет состоять из этапов «Бэклог» (ToDo) -> InProgress (Doing) -> Done, как показано на рисунке выше. Конечно, в зависимости от характера вашей работы и сложности рабочего процесса, которому вы следуете, вы можете сделать его более сложным. Но лучше начать с простого!
Вы можете использовать электронный инструмент, например SwiftKanban, для создания своей личной доски Kanban. Электронный инструмент может упростить обслуживание вашей канбан-доски и внести изменения при необходимости.Что еще более важно, он доступен, где бы вы ни находились — дома, на работе или в свободное время. С моим мобильным приложением SwiftKanban моя личная система Канбан всегда со мной. Если что-то приходит мне в голову, когда я делаю покупки в торговом центре, я могу сразу добавить это на доску, без необходимости запоминать это, пока я не доберусь до компьютера!
Следующим шагом в Personal Kanban является создание «следующей» полосы. Введение «следующей» полосы между Backlog и In-Progress Lane помогает сосредоточиться на том, над чем мне действительно нужно работать.При этом он сознательно лишает меня приоритетов того, над чем я не могу работать сейчас. Это помогает сбросить ожидания с другими людьми, если я должен был вернуться к ним. Это помогает снизить уровень стресса!
Ограничение незавершенного производства (
или Прекратить запуск! Начать завершение!)Вопреки общепринятому мнению, что многозадачность — это прекрасно, современная наука о поведении утверждает обратное. Фактически, HBR утверждает, что многозадачность снижает личную продуктивность на 25-30%.Многозадачность увеличивает уровень стресса, и люди выгорают. Определение предела незавершенной работы, то есть того, над сколькими вещами мы будем работать одновременно, помогает расставить приоритеты в том, что мы должны делать сейчас. И снова, как и в случае с Next lane, он дает нам список карт, над которыми мы НЕ будем работать, и устанавливает ожидания для себя / других.
Канбан, четко ориентированный на улучшение потока, особо подчеркивает определение и соблюдение пределов незавершенного производства, чтобы убедиться, что работа, которая уже была выполнена, была завершена, прежде чем начинать новую работу.Ограничения WIP служат постоянным напоминанием (и фактическими ограничениями в электронном инструменте, таком как SwiftKanban) об этой важной концепции. Нигде ограничения незавершенной работы не являются более важными, чем при применении к себе самому. Мы все верим в многозадачность и любим ее. Для нас совершенно неочевидно, что выполнение одной задачи за раз на самом деле помогает нам достичь большего за меньшее время!
Джим Бенсон взял эти базовые, но важные аспекты Канбана и применил их, чтобы использовать их для управления нашей собственной работой.И с драматическим эффектом. Если вы хотите узнать больше о личном канбане, просто зайдите на сайт Джима! Вы также можете прочитать этот отличный пост по теме в нашем блоге.
Итак, где тут место GTD?
Для тех из вас, кто не знаком с этим, GTD (Getting Things Done) — популярный инструмент, который, как следует из названия, помогает в достижении цели! Детище Дэвида Аллена, это очень популярный инструмент для тысяч людей по всему миру. Те из вас, кто хотел бы узнать об этом, могут узнать больше по ссылке, указанной выше.
GTD помогает нам «получить» приоритетную карту. Из совокупности знаний GTD можно выделить несколько ключевых практик, которые значительно повышают эффективность Personal Kanban. Ниже я расскажу о некоторых из них, которые я считаю наиболее полезными:
1. Очистка ума: GTD настоятельно рекомендует очистить все от ума и перенести их в систему по нашему выбору. Ум нужно использовать, чтобы делать что-то; не пытаясь вспомнить вещи. Для пользователя Personal Kanban предпочтительной системой является наша система Personal Kanban.
2. Контекстуализация: GTD рекомендует разбивать карточки на группы. Контекстуализация помогает, поскольку у нас есть набор карточек, над которыми нам нужно работать, когда мы находимся в этом контексте. Другими словами, мы не несем бремя полной незавершенной работы в нашей рабочей пластине, а ТОЛЬКО то, что находится в нашем контексте в данный момент.
Два самых элементарных ведра: «Работа» и «Дом». Конечно, если вам предстоит долгая дорога на работу и вы обычно не путешествуете самостоятельно, вы также можете рассмотреть вариант «Поездка на работу» в качестве третьей корзины.Почти все, что мы делаем, можно разделить на эти две (или три) группы. Однако в GTD мы идем на один уровень глубже. Почти вся работа, которую нам нужно выполнить, будет иметь одно из следующих немедленных действий:
A) «Позвоните» кому-нибудь в качестве немедленного следующего шага.
B) Используйте «Компьютер» (или подобное устройство), чтобы сделать следующее.
C) Выполнить «поручение» для ближайшего следующего или
D) «Другое» ведро для любого следующего шага, который не входит в три вышеупомянутых. Он у меня есть, но редко используется.
GTD просит вас распределить всю нашу работу по одной из этих групп, чтобы у вас был четкий набор всех фактических «вещей», которые нам нужно сделать. Они являются или станут нашими WIP и, следовательно, должны учитываться в наших лимитах WIP на доске Kanban.
Однако, в дополнение к вышесказанному, у нас может быть незавершенная работа, в которой мы не будем выполнять следующие действия. Мы можем ждать внешнего события или ответа от кого-то еще, прежде чем сможем сделать следующий шаг. Например, мне может потребоваться оформить паспорт.В Индии после того, как я подал заявку, мне нужно дождаться, пока Паспортное агентство проведет физическую проверку, которую проводит местная полиция. Как только это будет сделано, я могу перейти к следующему пункту To Do в моем списке работ.
GTD имеет дело с такими рабочими элементами, окончательный результат которых еще не установлен, классифицируя их как «Проекты». Эти рабочие элементы не являются частью нашей незавершенной работы, так как следующий шаг не выполняется. Такие проекты могут иметь место как в категории «Работа», так и в категории «Дом».
В целом, GTD признает, что мы работаем на разных «уровнях» и в разных контекстах, и дает нам очень полезные инструменты для распознавания и организации всех наших задач таким образом, чтобы нам было легко их запоминать и выполнять.
Женитьба GTD с Personal Kanban
Очевидно, что и Personal Kanban, и GTD предоставляют нам несколько простых, но мощных и эффективных инструментов, позволяющих делать то, что мы все пытаемся сделать, — выполнять свою работу! Казалось, что использовать их обоих вместе было несложно! Именно это и сделал я, и вы тоже.
Итак, как вы сложите эти 2 вместе? Если вы уже используете персональную доску Канбан и теперь применяете к ней правила GTD, ваша персональная доска Канбан может выглядеть так —
Как видите, доска Канбан теперь контекстуализирует всю работу, определенную на ней, а также предоставляет «Проекты» — и по мере того, как вы определяете новые рабочие элементы и контекстуализируете их, вы помещаете их в соответствующие полосы своей доски Канбан.
У вас может даже быть столбец слева от столбца To Do, в который вы записываете все, что вы определяете во время каждого упражнения по анализу ума, которое вы выполняете — возможно, назовите столбец «Очистка ума»!
После того, как все карточки были контекстуализированы в разных сегментах, мы значительно повысили наше внимание, когда мы находимся в каком-либо конкретном контексте. Когда я нахожусь дома перед компьютером, я точно знаю, что нужно сделать. Когда я выхожу из дома по делам, у меня есть готовый список дел, которые мне нужно выполнить.Мне не нужно ничего запоминать — все это есть на моей личной канбан-доске! Это такое освобождающее чувство!
Personal Kanban и GTD — брак, заключенный на небесах для продуктивности!
В результате совместного применения Personal Kanban и GTD вы можете:
- Визуализируйте свою работу.
- Расставьте приоритеты, установив для себя ограничения незавершенной работы.
- Снимите стресс, вернувшись к людям, которые могут ожидать, что вы сделаете что-то, что для вас еще не было приоритетным.
- Освободите свой разум еще больше, сосредотачиваясь на выполнении дел; не пытаясь вспомнить вещи.
- Контекстуализируйте свою работу, чтобы сфокусировать ее на контексте, в котором вы находитесь в любое время.
Объединение GTD и Personal Kanban дает вам простой, мощный и эффективный инструмент. Независимо от того, делаете ли вы это на физической доске или в электронном канбан-программном обеспечении, это поможет вам сосредоточиться на текущих задачах.
Использование электронной доски Канбан дает вам преимущество, поскольку она потенциально может быть установлена в мобильном приложении, так что она всегда будет с вами.Я, конечно, порекомендую использовать SwiftKanban, где у меня есть свой личный канбан и откуда были взяты некоторые скриншоты для этого блога.
Обновление , август 2017 г. — Теперь у нас есть встроенный шаблон для Personal Kanban и GTD в SwiftKanban. Если у вас еще нет учетной записи, вы можете начать бесплатную пробную версию здесь, без каких-либо условий 🙂
За организацию — и выполнение задач!
Аншуман Сингх и Судипта Лахири
Что значит «отражать» в ГТД и почему это так важно
Конечная цель рабочего процесса, определенная Дэвидом Алленом в его книге Getting Things Done, — обеспечить, чтобы вы всегда делали то, что вам действительно нужно, и в то же время вы чувствовали себя хорошо, не делая того, что вы делаете. не делаю.
Эти два фактора приводят вас к высокой продуктивности (вы переходите к деятельности, которая приносит пользу, что бы это ни значило для вас) с минимально возможным уровнем стресса (вы не чувствуете себя перегруженным ожидающими задачами. )
Когда вы фиксируете все, что привлекает ваше внимание, и обрабатываете это, то есть проясняете, что это такое и что вы собираетесь с этим делать, вы чувствуете, что все находится под контролем . Ваша система GTD обновлена и абсолютно надежна.Но это длится недолго, поскольку все организационные системы имеют сильную тенденцию к энтропии. Скоро в ваш почтовый ящик будут поступать новые сообщения, вы выполните некоторые задачи, которые, безусловно, потребуют дополнительных действий, вы измените свое мнение о характере проекта, который вы уже определили, или вы пересмотритесь по любому из своих обязательств.
Реальность такова, что динамичный характер вашей жизни приводит к медленному снижению надежности вашей системы. Вот почему регулярно пересматривает вашу систему GTD, чтобы достичь такой нирваны. , о которой я говорил вначале.Более того, если вы не просматриваете свои материалы достаточно часто, часть вашего мозга будет постоянно напоминать вам, и вам будет трудно не быть перегруженным.
Определенно, если вы не проверяете свою систему с нужной периодичностью, шаги, которые вы сделали ранее — захват, обработка и организация — бесполезны. Ваша система больше бесполезна. Когда разрыв между вашей реальностью и реальностью, которую представляет ваша система, становится слишком большим, вы просто перестаете ей доверять. Когда это происходит, вы уступаете острым нуждам других и живете в четвертом квадранте знаменитой матрицы Эйзенхауэра.
Дэвид Аллен переименовал этап Review в Reflect в своей книге Making It All Work и второй рецензии на Getting Things Done . Причина в том, что цель этого этапа двоякая: обновить систему до и обеспечить надежную перспективу .
Именно эта вторая часть, усиление перспективы, в которой, возможно, слово отразить имеет больше смысла, чем обзор . Бывают моменты, когда мы сосредотачиваемся на контроле и забываем о перспективе.Если вы чувствуете, что вас увлекают срочности или вы пренебрегаете важными вещами, то пришло время вам остановиться на этом пути и взглянуть на свою систему с более высокого горизонта.
Обычно рассмотрение различных уровней вашей перспективы (которые Дэвид Аллен называет горизонтами фокуса в своих более поздних работах) — это не то, что вы собираетесь делать очень часто. Чем выше горизонт, тем дольше вы проедете, не просматривая его. Ваша жизненная цель не будет часто меняться, но ваши долгосрочные цели и сферы вашей ответственности могут измениться в следующем году, и вам следует принять во внимание эти вариации, хотя они незначительны, чтобы лучше направлять свою повседневную деятельность.
Короче говоря, когда вы должны отразить в вашей системе? А что нужно для просмотра каждый раз?
- Каждый день вы должны проверять свои активные действия, то есть действия в календаре, а также списки «Следующие действия» и «Ожидание». Цель этого обзора — решить, что вам нужно делать постоянно .
- Еженедельный обзор — это более глубокий обзор, который охватывает большую часть вашей системы GTD и направлен на восстановления баланса , который вы потеряли в течение недели.
- Гораздо реже, но не менее необходимы пересмотры высших горизонтов фокуса. Здесь рекомендуемая частота — это та, которая позволяет вам быть спокойным и уверенным в своей перспективе и, следовательно, это зависит только от вас.
С чего начать с GTD
Simply GTD
GTD (или Getting Things Done) — широко популярная методология управления личной продуктивностью и временем, созданная Дэвидом Алленом и описанная в его книге «Getting Things Done».
И да, Lifehack уже внес свой вклад в эту область. Например, выполнив простой поиск в Google, вы можете быстро обнаружить, что на Lifehack есть более 6000 страниц, на которых так или иначе упоминается GTD.
Итак, вся идея кажется достаточно обсуждаемой, не так ли? Возможно … но это определенно стоит пересмотреть, поскольку мы вступаем в новый год. Учтите, что, несмотря на тысячи статей в Интернете, все еще существует одна основная проблема с GTD — это непростая методология .
У нее есть кривая обучения, и если вы просто броситесь в ее середину, вы можете получить неправильное общее впечатление о системе и отказаться от нее через короткое время.
Итак, если вы новичок в GTD, у меня есть только одна просьба к вам: немного верьте, что вы сможете стать намного более продуктивным с GTD и меньше нервничать и не сомневаться в задачах, которые вы должны выполнять как в своей работе, так и в работе. ваши личные дела.
Это истинная сила GTD, сначала это кажется сложным, но со временем становится одним из тех, без которых невозможно жить .
Я не буду здесь описывать все возможные аспекты GTD. Первая причина заключается в том, что в книге почти 300 страниц, и я не могу утверждать, что могу объяснить все это в одном сообщении в блоге. Вторая причина в том, что я хочу только помочь вам начать работу, а для этого вам нужно сделать лишь небольшой набор вещей.
Приключение GTD начинается с одного конкретного упражнения. Это займет у вас время, но оно того стоит, независимо от того, собираетесь ли вы в конечном итоге внедрять систему или нет.
The Brain Dump Exercise
Возьмите пару чистых листов бумаги и запишите каждое задание (то есть все, что вы должны сделать), которое сейчас у вас на уме. И под «каждой задачей» я подразумеваю каждую задачу.
Начните с записи всего, что связано с работой . Все отчеты, которые вам нужно написать, все звонки, которые вам нужно сделать, все электронные письма, которые вам нужно написать или ответить, все, что ваш босс сказал вам делать, все, что ваши клиенты хотят от вас, и так далее … просто все.
Если вы не работаете в офисе, не уходите. Просто запишите все, что относится к вашей сфере деятельности.
Затем переключитесь на все домашние задачи . Уборка, строительство, приготовление пищи, все остальные дела. Также такие вещи, как вызов сантехника и т. Д.
На очереди — ваша семья . Запишите каждое задание, которое является частью вашей семейной жизни. Такие вещи, как посещение тети на следующих выходных, забрать вашего брата из аэропорта, убедиться, что ваш сын делает уроки, помочь вашей дочери выбрать колледж, отвезти вас супругу на ночь с их друзьями, снова все, что вы можете думать о.
Здоровье и фитнес задач, связанных. Например, прием к врачу, который вам нужно записаться на следующую неделю, или те рецептурные препараты, которые вам нужно забрать для детей по дороге с работы, или посещение спортзала перед работой, чтобы оставаться в форме, или эта новая диета, которую вы хотите узнать больше о.
Друзья и коллеги . Я уверен, что ты думаешь о чем-то, что касается твоих друзей. Возможно, вы встречаетесь с ними сегодня и вам нужно забронировать столик в своем любимом пабе, не говоря уже о том, что вам нужно не забыть быть там вовремя.Помимо этого, есть сотни других вещей, которые связаны с вашей общественной жизнью. Дайте ему минутку и попытайтесь записать все до единого.
Большинство людей любят покупок , все ненавидят оплачивать счетов . В любом случае, обе эти вещи являются неотъемлемой частью нашей жизни. Независимо от того, что вы делаете, есть вещи, которые вы хотите / должны покупать, и некоторые счета, о которых вам не нужно заботиться. Запишите все, что вам нужно купить, и каждый счет, о котором нужно позаботиться до конца месяца.
Мы еще не закончили. Далее идут книг, статей и учебных материалов в целом. Я уверен, что есть книга, которую вы действительно хотите прочитать, или статью, которую нужно сохранить для дальнейшего использования, не говоря уже обо всех ваших задачах, связанных с образованием. Как, например, не забыть не опаздывать на урок испанского или убедиться, что вы покупаете новый гитарный тюнер перед следующим уроком игры на гитаре. Я уверен, что вы уловили суть.
А теперь перейдем к чисто положительным сторонам жизни, таким как хобби и развлечения .Может быть, есть фильм, который ты хочешь посмотреть, или как насчет того концерта («билеты еще в наличии?»), Я уверен, что есть предстоящая вечеринка, на которую ты хочешь пойти. Подумайте о своих увлечениях и обо всем, что вы хотите сделать для их достижения.
У меня больше нет идей для дополнительных категорий вещей, поэтому позвольте мне назвать эту последнюю категорию другими действиями и задачами . Просто чтобы привести вам пример, я уверен, что есть вещи, которые вы выбрали, чтобы не загромождать свой разум, потому что думали, что у вас нет времени на их выполнение … запишите их тоже.
Как это было? Как долго это займет? У вас есть абсолютно все в этих списках? Небольшая подсказка: если в списках меньше 300 наименований , значит, вы не совсем честны. Вам нужно потратить немного больше времени и заполнить список, пока в нем не будет абсолютно все.
Изучите список
Просто взгляните на список. Можете ли вы поверить, что все эти вещи занимают ресурсы вашего мозга? Очевидно, это одна из причин того, что вы испытываете стресс и боитесь, что что-то важное может выскользнуть из головы.
Представьте, насколько лучше вы могли бы использовать ресурсы своего мозга, чтобы думать об этих вещах (и в конечном итоге выяснять их), а не помнить об этих вещах.
Это то, что GTD может для вас сделать. Он может выбросить их все из вашего мозга и поместить в другое место, которому вы можете доверять.
Списки из этого упражнения станут краеугольным камнем системы, на чем вы будете опираться в следующих шагах. Задумайтесь над этим некоторое время и убедитесь, что действительно все есть.Если нет, сделайте быстрое обновление,
В следующий раз: что делать со списком и как легко начать внедрять GTD.
Вы уже пробовали GTD? Как это у вас работает? Дайте нам знать об этом в комментариях.
(Фото предоставлено: напоминание о продуктивности или мотивации через Shutterstock)
концепций графики GTD® — Brevedy
Мы очень рады выпустить Концепции GTD® в графическом, видео и текстовом форматах.
Мы хотели бы особо поблагодарить группу Linked In GTD®, члены которой предоставили много полезных комментариев к более ранним наброскам этого материала.
Мы рекомендуем вам
1. Загрузите рисунок здесь.
2. Посмотрите видео
3. Прочтите текст
4. Повторите шаги 2 и 3, чтобы помочь закрепить концепции в вашей долговременной памяти.
———————————————————————————————————————–
——————————————————————————————————————–
Вот рисунок:
— ——————————————————————————————————————–
Вот текстовое описание:
The Concepts GTD®
GTD® — это 5-ступенчатая система для сбора, обработки, организации, анализа и выполнения ваших задач и проектов.
Эти 5 шагов соберут все ваши файлы, документы, проекты, задачи и идеи в организованный набор списков и файлов.
Этот процесс избавляет вас от ваших мыслей и превращает их в систему, которая способствует эффективному и результативному выполнению задач / проектов.
Вот пять шагов GTD:
1. Соберите всех ваших файлов, документов, проектов, задач и идей.
2. Обработайте каждого элемента входящего почтового ящика и определите, будет ли оно актуальным в краткосрочной перспективе или нет.
3. Организуйте каждого списка и файл таким образом, чтобы облегчить выполнение элементов, которые они содержат.
4. Регулярно просматривайте свои списки и файлы и поддерживайте их в актуальном состоянии.
5. Выполните ваших действий, используя ваши списки и файлы.
Списки и файлы GTD® делятся на две основные категории:
Те, которые содержат пункты, требующие краткосрочных действий.
Те, которые содержат пункты, которые не подлежат действию в краткосрочной перспективе.
Пункты «Краткосрочные действия»
Ожидание Для элементов требуется, чтобы над ними работал кто-то другой.
Следующие действия — это отдельные действия, которые необходимо выполнить как можно скорее.
Календарь элементов — это элементы разового действия, которые должны быть выполнены в определенные даты.
Проекты — это элементы с несколькими действиями.
Планы проектов — ключевые идеи, видение и результаты ваших проектов
Пункты «Не требующие краткосрочного принятия мер»
Корзина элементов вообще не нужны.
Tickler позиций зарегистрированы и будут использоваться или повторно изучены в конкретную дату в будущем.
Когда-нибудь / Может быть, предметов могут понадобиться для будущего действия.
Ссылка позиций может быть полезна в будущем.
Теперь давайте обсудим шаги.
Шаг 1: Соберите
Шаг 2: Процесс
Шаг 3. Организуйте
Шаг 4: Просмотр
Шаг 5: Сделать
Давайте рассмотрим 5 шагов:
1. Соберите всех ваших файлов, документов, проектов, задач и идей.
2. Обработайте каждого элемента входящего почтового ящика и определите, будет ли оно актуальным в краткосрочной перспективе или нет.
3. Организуйте каждого списка и файл таким образом, чтобы облегчить выполнение элементов, которые они содержат.
4. Регулярно просматривайте свои списки и файлы и поддерживайте их в актуальном состоянии.
5. Выполните ваших действий, используя ваши списки и файлы.
Если вы хотите узнать больше, прочтите книгу, посетите getthingsdone.com и присоединяйтесь к группе Linked In GTD®.
Часто задаваемые вопросы о начале работы (GTD)
Лео Бабаута
Я получаю много писем о «Как сделать все» (GTD), в основном от людей, только начинающих, у которых есть различные вопросы о внедрении, начале или приверженности системе. Я подумал, что начну FAQ, чтобы помочь тем, у кого есть похожие вопросы.
Теперь позвольте мне сначала сказать, что это не полный FAQ, но я ответил на некоторые из наиболее распространенных вопросов. Я хочу, чтобы вы, ребята, помогли, отправив другие вопросы, которые я могу добавить в список, когда я его обновлю.
Позвольте мне также сказать, что я не являюсь абсолютным авторитетом в GTD — я всего лишь один блоггер, один практикующий, и я просто делюсь тем, что я узнал из опыта и читая другие сайты. Но я надеюсь, что это пригодится!
Обзор
Что такое GTD?
Официальный ответ дает Дэвид Аллен, автор книги Getting Things Done (купить здесь) на своем веб-сайте Davidco. Полный ответ здесь, но он самый важный фрагмент:
GTD воплощает простой, пошаговый и высокоэффективный метод достижения этого расслабленного, продуктивного состояния.Включает:
- Захват всего, что привлекает ваше внимание
- Раздельное определение практических действий в виде результатов и конкретных следующих шагов
- Упорядочивание напоминаний и информации наиболее оптимальным образом по соответствующим категориям на основе
, как и когда вам нужно получить к ним доступ- Быть в курсе событий и быть в курсе событий с помощью достаточно частых обзоров шести горизонтов ваших обязательств
(цель, видение, цели, области фокуса, проекты и действия)Внедрение GTD снимает чувство подавленности, вселяет уверенность и высвобождает прилив творческой энергии.Он обеспечивает структуру без ограничений, управляя деталями с максимальной гибкостью.
См. Также запись в Википедии о GTD.
Как мне начать?
Что ж, книга дает вам пошаговый подход, но самые важные шаги для начала:
Сколько времени потребуется для запуска?
Что ж, самая долгая часть для многих людей — это обработка всех бумаг на своих столах и в других местах и обнуление всех своих почтовых ящиков. Это может занять от нескольких часов до дня или трех.Следующим по времени является настройка системы хранения и ваших списков. Это может занять час или два. Остальные вещи обычно не требуют настройки. В целом, вы могли бы смотреть на день или два (или больше, если ваша жизнь супер дезорганизована). Дэвид Аллен рекомендует выделить большую часть своего времени на день или два, чтобы все очистить и настроить.
Теперь, хотя это звучит как большое обязательство (и это так), я должен сказать, что оно того стоит. Один только этот шаг стоит цены книги GTD — все прояснить и организовать — это огромное достижение и потрясающее чувство.Вот почему так много людей любят GTD.
Есть способ начать попроще?
Да. Вам не нужно внедрять сразу все GTD. На самом деле, вы должны использовать то, что работает для вас — нет единого способа сделать это. Минимальная отправная точка может быть любой из следующих:
- Просто начните с захвата. Все, что вам нужно, — это блокнот и ручка, и вы начнете все записывать, чтобы никогда больше не забыть вещи и выбросить их из головы. Если вы хотите сделать больше, используйте блокнот для создания некоторых контекстных списков — ваши следующие действия (см. Ниже), организованные по контекстам, в которых вы их выполняете (работа, дом, поручения, звонки и т. Д.)), так что вы можете просто посмотреть на действия, которые вы можете сделать прямо сейчас.
- Очистите свой почтовый ящик . Следующим шагом, если вы готовы, будет обработка всех ваших документов. Соберите их в одну кучу и работайте сверху вниз, избавляясь от каждого, пока не закончите. Это потрясающее чувство. С этого момента возьмите почтовый ящик и используйте его в качестве единой точки входа для всех бумаг (включая почтовые и телефонные сообщения, квитанции и все остальное). Если вы амбициозны, сделайте следующий шаг и сделайте то же самое со своим почтовым ящиком.
- Подача . Простое начало может также включать простую систему хранения документов. Все, что вам нужно, — это шкаф для документов (или ящик, предназначенный для хранения документов, если это все, что вам нужно), несколько манильских папок и несколько этикеток. Держите их под рукой, чтобы быстро и легко создать папку. Используйте простую алфавитную систему.
Я переполнен почтовым ящиком и всем, что мне нужно разобрать!
Это может быть очень сложно, особенно если у вас есть большие стопки бумаги, разбросанные по всему столу, в ящиках, на полу, в машине и т. Д.Но это выполнимо. Прежде всего, соберите их всех и сложите в одну кучу. Если он слишком велик, чтобы складывать в одну кучу, сделайте две, но не начинайте создавать целую кучу. Главное — начать с вершины стопки и продвигаться вниз, по одному документу за раз, поэтому, если у вас две стопки, считайте вторую стопку просто продолжением первой.
Затем, если у вас нет времени обработать их все сразу (и вы должны попробовать, если можете), то просто отложите пока кучу и обработайте ее по частям.Я бы рекомендовал выделять час в день на обработку вашей стопки. Опять же, начните сверху и избавьтесь от каждого документа. Когда дойдете до сути, купите себе угощение!
Является ли GTD культом? Почему он так популярен в Интернете?
GTD часто обвиняют в культовом статусе, но на самом деле это просто вызывает много страсти. Почему? Прежде всего, из-за ощущения, что ваш стол очищен, а почтовые ящики опустеют. Серьезно, как я уже сказал выше, это потрясающее, потрясающее чувство.Во-вторых, из-за простой силы таких концепций, как следующие действия, контекстные списки и еженедельный обзор, они не представляют собой ничего сложного, но работают очень хорошо, и людям это нравится.
В-третьих, из-за природы инструментов с открытым исходным кодом — это то, что привлекает так много гиков. Им нравится иметь возможность использовать свой любимый гаджет или компьютерную программу, или продемонстрировать свои навыки программирования, просто используя автоматизированный текстовый файл, или ощущение текстиля хорошей ручки на хорошей бумаге. Все дело в индивидуальных удовольствиях и настройке ваших крутых инструментов, чтобы создать установку, которая будет работать для вас.Это компьютерный фанат, который любит GTD.
Инструменты
Какие инструменты мне нужны?
Как упоминалось выше, минимальная установка будет включать блокнот, ручку, почтовый ящик, ящик для хранения документов, папки и этикетки. Однако есть много других инструментов, которые вы можете использовать, в том числе, но не ограничиваясь:
- мобильное устройство, такое как КПК, для всего — захвата, списков, напоминаний
- Электронный этикетировщик аккуратных этикеток
- календарь или календарная программа (настоятельно рекомендуется)
- компьютерное программное обеспечение (офлайн или онлайн) для обработки ваших списков или захвата
- файл Tickler, используя папки (см. Следующий вопрос) или программное обеспечение
- каталожных карточек для захвата и списков
Дополнительную информацию об инструментах см. В разделе «Инструменты» в моем «Огромном списке ресурсов GTD».
Что такое тиклер-файл или 43 папки и нужен ли он мне?
Тиклер-файл, как сказано в книге, представляет собой систему из 43 папок: 12 папок с пометкой для каждого месяца и 31 папка с пометкой для дней месяца. Итак, как это работает:
- Если у вас есть лист бумаги (или билет на концерт и т. Д.), О котором вам не нужно думать до конца этого месяца, положите его в одну из ежедневных папок (скажем, папку с надписью «20», если мы хотим посмотреть его 20 числа этого месяца).
- Если вам не нужно думать об этом до следующего месяца, положите его в папку этого месяца.
- Каждый день вы смотрите в папку с сегодняшней датой (если сегодня 20-е число, я смотрю цифру «20») и видите, о чем вам нужно подумать сегодня. Если вы хотите отложить это на потом, просто положите бумагу в более позднюю папку. Таким образом, у вас может быть повторяющееся напоминание. Каждый день папка с сегодняшней датой должна находиться в начале стопки — поверните вчерашнюю папку в конец стопки.
- В конце каждого месяца переместите папку за последний месяц в конец стопки папок за месяц и загляните в папку следующего месяца — выньте из нее бумаги и распределите по папкам за 31 день.
Это оригинальная система, и если она вам нравится, попробуйте. Однако многие люди (в том числе и я) находят эту систему немного громоздкой, особенно с учетом простоты использования современных компьютерных календарей (я использую Gcal). Используя календарную программу, вы можете просто отметить напоминание на дату в календаре.Вы даже можете настроить повторяющиеся напоминания.
Хай-тек против лоу-тек?
Это реальный вопрос для пользователей GTD, когда дело доходит до инструментов: используете ли вы бумажную систему (например, Moleskine, Hipster PDA, PocketMod и т. Д.) Или цифровую систему… или как многие люди. , сочетание того и другого. Конечно, ответ заключается в том, что это сугубо личный вопрос, и вам следует использовать инструменты, которые работают для вас, и особенно инструменты, которые вы любите использовать. Если это КПК, дерзайте.Если это Moleskine, это тоже здорово. Обычно, чтобы найти правильные инструменты, требуется немного поэкспериментировать — однако я бы предостерегал от зацикленности на инструментах, поскольку для большинства GTD это самая большая трата времени — выберите свои инструменты и следуйте им. Сосредоточьтесь больше на выполнении своих задач, чем на крутых инструментах, которые вы собираетесь использовать.
Можно подумать, что компьютерщики в Интернете будут использовать цифровые инструменты, особенно онлайн, или карманные компьютеры или смартфоны. И многие так и поступают. Однако есть большое количество компьютерных фанатов (включая меня), которые в конечном итоге используют аналоговые (бумажные) инструменты, подобные упомянутым выше.Почему? Это часто обсуждаемая тема, но причины обычно связаны с простотой, удобством использования, портативностью, легкостью расширения и модификации, и особенно с тактильным удовольствием от использования бумаги и хорошей ручки. В конце концов, это то, что вам придется выбрать для себя.
Вот одна из лучших статей по этому поводу, которая недавно открыла мне глаза на возможность публикации: GTD LoFi HiFi Whitepaper (думаю, с тех пор, как я впервые прочитал, в нем много материалов о HiFi, но все же интересно).
Какое программное обеспечение GTD самое лучшее?
Их так много, что невозможно выбрать только один. И это действительно зависит от ваших потребностей и личных предпочтений. Пара вещей, которые стоит прочитать:
Я застрял с Outlook на работе. Могу ли я настроить Outlook для GTD?
Совершенно верно — у многих есть. Я бы порекомендовал прочитать различные реализации, в том числе:
А как насчет реализации GTD на Mac?
Mac — отличный инструмент GTD.Блог 43Folders — отличный источник дополнительной информации, или посмотрите эту ветку MeFi, чтобы узнать о некоторых хороших вещах:
Можно ли иметь несколько настроек на моем компьютере, КПК и планировщике?
Опять же, вам лучше всего подходит то, что вам нужно. Но моя рекомендация? Упрощать. Трудно постоянно проверять и обновлять различные списки и календари на компьютере, КПК и бумажном ежедневнике. Вы с большей вероятностью будете использовать и придерживаться системы, если у вас будет только одно место для проверки и обновления.Найдите тот, который лучше всего подходит для вас, и придерживайтесь его.
Следующие действия, контексты, проекты
Следующие действия — что это такое?
В принципе, для любого проекта (а проект — это все, что требует более одного действия), вы должны спросить себя: «Какое следующее физическое действие необходимо, чтобы продвинуть этот проект вперед?» Это «следующее действие», которое вы включаете в свой список дел. Проблема со многими задачами, которые мы помещаем в наши списки дел, заключается в том, что они на самом деле не то, что вы можете сделать, а мини-проект.Например, «Написать отчет» — это проект, в котором следующим действием может быть «Поищите в Интернете три источника отчета» или «Позвоните Ларри, чтобы получить статистику для отчета».
Дополнительные сведения см. В разделе «Почему следующие действия являются наиболее важным вопросом».
У меня слишком много следующих действий (или проектов) — что мне делать?
Это правда, что наличие длинного списка следующих действий может быть ошеломляющим для многих. Примечание: этот совет также относится к слишком большому количеству проектов. Есть несколько способов справиться с этим:
- Поймите, что вам не нужно делать все эти следующие действия сегодня или даже в течение следующих нескольких дней.Просто хорошо знать все свои обязательства, вместо того, чтобы заставлять их снова и снова всплывать в голове в неподходящее время.
- Если этот список не может быть завершен на этой неделе, переместите менее срочные вопросы в свой список «Когда-нибудь / Может быть» и просто оставьте те, которые вы намереваетесь выполнить на этой неделе. Затем в еженедельном обзоре переместите те задачи, которые вы можете выполнить на следующей неделе, обратно в текущие контекстные списки.
- Упростите — устраните или делегируйте те задачи, которые на самом деле не являются важными или которые больше не нужно выполнять.
- Выполняйте как можно больше мелких задач, чтобы сократить список. Вы все равно никогда не очистите свой список, но вы можете сделать его более управляемым.
Несколько следующих действий, кажется, остались в моих списках. Предложения?
Если у вас есть следующие упорные действия, которые остаются в ваших списках надолго, вам следует взглянуть на них в своем еженедельном обзоре. Почему эти действия так сложно удалить из ваших списков? Вот несколько предложений:
- Возможно, вы не хотите их выполнять — в этом случае сделайте их первым делом с утра, прежде чем проверять электронную почту, и не делайте ничего, пока эти задачи не будут выполнены.
- Или, возможно, вам не нужно их делать — если они были в вашем списке несколько недель, они, вероятно, не так срочны. Посмотрите, сможете ли вы их устранить или делегировать.
- Возможно, это не совсем следующие действия. Часто в нашем списке есть проекты, замаскированные под действия. Посмотрите, действительно ли задача включает в себя более одного шага (например, «Позвоните Ларри» на самом деле может быть «Позвоните Нине, чтобы получить номер Ларри»), а затем поместите вместо этого настоящее следующее действие в свой список.
- Возможно, задачи слишком пугающие.В этом случае разбейте их на более мелкие задачи. «Написать отчет» может быть «Напишите первый абзац отчета», «Набросайте отчет» или «Напишите отчет за 10 минут».
- Если окажется, что это то, что вам нужно сделать, но, возможно, не сейчас, переместите это в свой список «Когда-нибудь / Может быть».
Насколько детальным должно быть следующее действие?
Когда следующее действие пугает, как я предложил в предыдущем вопросе, вы можете разбить его на меньший уровень («детализировать его»).Но насколько мелко вы его разобьете? Это действительно личное предпочтение — вы работаете лучше в 30-минутных, 2-часовых или 10-минутных частях? Подумайте немного и поэкспериментируйте.
Несколько идей, которые стоит попробовать:
- Выполните следующее действие — напишите отчет, пока не закончите, или пока вам не понадобится перерыв.
- Используйте временной отрезок — опять же, количество отрезка зависит от вас, но это должно быть что-то, что вы можете сделать, не делая перерыва. Если вы можете работать 2 часа без перерыва за один прием, то это ваш уровень.Если вы можете работать только 10 минут, прежде чем вам понадобится передышка, это ваш уровень.
- Попробуйте небольшой блок — 5 страниц, или 2 элемента на схеме, или 50 строк кода.
- Попробуйте более крупный блок — например, главу романа.
Сколько следующих действий для одного проекта должно быть в моих списках?
Если у вас есть проект, состоящий из нескольких физических действий, сколько из этих действий вы должны записать в свой список? Ответ как минимум один — каждый активный проект должен иметь хотя бы одно следующее действие в активном списке контекста.Если вы хотите добавить больше, это действительно ваше дело, но имейте в виду, что включение всех действий вашего проекта в контекстные списки может быть пугающим и подавляющим.
Я рекомендую использовать максимум один или два. И если у вас есть 2-3 следующих действия из проекта, перечисленного в ваших списках контекста, убедитесь, что каждое из них может быть выполнено без каких-либо дополнительных действий. Например, не добавляйте в список «Почтовое письмо» и «Покупка марок», так как вы не сможете сделать первое, не сделав сначала второе.Первое действие («Почтовое письмо») известно как зависимое действие — вы не можете сделать его, не сделав сначала что-то еще. Не включайте зависимые действия в контекстные списки, так как вы тратите время на поиск действий, которые на самом деле сделать не можете.
Когда вы завершите следующее действие над проектом, не просто отметьте его. Обязательно укажите следующее «следующее действие» проекта в своем списке, чтобы проект продолжал двигаться вперед. Если вы забыли, ничего страшного — во время еженедельного обзора одна из наиболее важных частей процесса — убедиться, что для каждого проекта в вашем списке проектов есть следующее действие, указанное в ваших контекстных списках.
Как мне выполнять ежедневные или еженедельные действия?
Если у вас есть задачи, которые повторяются каждый день или каждую неделю (например, стирка или ежедневный отчет), есть несколько способов справиться с этим:
- Поместите его в свой календарь или файл тиклера как повторяющееся задание. Каждый день (или каждую неделю, или как бы часто задание не выполнялось) вы должны видеть это в своем календаре и отмечать в своем списке как то, что нужно сделать сегодня.
- Список «Сегодняшний» — на самом деле он не является частью GTD, но при желании у вас может быть список «Сегодня», в котором вы отмечаете то, что нужно сделать сегодня, например, ваш ежедневный отчет или одну из ваших самых важных задач ( Массачусетский технологический институт).Не помещайте в свой список «Сегодняшний» ничего, что совершенно не нужно делать сегодня, иначе это станет бесполезным. Я предлагаю включить в этот список только три вещи.
- Список контекста — вы можете просто поместить задачу в начало соответствующего списка контекста, и тогда каждый день, когда вы проверяете свой список контекста, вы будете видеть его там.
- Routines — это также явно не часть GTD, но вы можете создать отдельный список для Daily Routines и Weekly Routines, где вы обязательно отмечаете элементы каждый день или каждую неделю.Фактически, GTD позволяет использовать другие списки, такие как контрольные списки, так что технически это может быть частью GTD.
Какие контексты мне использовать?
Это сугубо личный выбор, и чтобы все сделать правильно, нужно поэкспериментировать. Основная идея состоит в том, чтобы сгруппировать ваши следующие действия, чтобы при просмотре списка контекста вы смотрели только на задачи, которые действительно можно выполнить прямо сейчас, в том месте, где вы находитесь с имеющимися у вас инструментами. Итак, если вы посмотрите на свой домашний список, он не должен содержать элементов, которые можно выполнить только с вашего рабочего компьютера.Точно так же ваш рабочий список не должен содержать ваших поручений, которые можно выполнить только в дороге. Вы можете дополнительно разбить контекст, например «Работа», если на работе существуют разные контексты. Например, если вы используете разные рабочие места, и некоторые задачи можно выполнить только в одном из мест. В этом случае вам не следует смотреть на эти задачи, если вы находитесь в другом месте, где задачи не могут быть выполнены. Если вы начнете замечать, что в вашем списке контекста есть следующие действия, которые вы не можете сделать прямо сейчас, это либо потому, что: 1) ваши контексты необходимо пересмотреть; 2) задача фактически не является следующим действием, а является зависимой задачей или проектом; или 3) следующее действие находится в вашем списке «Когда-нибудь / Может быть».
Придерживаясь
Мне трудно придерживаться еженедельного обзора. Какие-либо предложения?
Это круто для большинства GTDers (включая меня). Лучше всего проанализировать, почему у вас возникли проблемы, и устранить причину. Вот несколько предложений:
- Если еженедельная проверка занимает слишком много времени, сократите ее, очистив почтовые ящики накануне и убедившись, что процесс проверки оптимизирован.
- Если вы обнаружите, что слишком заняты и продолжаете откладывать Еженедельный обзор, попробуйте первым делом утром в понедельник.Назначьте встречу на два часа и не позволяйте ничему ее прерывать.
- Если это не помогло, сделайте это в воскресенье днем, когда у вас будет больше времени.
- Вознаградите себя за выполнение. На самом деле, завершение еженедельного обзора само по себе является наградой, потому что хорошо организовывать вашу систему, поэтому напоминайте себе об этом. Но также дайте себе внешнюю награду.
Подробнее об этом см. Как сделать еженедельный обзор менее чем за час.
Помогите! Я упал с GTD и не могу вернуться.
Это происходит постоянно — люди увлекаются GTD, а затем через пару месяцев появляется что-то, что делает их слишком занятыми, чтобы поддерживать систему в порядке, и она разваливается. К счастью, в GTD очень легко вернуться — на самом деле, вернуться к нему проще, чем начать, потому что вы уже знаете систему и, вероятно, все еще имеете все нужные инструменты — это просто вопрос настройки и получения обновлений. На самом деле весело начать все сначала.
Некоторые предложения:
- Попробуйте несколько классных инструментов , которые вам нравятся. Для меня это блокнот Moleskine, пользоваться которым одно удовольствие. Для других это может быть КПК или классное онлайн-приложение. Инструменты, которые вы используете, важны, поскольку они вызывают у вас желание использовать систему. Однако не зацикливайтесь на них.
- Будьте проще . Многие люди создают сложные системы, которые трудно удержать вместе. Начните с простого, возможно, с бумажных инструментов или самых простых онлайн-инструментов, и не переусердствуйте.
- Попробуйте использовать минимальную версию (подробнее см. В верхней части этого FAQ). Вам не нужно начинать работу на полную мощность — просто сделайте несколько вещей, а затем добавьте позже, если необходимо. Вы можете обнаружить, что минимальная версия — это все, что вам нужно.
Как вы справитесь с этим, когда снова начнете? См. Следующий вопрос.
У меня проблемы с использованием GTD.
Как ты держишься с ГТД, если все время с него падаешь? Попробуйте эти предложения:
- Еженедельный обзор .Ключ к соблюдению GTD — это еженедельный обзор. Делайте это кратко и просто, но будьте преданы этому. Если вы только начинаете с минимальной системы, обязательно делайте Еженедельный обзор. Он поддерживает вашу систему в актуальном состоянии, даже если вы слишком заняты, чтобы поддерживать ее в актуальном состоянии в течение недели.
- Привычки . На самом деле GTD — это набор привычек (подробнее см. Zen To Done), и проблема в том, что мы пытаемся усвоить их все сразу. Если вы какое-то время читали «Привычки дзен», то знаете, что у вас больше шансов добиться успеха, если вы будете стараться усвоить одну привычку за раз.Попробуйте это с помощью GTD — сначала выполните одну привычку, затем следующую и так далее. У вас гораздо больше шансов превратить GTD в привычку в целом и придерживаться ее, используя этот метод.