Гтд что такое: Грузовая таможенная декларация. Что это такое?

Сбор информации

На первом этапе все имеющиеся мысли, идеи, задачи, проекты, дела нужно выгрузить из вашего ума во внешнюю систему.

Проанализируйте всю информацию, что приходит на ум. Это также могут быть любые неразрешенные вопросы, которые потребуют решения в будущем. Здесь нет неважных дел, все должно быть отражено в системе.

Для этих целей подойдет записная книжка, приложение для планирования задач, почтовый ящик электронной почты или все что угодно, что вам подойдет. Важно отметить, что вам должно быть максимально удобно пользоваться и регулярно обрабатывать информацию.

Также очень важно: не забывайте фиксировать и новые задачи, появляющиеся у вас и своевременно вносить их в систему, без этого невозможна работа системы.

Пример

Все, на данный момент пришедшие мне в голову идеи и задачи, а также информацию со стикеров на письменном столе я записала в нижнем столбце Календаря Tweek, дав этому списку название Входящие.

Фиксирование задач

Примечание автора — Для удобства восприятия увеличивайте картинки, просто нажав на них.

Итак, все задачи выписаны в столбик в произвольном порядке и готовы к следующему шагу — обработке.

Обработка

Для всей хаотичной информации, полученной на первом этапе, был создан достаточно удобный алгоритм упорядоченной обработки — дерево решений.

Пройдитесь по всем пунктам в вашем списке Входящих и проделайте с каждым из них необходимое действие.

Этот алгоритм поможет ускорить и отработать до автоматизма процесс принятия решений относительно поступающей информации.

Итак, получив информацию, первый вопрос, который необходимо себе задать: «Что это за информация?». Как только вы решите, что это такое, вы сможете ответить на вопрос: «Что с этим делать?».

Что это за информация? Что с этим делать?

Разовые задачи, которые занимают не более 2 минут

Это все задачи, которые занимают не более 2 минут и выполняются за одно действие. Они не относятся к какому-либо проекту и могут загромождать список дел.

Если вы чувствуете, что данную задачу можно завершить здесь и сейчас, задайте себе вопрос: «Это займет меньше двух минут?» Если ваш ответ — да, то просто выполните задачу, вычеркивайте и больше не думайте о ней.

Пример.

В моем списке дел к таким задачам можно отнести “Заказать цветы на день рождения Кейт”. Я оформляю заказ, вычеркиваю задачу и впоследствии удаляю из списка.

Пример разовой задачи

Иногда, проще выполнить и забыть, то что не требует много времени, чем стараться удержать это в памяти. Такой подход сократит и уровень стресса, и ваш список дел.

Теперь мы можем приступить к разбору остальных задач.

Проекты

Если задание невозможно выполнить за один шаг, то это уже проект, для завершения которого необходимо планирование нескольких шагов или этапов.

Таких проектов одновременно, как правило, несколько и важно регулярно просматривать их, проверяя следующие действия — необходимые дополнительные шаги для их завершения.

Пример.

Определив, что среди моих задач является проектом, создаю еще одну колонку и называю ее Проекты и перетаскиваю в нее задачи из Входящих. В моем случае «Подать заявление на открытие банковского счета» и «Подать заявление на оформление вида на жительство, 20 апреля» будут задачами в несколько шагов.

Выделение проектов в отдельную колонку

Кроме того задачи, на выполнение которых понадобится более двух минут можно делегировать или отложить.

Сюда можно отнести те задачи, которые необходимо отложить — отсрочить ее выполнение в будущем. Так стоит поступить с теми задачами, у которых есть определённый срок выполнения, а также с теми задачами, для завершения которых вам необходимо выполнить еще ряд задач.

Делегирование

Делегировать — значит перепоручить его кому-то другому для выполнения, но оставить за собой контроль и ответственность за его выполнение. Такое задание необходимо поместить в Делегировать.

Пример.

Создаю колонку Делегировать и перетаскиваю задания, которые могу перепоручить на выполнение другим. Например, я могу делегировать своему коллеге, работающему над тем же проектом, написать отчет, а также же попросить офис менеджера забронировать конференц-зал для встречи с бизнес партнерами.

Делегированные задачи

Определившись кому и какие задачи вы передаете на выполнение,
рассмотрим задачи, которые требуют мини плана по их выполнению.

Следующие действия

Существуют задачи без конкретного срока выполнения, но требующие выполнения некоторых действий, прежде чем они будут завершены.

Эти задачи необходимо разместить в отдельный список Следующие действия и определить конкретные следующие шаги, последовательно, для каждого из них.

Пример

Создаю еще одну колонку Следующие действия и прописываю следующие шаги (действия) по каждой задаче, используя Подзадачи. Мы используем Подзадачи, т.к. каждая сложная задача может быть разбита на подзадачи, для того чтобы выполнение каждого из шагов (следующих действий) помогало двигаться к завершению задачи.

«Подать заявление на открытие банковского счета» требует подготовки документов и запланированной встречи со специалистом; «Отправить посылку семье» возможно тогда, когда будут куплены подарки; «Купить подарки коллегам» ждет подходящего момента, а «Почта, отправить подписанные документы» возможно после формирования и подписания всех необходимых бумаг.

Организация списка Следующие действия

Добавление подзадач (следующих шагов) для каждой из задач в списке Следующие действия

Задачи привязанные к определенному сроку

Привязанные к определенному сроку задачи, внесите в свой календарь. Календарь очень важен для контроля над встречами и поручениями. Аллен рекомендует использовать его только для событий и дел с четкой датой исполнения.

Чтобы не запутаться все текущие или ожидающие исполнения без определенного срока дела необходимо внести в списки следующих действий, а не в календарь.

Пример.

Вношу в календарь все задачи по срокам. Устанавливаю напоминания, где это необходимо и для удобства некоторые из них выделяю цветом.

Напоминания для задач с конкретным сроком

Внесение в календарь задач с конкретным сроком

Когда-нибудь

Сюда вы можете разместить дела и задачи без определенного времени для завершения, которые можно отложить на более поздний срок для рассмотрения. Здесь, возможно, будут храниться ваши идеи для воплощения в жизнь.

Пример.

В список Когда-нибудь я помещаю «Найти инфлюенсеров» как идею поиска инфлюенсеров для проекта и «Написать блог», планируя написать блог в будущем.

Идеи и планы на будущее в списке Когда-нибудь

Архив или Справочный материал

Этот список содержит в себе полезную в будущем информацию. Если вы решили, что вам важна эта информация, вы легко можете получить к ней доступ в любой момент, когда это действительно необходимо.

Пример.

Сюда, в колонку Архив перетаскиваю информацию о взятом выходном дне, чтобы не забыть о нем, оформляя отпуск, а также адрес офиса, необходимый для отправки документов почтой.

Архив, содержащий справочную информацию

И наконец задачи, более не требующие действий и не несущие пользы — удалите.

Смело избавляйтесь от информации, не кажущейся вам важной. Освободите время для действительно стоящих вашего внимания дел.

Перетаскивание (Организация)

Как только вы разберетесь со всеми пунктами во Входящих, отсортируйте их и распределите в соответствующие разделы.

Как правило обработка и организация задач идут параллельно. Разбирая входящие задачи, на этапе обработки мы уже определили в какой раздел пойдет та или иная задача.

Резюмируя процесс организации важно отметить: система документов, папок, записей и прочего, что вы выберите для приведения в порядок своей информации, должна быть простой в использовании.

Я нахожу Tweek очень простым и удобным для Getting Things Done планирования потому, что все задачи доступны для обзора в любой момент, а не спрятаны в папки.

Используя Tweek, меняйте местами колонки с задачами, щелкнув по значку трех точек справа, а также сортируйте задачи внутри колонки, например по алфавиту, просто перетаскивая их. Не стесняйтесь перетаскивать задачи из одного столбца в другой по всей матрице GTD.

Обзор

Очень важный этап. Для эффективного решения задач необходимо просматривать список регулярно: ежедневно, еженедельно, так часто как это требуется.

Чтобы добиться хорошего результата необходимо поддерживать систему — чаще обращайтесь к своим спискам, пересматривайте их, очищайте, дополняйте.

Пренебрегая этим пунктом вы рискуете накопить новые задачи и дела, потерять всякую мотивацию и как следствие нарушить работу всей системы.

Поэтому удобнее всего ввести обзор в свою рутину: в конце рабочего дня, в качестве подготовки к новому дню или как утренний ритуал, настраивая себя на предстоящий день.

Действия

Итак, все предыдущие действия по сбору, обработке и организации всех текущих и запланированных на будущее задач были проделаны как раз для того, чтобы теперь вам было проще приступить к их выполнению.

Все, что вам остается — это следовать конкретным, ориентированным на действия пунктам и выполнять задачу за задачей, ведь у вас уже есть подготовленный план!

Все уточнения, даты, сроки работают вам в помощь. Теперь вам не нужно снова вспоминать все детали, которые со временем могут быть утеряны, ведь вы вовремя позаботились об этом еще на этапе организации.

Ошибки при работе с Getting Things Done методом

А теперь давайте рассмотрим возможные ошибки, возникающие при работе с Getting Things Done методом.

1. Не ознакомившись с методом, приступать к его использованию.

Поначалу Getting Things Done метод может показаться весьма запутанным, но если вы прочтете данную статью это вам поможет определиться: подходит ли вам методика, разобраться в основных идеях метода и возможно выбрать его на всю оставшуюся жизнь, по крайней преданных мере последователей GTD немало в мире, что говорит о его эффективности.

2. Недостаточно часто проводить обзор списков.

Добиться продуктивности без постоянного пересмотра и корректировки задач невозможно. Только регулярный анализ, пересмотр, очистка — залог успешно работающей системы, приносящей результаты.

Своевременно внесенные новые задачи, а также скорректированные текущие будут работать на вас, экономя ваше время и снижая стресс, в отличие от накопленного вороха дел.

3. Сразу делать вывод о всей системе, не освоившись в ней.

Дайте себе время привыкнуть к новому способу организации задач, настройте его под себя. Процесс привыкания к системе может быть не таким гладким, но как только вы разберетесь с контекстами вам станет куда проще упорядочить все свои идеи и начать работать с ними.

4. Вы начинаете хранить информацию в разных местах и приложениях.

Это неизбежно ведет к нарушению работы системы и не дает вам возможности получать своевременный доступ к информации, она теряется как и ваша мотивация на выполнение задач.
Вместо этого возьмите себе за правило вносить все идеи в единую систему и избегайте беспорядка, оставляя самому себе записки на столе или холодильнике.

5. Вы пишите нечеткие и некорректные инструкции в «следующих действиях».

Работая над проектом, большая доля успеха в его выполнении — это правильная сортировка (организация) шагов его по его выполнению. Если вы затрудняетесь с их написанием — используйте глаголы, описывающие необходимые последующие действия и подробнее расписывайте детали действий. В таком случае вы сможете приступать к выполнению сразу, а не разгадывать написанное как очередной ребус.

6. Держать информацию в голове.

Фиксировать в системе нужно все, даже мелкие задачи а также то, что кажется не таким важным сейчас.

7. Работать в режиме многозадачности.

Старайтесь думать только о той задаче, которую вы сейчас выполняете и двигаться от задачи к задаче, всецело отдавая силы чему-то одному на момент выполнения.

8. Продолжать придерживаться старого образа жизни и взглядов и надеяться, что система будет сама работать.

Вам необходимо избавиться от негативных закрепившихся привычек и установок: воспринимать задачу не как проблему, а прежде пытаться найти решение, не прокрастинировать — не откладывать дела в долгий ящик или вовсе избегать их решения. Без вашего активного участия система не будет работать, но начав работать с ней вы и сами заметите, как стали придерживаться более четких жизненных позиций, распорядка дня и позитивных установок.

Заключение

Используя Getting Things Done метод на практике, лично я нашла для себя простой способ совмещать организацию текущих дел и планирование долгосрочных проектов, что раньше удавалось с трудом.

Также этот метод помог мне обрести спокойствие и снизить стресс, зная, что вся необходимая для выполнения и запоминания информация находится в одной структурированной системе.

Если вы все еще в поиске подходящей системы планирования, вам определенно стоит попробовать Getting Things Done метод и возможно присоединиться к числу поклонников данного метода — тем, кто делает больше и волнуется меньше.

Оригинальная статья — The Ultimate Guide to the Getting Things Done Method

Руководство для начинающих по достижению цели

Искусство продуктивной работы без стресса

Getting Things Done предназначен для всех, кто ведет насыщенную жизнь и хочет справляться с ней с меньшим стрессом. Кому-то может показаться, что это недосягаемо. У вас слишком много дел, и все это кажется важным. Однако продуктивность без стресса не обязательно должна быть мечтой.

Компания Дэвида Аллена известна во всем мире тем, что помогает людям добиваться цели. Писатель и спикер Дэвид Аллен с начала 19 века является чемпионом по личной продуктивности.80-е годы. Он, пожалуй, наиболее известен своей книгой «Как привести дела в порядок: искусство продуктивной работы без стресса». В книге описывается система продуктивности Аллена «Getting Things Done» (GTD). Это эффективная система для очистки вашего разума от всех входных данных, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, которые действительно важны, что, в свою очередь, позволяет вам делать свою работу наилучшим образом и добиваться цели.

Если вы постоянно чувствуете себя перегруженным, центральная концепция GTD по включению всего в надежную систему может революционизировать вашу жизнь, предоставив вам больше ясности, концентрации, контроля и пространства для выполнения вашей работы. «Getting Things Done» — это больше, чем тайм-менеджмент. Это управление жизнью.

Внедрение «Getting Things Done» может восстановить мир и спокойствие, поскольку все будет упорядоченно храниться в вашей надежной системе, а не в беспорядке и хаосе, которые возникают только при реагировании на чрезвычайные ситуации и тушении пожаров. В этом посте мы покажем вам, как восстановить контроль над своей жизнью и ускорить кривую обучения GTD для вас, рассказав об основах GTD и познакомив вас с парой примеров, чтобы вы могли увидеть, как применить его в своей жизни.

Возможно, вы уже слышали о системе «Getting Things Done» (на нашем веб-сайте даже есть специальный раздел методов GTD), но, возможно, вы не знаете, как ее реализовать. На первый взгляд, GTD может быть немного пугающим, когда вы пытаетесь начать с ним работать. Если вы откладывали изучение GTD, потому что не хотели тратить время на чтение книги «Getting Things Done», этот пост покажет вам, как именно внедрить «Getting Things Done».

Обзор системы Getting Things Done

Система Getting Things Done построена на концепции, что у вас есть много разных «входов». Это вещи, которые входят в ваше сознание, и вы должны решить, что с ними делать. Это может быть номер телефона, который вам нужно запомнить, встречи, которые вы должны посетить, или поручения, которые вам нужно выполнить. Проблема в том, что большинство людей ничего не делают с этими мыслями, когда они у них возникают, а просто откладывают их.

Вот пример того, как работает «Доведение дел до конца»: вы читаете электронное письмо, требующее некоторых действий, но просто оставляете его в папке «Входящие» и надеетесь, что не забудете сделать с ним что-нибудь позже. Вы когда-нибудь делали это раньше? (Почти наверняка да — у всех есть!)

Если вы не расставите вещи по своим местам (в календаре, списке дел и т. д.), вы можете быстро впасть в стресс, пытаясь вспомнить все и постоянно беспокоясь о том, что вы забыли. Это приводит к тому, что Дэвид Аллен называет «режимом экстренного сканирования», который представляет собой постоянное сканирование горизонта в поисках следующего пожара, который нужно потушить.

Излишне говорить, что это не приводит к продуктивной работе без стресса.

Разум как вода

В идеале вы хотите зафиксировать все, что вам нужно сделать или на что ссылаться, в доверенную систему, чтобы вы могли иметь дело с этим позже ваши термины.

Когда я впервые прочитал эту книгу в 2005 году (о которой я рассказывал в своей статье о приложении «Getting Things Done», которым я пользуюсь, и о пяти других любимых приложениях), меня поразило сравнение, которое он упоминает о «разуме, подобном воде».

По словам Дэвида Аллена, ваш мозг предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не хранить их. Когда у вас есть система, которой вы можете доверять, чтобы хранить в ней все, это облегчает бремя попыток запомнить все. Вы можете быть шокированы тем, сколько еще «хороших идей» у вас появилось, потому что ваш мозг наконец-то может отдыхать и функционировать так, как он был задуман. Дэвид Аллен называет это эффективное, естественное состояние «разумом, подобным воде».

Это одна из моих любимых цитат из книги «Как привести дела в порядок», которая с тех пор всегда со мной:

Это важнейший первый шаг на пути к состоянию «ум как вода». Если вы соберете на несколько вещей больше, чем у вас есть сейчас, это, вероятно, вызовет у вас положительные эмоции. Но если вы сможете удержаться и действительно выполнить весь процесс сбора, на 100 процентов, это кардинально изменит ваш опыт и даст вам новую важную точку отсчета для того, чтобы быть на вершине своей работы.

Именно так я себя чувствовал после того, как впервые по-настоящему проделал работу по внедрению GTD.

«Разум как вода» относится к естественному состоянию готовности ко всему и адекватной реакции. Например, когда вы бросаете гальку (или камень) в стоячую воду, рябь будет исходить наружу от точки, где камень входит в воду, и вода всегда соответствующим образом реагирует на размер и силу удара. Однако, когда мы напряжены и подавлены, мы склонны придавать слишком большое значение вещам, которые не важны, и упускаем из виду то, что действительно важно. Другими словами, мы не отвечаем должным образом.

Миф о многозадачности

Наш мозг не приспособлен для многозадачности. Согласно статье в INC., пытаться одновременно заниматься двумя когнитивными задачами просто невозможно — мозг так не работает. Когда кто-то пытается держать в уме свои проекты, задачи и встречи, это переводит его мозг в неустойчивый многозадачный режим. Дэвид Аллен называет все эти обязательства открытыми циклами. По определению, незамкнутая петля — это незавершенное обязательство, и когда оно отслеживается в вашей психике, а не в вашей системе, для его отслеживания и поддержания потребуются энергия и внимание. Этот тип умственной многозадачности оказывает прямое негативное влияние на вашу продуктивность.

Вся цель системы GTD состоит в том, чтобы помочь вам достичь «разума, подобного воде», чтобы вы могли адекватно реагировать на все различные входные данные в своей жизни и избегать подобных ситуаций. Чтобы сделать это, GTD имеет простой процесс из 5 шагов.

Пять простых шагов для достижения цели

Методология Getting Things Done состоит из 5 основных шагов:

1. Захват
2. Уточнить
3. Организовать
4. Отражение
5. Задействовать

Давайте разберем их по одному.

У вас когда-нибудь была отличная идея, но вы были слишком заняты, чтобы записать ее, а потом полностью забыли о ней? Это потому, что (как мы уже говорили ранее) ваш мозг предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не хранить их. Центральный принцип GTD — собирать все и помещать в доверенную систему, чтобы вы могли принимать правильные решения о том, что и когда делать.

Дэвид Аллен говорит, что вы не можете чувствовать себя хорошо из-за того, что вы не делаете, если вы не знаете, что вы не делаете. Если вы не фиксируете то, что привлекает ваше внимание, вы можете очень легко застрять в «режиме экстренного сканирования» по умолчанию. Многие люди проживают свою жизнь, постоянно реагируя, пытаясь потушить огонь, который постоянно возникает, потому что они забыли о вещах, которые им нужно было сделать (или, по крайней мере, они беспокоятся о том, что они могут забыть, поэтому они не могут сосредоточиться ни на чем). одно дело очень долго). Первый шаг к достижению цели – это захватить  все , что привлекло ваше внимание, и поместите это во входящие, пока вы не сможете это обработать.

Входящие для всего

Скорее всего, в вашей жизни будет несколько таких почтовых ящиков. Важно идентифицировать их все, чтобы вы могли регулярно их обрабатывать и следить за тем, чтобы ничего не пропало. Например, у вас может быть лоток для бумаги, почтовый ящик электронной почты, и вы можете фиксировать случайные мысли в приложении для заметок, таком как Блокнот, Черновики, Evernote или Apple Notes. Если вы никогда не тратили время на определение почтовых ящиков, которые существуют в вашей жизни, сделайте это сейчас!

Каждый раз, когда вам нужно подумать: «Куда это деться?» во время захвата вы создаете возможность для трения.

Если вы используете диспетчер задач в качестве своего GTD-приложения, папка «Входящие» вашего диспетчера задач может стать отличным кандидатом для продуктивного захвата.

Как только вы соберете все в папку «Входящие» (или папки «Входящие»), вы сможете начать обрабатывать все и принимать решения о том, что делать со всеми этими входными данными. GTD следует простому рабочему процессу, который поможет вам в процессе принятия решений. Дерево решений GTD иллюстрирует, как упорядочить все входные данные по своим местам в вашей надежной системе. Мы немного разберем дерево решений GTD и покажем вам точный процесс идентификации всего и размещения вещей в соответствующих контейнерах, чтобы вы всегда точно знали, где что находится, когда вам это нужно.

Ваш почтовый ящик под контролем

Ясность — один из важнейших компонентов надежной системы, и именно так вы отключаете умственную многозадачность, которая снижает вашу производительность. Один из важных способов сделать это — регулярно чистить почтовые ящики. Если вы не обрабатываете свои входящие сообщения на регулярной основе, у вас образуется отставание. Может быть демотивирующим столкнуться с почтовым ящиком с сотнями сообщений, а не с 50 сообщениями, которые необходимо обработать. Это создает трения в системе, даже если вы знаете, что есть электронные письма с важной информацией. Чем больше задача, тем выше склонность к прокрастинации. Регулярно обрабатывая свои почтовые ящики, вы можете избежать такого огромного отставания и устранить трения в вашей системе.

Мы не собираемся вдаваться в подробности обработки ваших почтовых ящиков в этом посте, но если вам это интересно, вы можете воспользоваться нашим ресурсом Inbox Detox. Это поможет вам добраться до пустого почтового ящика за один день.

Как только вы определили, что это такое, вы должны поместить это в соответствующий контейнер. Например, если это что-то действенное, поместите это в свою систему управления задачами. Нам нравится OmniFocus на Mac, но Todoist — отличный кроссплатформенный инструмент, а Trello, Asana или, черт возьми, даже Outlook можно легко использовать для GTD.

Если это справочный материал, который вам может понадобиться позже, поместите его туда, где вы сможете легко его вспомнить. Если это важно во времени, например, собрание или встреча, внесите это в свой календарь. Если это не важно, вы можете решить просто выбросить его и больше не беспокоиться об этом.

Понимание контекстов

Здесь также вступает в игру идея контекстов. Контекст — это просто инструмент, вещь, место или человек, который вам нужен, чтобы что-то сделать. Например, список телефонных звонков, которые вы должны сделать, будет сгруппирован в контексте «телефон», а список продуктов — в контексте «продуктовый магазин». Если вам нужно обсудить это с кем-то из вашей команды, у вас может быть контекст для этого человека или «офисный» контекст для задач, которые можно выполнить, только когда вы доберетесь до офиса. Если вы действительно хотите пофантазировать, вы можете даже иметь контексты, основанные на уровнях энергии. У вас может быть низкоэнергетический контекст с «легкими победами» или высокоэнергетический контекст, когда вы действительно мотивированы на продуктивную работу.

Одно предупреждение: как мы говорили в нашем подкасте о распространенных ошибках GTD, мы часто видим, как люди слишком увлекаются своим контекстом. На наш взгляд, это та область Getting Things Done, которая еще не устарела. Наше предложение: создавайте ТОЛЬКО контекст, который поможет вам решить, что делать в любой момент. Не создавайте контексты ради контекстов.

Это ошибка № 1, которую люди совершают, и это главная причина, по которой GTD не работает для людей — они недостаточно часто проводят еженедельный обзор GTD.

Из-за того, что они не проводят систематическую проверку, они просто позволяют вещам накапливаться, и им становится все труднее и труднее идти в ногу с их системой. Они могут настроить систему, но потом пытаются «настроить и забыть». Они его не поддерживают. Когда дело доходит до вашей производительности, вам нужно постоянно пересматривать и вносить коррективы, чтобы добиваться цели . Важно очистить и обновить свои списки, сбросить все новые незавершенные дела в вашу надежную систему и очистить свой разум, чтобы все шло гладко. Мы в Asian Efficiency рекомендуем делать это еженедельно. Да, это занимает немного времени, но польза от ощущения, что вы, наконец, контролируете свою жизнь, намного перевешивает затраты.

Вот подкаст, в котором мы познакомим вас с еженедельным обзором GTD.

Многие люди каждый день следуют простому процессу обзора, чтобы спланировать свою работу. Это можно сделать в конце дня, чтобы подготовиться к следующему дню или как часть утреннего ритуала. Заблаговременное планирование рабочего дня позволяет вам сосредоточиться на наиболее важной работе и помогает преодолеть прокрастинацию и неизбежные отвлекающие факторы.

Теперь вы готовы приступить к делу. Когда вы будете последовательно следовать первым четырем шагам, у вас появится чувство ясности и контроля над своим днем. Вы можете быть уверены, что вкладываете свое время, энергию и внимание в правильные дальнейшие действия. Вы сможете работать с гарантией того, что ничто не будет забыто, потому что оно было захвачено и обработано в надежной системе.

Дерево решений GTD

Давайте посмотрим, как на самом деле применить это, работая с деревом решений GTD:

Общая картина

Если это выглядит немного запутанно, не пугайтесь. Вот основная идея:

В течение дня на вас постоянно обрушивается поток информации, например о том, что вам нужно сделать, поручения, которые нужно выполнить, имена и номера телефонов и т. д.

Все эти вещи постоянно соревнуются за ваше внимание в вашем почтовом ящике. Когда к вам поступает подобная информация, первый вопрос, который вы должны задать себе, — «Что это за информация?». Как только вы решите что такое , вы можете ответить на вопрос «действительно ли это?».

Если это недействительно, оно может быть отправлено в одно из 3 мест — в корзину, когда-нибудь/может быть или в справочный файл.

Во-первых, это могло пойти в мусорку. Удивительно большое количество информации, которую мы пытаемся удержать, на самом деле относится сюда. Многие люди имеют склонность накапливать цифровые данные, но реальность такова, что вам не нужно все то, что, как вы говорите, вам нужно. Не бойтесь удалять вещи, которые вы не считаете важными. Если вы решите это на самом деле важно , вы можете поместить его либо в папку «когда-нибудь/может быть» (если это будет важно просмотреть позже), либо в справочный файл, чтобы вы могли легко получить доступ к информации, когда она вам действительно понадобится.

Если информация требует действий, вам нужно спросить себя: «Какое следующее действие?». Если вы не можете выполнить действие за один шаг, то это на самом деле не действие, а проект и требует дальнейшего планирования. Проект — это все, что содержит несколько шагов для его завершения. Скорее всего, у вас одновременно будет несколько активных проектов, поэтому в дополнение к начальному этапу планирования проекта также очень важно, чтобы вы регулярно просматривали проект, чтобы увидеть, есть ли какие-либо дополнительные шаги, необходимые для его завершения. .

Если информация не является проектом, и вы действительно можете закончить ее за 1 шаг, следующий вопрос, который вам нужно задать, будет «Это займет меньше двух минут?» Если выполнение задания займет менее двух минут, просто продолжайте и завершите его. Вероятно, на принятие решения о плане дальнейших действий потребуется больше времени и усилий, чем на фактическое выполнение действия.

Сколько раз вы испытывали это? Вы понимаете, что вам нужно что-то сделать, поэтому (надеюсь) записываете это в свою доверенную систему. Затем вы продолжаете отталкивать его, и выключать, и выключать.

Наконец вы дошли до того, чтобы сделать это, и… это заняло у вас 2 минуты. Арх! Если бы вы сделали это сразу же, это не вызывало бы у вас стресса и чувства вины!

Часто я тороплюсь, чтобы сделать что-то, поэтому могу немного надавить на кнопку «снять», а не на кнопку «сделать сразу». Не совершайте эту ошибку: правило двух минут — это секретный соус к здоровой электронной почте и системе управления задачами.

Если это займет более двух минут, вы можете сделать с ним одно из двух действий — делегировать или отложить.

Во-первых, вы можете делегировать его кому-то другому, и в этом случае вам нужно убедиться, что он окажется в списке ожидания, чтобы вы могли продолжить. Убедитесь, что вы не просто отдали его и забыли о нем, особенно если вы несете полную ответственность за завершение действия. Важно следить и подтверждать, что задача выполнена.

Конечно, делегирование часто легче сказать, чем сделать. Вот наш подкаст с 3 простыми шагами к правильному делегированию работы, чтобы вам не пришлось об этом беспокоиться.

Во-вторых, вы можете отложить это. Когда вы откладываете задачу, вы отодвигаете ее на будущее по одной из двух причин: либо вам нужно выполнить задачу в определенное время, либо вам нужно закончить что-то еще, прежде чем вы сможете приступить к этой задаче. Если вы откладываете задачу, потому что она привязана ко времени (например, встреча), поместите ее в свой календарь. Если она не привязана ко времени и вы ждете завершения чего-то еще, прежде чем вы сможете приступить к этой задаче, она попадает в ваш список «следующих действий». Для этого отлично подходит приложение Getting Things Done, так как у вас часто могут быть последовательные проекты, в которых задачи помечаются как недоступные до тех пор, пока предыдущая задача не будет завершена.

Примеры из жизни

Давайте рассмотрим пару практических примеров того, как вы можете ежедневно реализовывать GTD.

Пример: Том, предприниматель

Том — молодой предприниматель, только что закончивший колледж. У него было несколько хороших идей, но он не мог сосредоточиться ни на одной из них в течение очень долгого времени, поэтому он испытывает систему GTD в надежде, что он действительно сможет реализовать некоторые из своих хороших идей. Его последняя идея, которую он считает своей лучшей (служба доставки продуктов), поэтому он решает развить ее немного дальше:

Сначала он спрашивает себя: «Что это?»

Это бизнес-идея, которую он с нетерпением ждет. Следующий вопрос: «действительно ли это?»

Как уже говорилось, это не так — это просто идея — поэтому он переформулировал ее так, чтобы она звучала как «начать бизнес по доставке продуктов». Теперь, когда это можно предпринять, возникает следующий вопрос: «Какое следующее действие?»

В этот момент Том начинает понимать, что открытие бизнеса по доставке продуктов потребует немало усилий, так как это не одномоментное действие, и он превращает его в проект в своей системе управления задачами.

Он быстро определяет несколько задач, которые должен выполнить, например:

• выявить местных конкурентов
• купить средство доставки
• вычислить деловые расходы
• выбрать название компании
• и т. д.

Вместо того, чтобы пытаться сделать все сразу, он определяет одну задачу для начала («выявить местных конкурентов»). Следующий вопрос, который он должен задать: «Это займет менее 2 минут?»

Возможно, это займет больше времени, но Том думает, что сможет выполнить это всего за пару минут, поэтому с помощью быстрого поиска в Google «службы доставки продуктов» в его районе:

Том выполняет поиск в Google и записывает все появляющиеся конкурирующие сервисы.

Пример: Мария, мама двоих детей

Мэри — мать двоих маленьких детей, которые ходят в местную начальную школу. Каждую пятницу ее дети приносят домой «пятничную папку» с объявлениями и другой важной информацией, требующей внимания родителей. В эту пятницу есть уведомление о предстоящем родительском собрании в следующий вторник в 18:00:

Первое, что делает Мэри, это отвечает на вопрос «что это?»

Назначено родительское собрание во вторник в 18:00. Следующий вопрос, который она должна задать, — «действительно ли это?»

Требуется ее присутствие. Следующий вопрос, который она должна задать: «Какое следующее действие?»

Следующее действие — пойти на собрание. Это не многошаговый проект, поэтому следующий вопрос: «Это займет меньше 2 минут?»

Вероятно, это займет около часа, поэтому запланировано на следующий вторник. Поскольку она является родителем, она не может делегировать свое присутствие на этом собрании и вместо этого должна его отложить (собрание состоится только в следующий вторник)…

… и, поскольку это зависит от времени, оно окажется в ее календаре, а не в списке следующих действий.

Пример: Боб, студент колледжа

Боб — студент колледжа, который пытается совмещать работу на полный рабочий день и учебу в аспирантуре, получая степень магистра делового администрирования. Он натыкается на веб-сайт Asian Efficiency и начинает просматривать блог в поисках советов и приемов, которые могут сделать его более продуктивным. Он случайно находит статью, в которой перечислены рекомендуемые книги о продуктивности, и видит несколько очень интересных. Одна из них особенно привлекла его внимание («Съешь эту лягушку» Брайана Трейси), и он хочет быть уверен, что не забудет о ней.

Первый вопрос, который должен задать Боб: «Что это?»

В данном случае это название книги, которое он хочет сохранить, чтобы прочитать его позже. Следующий вопрос, который он задает, — «действительно ли это?»

Может быть, если бы он хотел начать читать сейчас, но ему нужно идти на работу через 15 минут, так что не совсем. Вместо того, чтобы начать с него сейчас, он помещает его в свой «справочный файл», который в данном случае представляет собой заметку Evernote под названием «Книги для чтения».

(Ситуация спорная. Если он собирается это читать, то не должен ли он зафиксировать это в своем диспетчере задач, может быть, в проекте «Когда-нибудь/Может быть» или «Читать»? Вот в производительности и красиво, и сложно: правильно делать то, что работает для Боба! Лично я, когда я натыкаюсь на книгу, которую хочу прочитать, я добавляю ее в список литературы «К прочтению». Однако, если это то, что мне нужно прочитать за что-то, или на определенную дату, которая становится действенной задачей в моем диспетчере задач. Что бы ни работало!)

Лучшие приложения и инструменты для пользователей GTD

Секрет работы GTD (или любой другой методологии управления задачами) заключается в том, чтобы убедиться, что вы можете доверять своей системе. Одним из аспектов этого является знание того, какие приложения вы собираетесь использовать и какую роль они будут выполнять. Как минимум, вы захотите забить:

1. Приложение для захвата
2. Приложение для отслеживания проектов
3. Приложение для отслеживания следующих действий
4. Приложение для справочного материала
5. Календарь

К счастью, одно приложение может выполнять несколько таких функций. Например, Тхань использует OmniFocus для захвата, проецирования и последующих действий. Некоторые люди могут использовать что-то вроде Notion для всего (для чего у нас есть курс в The Dojo, нашем сообществе по продуктивности).

Вот список наших любимых приложений GTD, а также некоторые рекомендации сообщества.

Общие советы по GTD

1. У вас есть решение для бумажного беспорядка . Даже если вы технический гик, вам все равно иногда приходится иметь дело с бумагой. Самый простой способ справиться с этим — просто отсканировать его в безбумажной файловой системе.
2. Найдите подходящую систему . Не стесняйтесь изменять рабочий процесс GTD, чтобы он соответствовал вашим конкретным потребностям. Используйте рабочий процесс GTD (который вы можете бесплатно скачать ниже) в качестве руководства для создания собственной уникальной системы, соответствующей вашему образу жизни. Не беспокойтесь о «придерживании правил» и больше сосредоточьтесь на том, чтобы система работала на вас.
3. Не тратьте слишком много времени на возню с вашей системой . Лучшая система та, которая работает с наименьшим трением. Легко (особенно если вы используете такое приложение, как OmniFocus) тратить больше времени на настройку вашей системы, чем на работу. Самое главное — довести дело до конца. Если вы хотите приступить к работе как можно быстрее, вам обязательно стоит ознакомиться с двумя замечательными ресурсами: Полевое руководство по OmniFocus от Дэвида Спаркса и чрезвычайно хорошо сделанный веб-сайт Learning OmniFocus от Тима Стрингера.
4. Будьте реалистичны в отношении того, что вы можете сделать . Не включайте пятнадцать дел в список дел на день. Вы просто настроите себя на разочарование, если не закончите их все. Вместо этого выберите три самые важные задачи и сосредоточьтесь на них. Если вы справитесь с этими тремя задачами, выберите еще три. Таким образом, вы создадите импульс и будете с нетерпением ждать атаки на свой список дел, потому что это достижимо, вместо того, чтобы бояться этого, потому что это невозможно.
5. Практикуйтесь в планировании времени, чтобы успевать больше . Самое популярное применение этого — Pomodoro Method , о котором мы подробно пишем здесь. Основная идея заключается в том, что вы устанавливаете таймер на 25 минут и просто начинаете свою работу, а затем делаете пятиминутный перерыв. Попробуйте, вы будете удивлены, как много вы сможете сделать за 25 минут, если приложите к этому усилия!
6. Не принимайте как должное процесс проверки.  Если вы не сделаете это один раз, в конечном итоге вы не сделаете этого вообще. Если вы не задумаетесь, вы потерпите неудачу и не сможете воспользоваться всеми преимуществами системы GTD.

Ресурсы GTD

• Getting Things Done от Дэвида Аллена — GTD от самого автора. Если вы хотите услышать это прямо из источника, начните здесь.
• У нас есть общедоступная страница ресурса GTD.
• В The Dojo, нашем онлайн-сообществе по продуктивности, есть очень популярная серия видеороликов о GTD. Это даст вам преимущество.
• TED Talk Дэвида Аллена — 22 минуты отличного видео GTD.

Приглашение

Хотите знать, как настроить рабочее место и компьютер, чтобы успевать больше? Вам интересно узнать, как вы можете структурировать свой идеальный день и выстроить рутину? Если вы ответили «да» на оба вопроса или хотя бы на один, тогда присоединяйтесь к нашему БЕСПЛАТНОМУ ОБУЧЕНИЮ, нажав на эту ссылку. Это абсолютно 100% бесплатно.

Полное руководство по достижению цели (GTD) Дэвид Аллен

Как привести дела в порядок (GTD):

Когда вы в последний раз чувствовали себя по-настоящему продуктивно? Как будто вы были на вершине всего и точно знали, что вам нужно сделать и когда вам нужно это сделать?

Если вы похожи на большинство людей, вы, вероятно, не так часто себя чувствуете. Но ты можешь.

Введите «Приведение дел в порядок» (GTD).

В этом руководстве мы объясним, что такое Getting Things Done, как внедрить его в свою жизнь, а также приложения и инструменты GTD, которые помогут вам повысить продуктивность.

Готов? Давайте начнем.

Что такое «приведение дел в порядок» (GTD)?

Getting Things Done — это и книга Дэвида Аллена, и система повышения производительности, изложенная в ней. Аллен написал книгу в ответ на растущую потребность в информационной работе.

Каждый день к вам поступает огромное количество информации. Вы получаете электронные письма, текстовые сообщения и сообщения чата. Вы сталкиваетесь со статьями и книгами, которые хотите прочитать. Ваш босс заглядывает в ваш офис и просит вас прислать ему отчет. Ваш партнер просит вас купить авокадо в магазине по дороге домой. Звонит мама и просит перезвонить ей.

Из-за бесконечной лавины информации и запросов очень трудно оставаться в курсе всего. Трудно понять, как расставить приоритеты задач, оставаясь при этом верным тому, что для вас наиболее важно. Трудно разобраться во всем, что на вас обрушивается, и определить, что вам нужно делать с каждой вещью.

Вдобавок человеческий мозг очень ограничен и способен одновременно удерживать лишь несколько вещей. Невозможно запомнить все, что нужно сделать.

В итоге у вас получается огромное количество «открытых петель». Открытая петля — это все, что отвлекает ваше внимание от того, где оно должно быть. Незамкнутые петли создаются обязательствами, которые представляют собой все, за что вы чувствуете ответственность.

Когда письмо попадает в ваш почтовый ящик, вы чувствуете себя ответственным за то, чтобы каким-то образом с ним справиться. Это создает обязательство и открытый цикл. Пока вы не предпримете никаких действий, это электронное письмо будет занимать умственное пространство и энергию, из-за чего вам будет труднее полностью сосредоточиться на своей самой важной работе. Если вам нужно отменить абонемент в спортзал, это еще один открытый цикл. Тот большой проект, который вам нужно наметить, — это еще один незамкнутый цикл.

Чем больше у вас открытых петель, тем более запутанным и напряженным вы себя чувствуете. Вы будете пытаться работать над важной задачей, когда вдруг вспомните, что вам нужно перезвонить, отправить электронное письмо или написать отчет. Когда эти вещи всплывают у вас в голове, вы отвлекаетесь от текущей задачи и чувствуете нарастающий стресс.

Чтобы получить контроль над своей жизнью и уменьшить тревогу, вам нужно замкнуть петли. Теперь, чтобы было ясно, это не означает, что вы должны выполнить все задачи. Скорее, это означает, что вам нужно получить ясность в отношении того, что должно быть сделано, и иметь план того, как это сделать. Вам нужна надежная система, чтобы оставаться в курсе всего, сохраняя при этом ясный ум.

Это обещание достижения цели. GTD — это организационная система, которая позволяет вам собирать, систематизировать и действовать в соответствии с любой информацией, задачей или запросом, которые к вам приходят. Ваш ум ясен и способен сосредоточиться, потому что вы знаете, что ничего не забудете и не проигнорируете. У вас также есть ясность в отношении того, какие конкретные действия вам нужно предпринять, чтобы все сделать.

Конечный результат? Как говорит Аллен в книге:

Есть способ взять все в свои руки, оставаться расслабленным и выполнять значимые дела с минимальными усилиями во всем спектре вашей жизни и работы. Вы можете испытать то, что мастера боевых искусств называют «умом, подобным воде», а лучшие спортсмены называют «зоной» в сложном мире, в который вы вовлечены.

Когда ваш разум, как вода, и вы находитесь в зоне, вы можете быть невероятно продуктивным и свободным от стресса. Вместо того, чтобы ваш мозг постоянно работал, вы спокойны, сосредоточены и эффективны. Вместо того, чтобы пытаться держать все в голове, вы полагаетесь на GTD, который помогает вам оставаться сосредоточенным и не сбиться с пути.

Звучит неплохо, правда?

5 основных столпов GTD

Существует пять основных столпов GTD, и все они неразрывно связаны. Чтобы GTD действительно работал, вы должны реализовать каждый столп. Если вы сэкономите на любом из пяти элементов, у вас будет сбой в системе, и она не будет работать эффективно.

Теперь давайте посмотрим на каждую колонну.

Собрать

Если вы хотите быть по-настоящему продуктивным и гарантировать, что ничего не пропадет, вам нужно зафиксировать все, что требует или потребует от вас принятия мер. Это включает в себя все ваши рабочие задачи, домашние дела, заметки, статьи, которые вы хотите прочитать, электронные письма и т. д. Вам нужно собрать 100% незавершенных дел, включая все, что в процессе и что вы хотите сделать в будущем.

Ваша цель состоит в том, чтобы выбросить все из головы и поместить в специальные контейнеры («в корзины»), которые вы будете регулярно просматривать. Не позволяйте ничему занимать лишнее место в вашем мозгу. Как говорит Аллен в своей книге, ваш мозг предназначен для того, чтобы быть инструментом фокусировки, а не инструментом хранения. Если вы хотите, чтобы ваш ум был подобен воде, в нем не должно ничего прыгать.

GTD не указывает, какие инструменты вы должны использовать, поэтому ваши варианты широко открыты, когда дело доходит до ваших корзин. Вам просто нужно придерживаться этих трех правил:

• Ваша система сбора должна быть в состоянии удерживать каждый незамкнутый цикл в вашей голове
• Вы должны использовать как можно меньше ин-корзин
• Вы должны регулярно проверять свои ин-корзины и очищать их

Возможно, у вас уже есть несколько готовых корзин, таких как физический почтовый ящик, электронная почта, голосовая почта и чат. У вас также может быть корзина на вашем столе.

Информация поступает в эти контейнеры автоматически.

Вам также нужна корзина для вещей, которые крутятся у вас в голове. Чуть позже мы углубимся в инструменты GTD, а пока просто скажем, что вы можете использовать то, что лучше всего соответствует вашей индивидуальности, когда дело доходит до коллекционирования. Если вы больше любите аналоговые устройства, вы можете использовать бумагу и ручку. Если вы предпочитаете технологии, существует множество различных приложений, которые работают с GTD.

Основное соображение при выборе инструментов сбора — удобство использования. Если вам сложно захватить свои открытые циклы, вы не будете этого делать, и вся система бесполезна.

Процесс

Следующим шагом в программе «Как привести дела в порядок» является обработка всех предметов в ваших корзинах. Теперь, чтобы внести ясность, это не означает, что вы действительно должны выполнять каждый пункт в данный момент. В конце концов, некоторые вещи могут занять час, а некоторые — недели или даже месяцы. Скорее, вам нужно получить ясность в отношении того, что представляет собой каждая вещь и что вам нужно с ней делать.

Аллен рекомендует выполнить следующие шаги для каждого предмета в контейнере:

• Что это? Точно определите, что это за предмет, чтобы потом решить, что с ним делать. Большая часть ментального беспорядка, который мы испытываем, связана с тем, что мы на самом деле не решили, что есть вещи. Например, электронное письмо может содержать задачу, ресурс для дальнейшего использования или быть нежелательным.
• Можно ли принять меры? Если да, переходите к следующему вопросу. Если что-то не подлежит действию, то это либо мусор, либо что-то, что может потребовать дальнейших действий, либо справочный материал. Если это мусор, выбросьте его. Если это может потребовать дальнейших действий, используйте свой календарь или файл «щекотки», чтобы убедиться, что вы просматриваете его в будущем. Если это справочный материал, подайте его соответствующим образом.
• Какой проект или результат вы взяли на себя? Другими словами, каков конечный результат этого предмета? Если элемент требует более одного действия, он считается проектом и должен быть добавлен в список проектов, который вы будете регулярно просматривать.
• Какое следующее действие? Что вам нужно сделать в ближайшее время, чтобы продвинуть предмет к намеченному результату? Вам нужно сделать звонок? Написать черновик? Исследуйте свои варианты? Вам нужно определить следующий конкретный шаг, который вам нужно предпринять, чтобы сохранить прогресс. Если вы не назначите конкретное действие, предмет останется в вашей корзине и создаст для вас открытый цикл.
• Делайте, делегируйте или откладывайте. Когда вы знаете следующее действие, вам нужно либо сделать его самостоятельно, либо делегировать его кому-то другому, либо отложить его на потом. Если действие займет две минуты или меньше, вы должны сделать это прямо сейчас. В противном случае определите, нужно ли вам делегировать его или отложить на потом.

Это может показаться большим усилием, но как только вы начнете думать таким образом, весь процесс станет для вас намного более естественным.

Систематизировать

Каждый элемент из вашей корзины должен быть организован в соответствующую категорию после того, как вы его обработаете. Чтобы GTD работал, нельзя оставлять вещи лежать в корзинах. Вам нужно решить, что вы собираетесь делать с каждой вещью.

Есть семь категорий, которые вы используете при организации:

• Мусор — Объяснение не требуется.
• Инкубация — Вещи, которые не требуют немедленных действий, но могут потребовать действий в будущем. Это может включать как список «Когда-нибудь/Может быть», так и файл «щекотки». Список «Когда-нибудь/Может быть» включает в себя все, что вы, возможно, захотите сделать в будущем, но не можете принять меры немедленно. Тиклер, или последующий файл, гарантирует, что вы предпримете действие в конкретную дату в будущем. Это может быть буквальная файловая система или вы также можете использовать для этого свой календарь.
• Справочный материал . Здесь вы храните ценную информацию, которая не требует каких-либо специальных действий. Это может быть что угодно: от периодических изданий до меню и руководств по эксплуатации.
• Проекты — Любой результат, требующий более одного шага, является проектом. Издание книги — это проект. Замена гаражных ворот — это тоже проект. Каждый проект состоит из нескольких действий.
• Вспомогательные материалы проекта — Большинство проектов будут иметь вспомогательные материалы, в том числе бумажные документы, цифровые файлы, фотографии и т. д. Для всех этих элементов необходима организационная система.
• Календарь . Если действие должно произойти в определенное время, оно должно быть записано в вашем календаре. Сюда могут входить как действия, привязанные ко времени, например встреча в 14:00, так и действия, относящиеся к определенному дню, которые необходимо выполнить в определенный день, но не в определенное время. Также полезно размещать информацию по конкретному дню, которая будет полезна в конкретный день.
• Списки следующих действий — Каждый элемент действия должен быть включен в список следующих действий. Если у вас не так много следующих действий, вы можете вести один центральный список, который вы регулярно просматриваете. Если у вас есть большое количество следующих действий, вы, вероятно, захотите организовать их по категориям, например «Телефонные звонки».
• Ожидание — Если вы кого-то или что-то ждете, это должно быть в этом списке. Это включает в себя как действия, которые должны предпринять другие люди, так и предметы, которые вы ожидаете получить.

Обзор

Чтобы убедиться, что все сделано правильно, вам необходимо регулярно просматривать свой календарь, список проектов, список следующих действий и список ожидания. Если вы не будете регулярно просматривать их, все ускользнет из рук.

Как часто вам нужно просматривать эти вещи? Так часто, как вам нужно, чтобы ваш разум оставался ясным. Скорее всего, вы будете чаще всего просматривать свой календарь, а затем список следующих действий.

Аллен настоятельно рекомендует проводить еженедельный обзор, во время которого вы собираете все лишнее, обрабатываете свои корзины, проверяете все, обновляете все свои списки и получаете ясность во всем.

Последним столпом GTD является работа. По сути, есть три типа работы, которую вы должны выполнять.

Будут моменты, когда вам придется действовать реактивно, например, когда ваш начальник просит вас сделать что-то в сжатые сроки. Также бывают случаи, когда вы определяете свою работу, например, когда вы обрабатываете и упорядочиваете свои корзины. И бывают случаи, когда вы активно работаете со своими списками «Следующие действия».

При предварительном выборе того, над чем работать дальше, учитывайте следующие критерии:

• Контекст . Некоторые действия можно выполнять только в определенных условиях, например в офисе или во время выполнения поручений. Очевидно, что ваш контекст может ограничивать ваши возможности.
• Доступное время — количество доступного времени часто определяет, какие задачи вы можете выполнять.
• Доступная энергия — Некоторые действия требуют гораздо больше энергии, чем другие. Если задача требует больших затрат энергии, вы хотите сделать ее, когда ваши энергетические уровни самые высокие.
• Приоритет — Из всех действий, которые вы можете предпринять, какое из них принесет вам самые большие результаты?

Соединение столпов вместе

Видите, как взаимосвязаны все столпы достижения цели? Вы захватываете все, что попадается на вашем пути, с помощью ваших корзин. Затем вы обрабатываете все эти элементы и распределяете их по соответствующим категориям. Благодаря регулярному просмотру вы гарантируете, что ничего не ускользнет и все будет правильно организовано. И вы работаете на основе созданных вами списков и категорий.

GTD — это точно настроенная машина, в которой каждая деталь играет важную роль. Когда вы реализуете это в своей жизни, это может значительно повысить уровень вашей продуктивности, а также снизить общий уровень стресса.

Приложения и инструменты для достижения цели

Теперь, когда вы понимаете систему GTD, давайте поговорим об инструментах, которые вам нужны, чтобы заставить ее работать в вашей жизни. Хорошей новостью является то, что GTD может работать со всеми видами инструментов, и вы можете использовать то, что лучше всего соответствует вашему характеру и стилю работы. На самом деле, вам, вероятно, придется немного поэкспериментировать, чтобы выяснить, что вам удобнее всего.

В своей книге Дэвид Аллен пишет:

Ваша продуктивность и креативность резко возрастают, когда вы думаете о нужных вещах в нужное время и располагаете инструментами для воплощения ваших мыслей о добавленной стоимости.

При этом давайте поговорим о некоторых конкретных инструментах и ​​приложениях GTD.

Календарь

Ваш календарь имеет решающее значение для выполнения задач, и вам нужен такой, который был бы легко доступен и которым вы хотели бы пользоваться. Очевидно, что вы можете использовать старомодный бумажный календарь или дневной таймер, если предпочитаете, чтобы все было аналогово.

Планировщик Full Focus и журнал Best Self также подойдут, если вы предпочитаете использовать ручку и бумагу, а не цифровую форму. Оба они разработаны на основе принципов GTD и могут помочь вам реализовать их в своей жизни.

Если вам нужен более высокотехнологичный вариант, вы можете использовать одно из следующих приложений:

Календарь Google

Календарь Apple

Календарь MS Outlook

Фантастический

Any. Do

80690 Входящие

Вам также понадобятся корзины, в которых вы будете собирать всю информацию, которая попадется вам на пути. Как мы отмечали ранее, у вас, вероятно, уже есть некоторые из них, такие как электронная почта, голосовая почта и т. д. Вам также нужна некоторая форма физической корзины, куда вы можете помещать любые физические предметы, которые вам попадутся, такие как заметки, журналы, почта. и т. д.

Если вы будете использовать бумагу (например, Post It) для захвата и сбора предметов, вам также понадобится корзина для них. Когда Дэвид Аллен говорил с The Atlantic, он сказал им, что в значительной степени полагается на бумажные заметки:

Итак, я использую свой маленький бумажник для заметок — именно там рождается большинство идей, в странных и странных маленьких местах, и поэтому у меня есть вездесущий бумажный инструмент. Я делаю заметки, обычно на бумаге, потому что так проще. Он более вездесущ, и мне нравится его ощущение.

Если вы будете использовать какой-либо цифровой диспетчер задач (подробнее об этом через минуту), вам нужно настроить своего рода почтовый ящик, куда вы можете поместить все.

Есть несколько инструментов, позволяющих объединять несколько цифровых корзин вместе, что упрощает обработку всей информации. Например, Franz — это универсальное приложение для общения, которое подключается ко многим другим приложениям, таким как Slack, Skype, Gmail, Outlook, Skype и многим другим. Shift аналогичен и интегрируется даже с большим количеством приложений, чем Franz, включая Evernote, Dropbox, Zoom и другие.

Диспетчер проектов/задач

Чтобы быть в курсе своих проектов и следующих действий, вам понадобится какая-то система управления задачами. Хотя вы, безусловно, можете использовать ручку и бумагу, вы можете добиться большего успеха, если будете использовать цифровое приложение для управления задачами. Эти приложения упрощают сбор информации, а затем организацию этой информации в соответствующие списки и подсписки. Более того, большинство приложений можно использовать как на компьютерах, так и на мобильных устройствах, что означает, что у вас всегда будет к ним легкий доступ.

Некоторые из самых популярных приложений для управления задачами:

Omnifocus

Todoist

Things

TickTick

Все эти приложения хорошо работают с GTD, а некоторые даже намеренно используют его принципы.

Файловая система

Вам также понадобится некоторая форма файловой системы для хранения справочных материалов. Если вы имеете дело с большим количеством бумаги, вам понадобятся картотечные шкафы и папки. Кроме того, вам понадобится цифровая файловая система для документов, аудиофайлов, изображений, PDF-файлов и т. д.

Доступно несколько вариантов цифрового хранилища, каждый из которых имеет свои сильные стороны. Если вы хорошо пишете заметки, вы можете рассмотреть Evernote. Если вы являетесь опытным пользователем Google, Google Диск может быть вашим лучшим выбором, поскольку он также хорошо интегрируется с G Suite и Google Keep. Если вы являетесь пользователем Microsoft, OneDrive — хороший вариант, поскольку он прекрасно интегрируется с другими продуктами Microsoft. И, конечно же, Dropbox — хорошая альтернатива Google и Microsoft.

Начало работы с GTD

Теперь давайте поговорим о реальном внедрении GTD в вашу жизнь. Ведь одно дело говорить об этом на высоком уровне, а совсем другое — начать это делать. Приступая к работе, подумайте о том, чтобы выполнить следующие шаги.

ШАГ 1

Выберите свои инструменты

Если вы хотите, чтобы GTD работал, вам понадобятся правильные инструменты, поэтому первый шаг — выбрать те, которые вы хотите использовать. Теперь, как говорится, не совершайте ошибку, тратя так много времени, пытаясь найти идеальные инструменты, которые вы никогда не начнете. Выберите те, которые кажутся наиболее подходящими для вас, а затем продолжайте двигаться. Вы всегда можете переключить используемые инструменты в будущем.

Реальность такова, что идеального инструмента не существует. Ваш успех или неудача с GTD зависит не от инструментов, которые вы используете, а от вашего стремления действительно добросовестно использовать систему.

ШАГ 2

Выполните первоначальный сбор и захват

Следующим шагом будет первоначальный сбор всех имеющихся у вас открытых петель. Это включает в себя все, что у вас в голове, незакрепленные бумаги, которые у вас есть, сообщения, на которые вам нужно ответить, и т. д. Ваша цель — получить все перед собой. Если вы не соберете все, у вас все равно будут открытые петли, борющиеся за ваше внимание.

Этот первоначальный сеанс сбора займет гораздо больше времени, чем последующие сеансы, и вы можете почувствовать себя немного ошеломленным, когда увидите все. Не волнуйтесь, чем больше вы используете систему GTD, тем проще все становится.

ЭТАП 3

Все прояснить и обработать

После того, как вы все собрали, необходимо прояснить и обработать каждый пункт. Определите, что нужно отправить в корзину, какие задачи и проекты вам нужно выполнить, а что нужно отправить в архив. Если что-то нужно делегировать, назначьте это нужному человеку.

Как и при первоначальном сборе, этот процесс в первый раз займет больше времени, чем обычно. Не расстраивайтесь и не расстраивайтесь. В будущем все будет намного проще.

ШАГ 4

Создайте свои следующие действия

Далее уточните свои следующие действия. Если что-то можно сделать за две минуты или меньше, вырубите это. В противном случае решите, что нужно сделать дальше, чтобы все двигалось. Если для чего-то требуется более одного шага, добавьте это в свой список проектов и решите, какой будет первый шаг в проекте. Если для каких-либо элементов важно время, добавьте дату выполнения или внесите их в свой календарь.

ШАГ 5

Приступайте к работе

Конечной целью GTD является действительное выполнение работы. После того, как вы определили все свои дальнейшие действия, пришло время выбрать задачу и приступить к работе.

ШАГ 6

Просмотр и повторение

Наконец, регулярно просматривайте свои корзины, проекты и следующие действия. Регулярный просмотр поможет вам убедиться, что ничего не ускользнуло от вас, и что вы в курсе всего.

Затем регулярно повторяйте весь процесс. GTD — это мощный цикл, который строится сам на себе. Чем больше вы это делаете, тем легче это становится и тем естественнее это будет казаться вам.

Советы GTD Pro

Есть несколько вещей, которые вы можете сделать, чтобы по-настоящему обогатить свои впечатления от GTD. Хотя Аллен не обязательно говорит об этих вещах в своей книге, это проверенные временем и проверенные стратегии повышения производительности.

Найдите то, что вам подходит

Если вы собираетесь придерживаться GTD, он должен хорошо работать на вас. Не стесняйтесь вносить коррективы или изменения в зависимости от того, что лучше всего подходит для вас. GTD — это не строгий набор правил, которым нужно следовать безукоризненно. Это методология, разработанная, чтобы помочь вам быть продуктивным, даже когда у вас много дел. Если что-то не совсем работает для вас, не придерживайтесь этого жестко.

Создание ритуалов GTD

Ритуал — это действие или серия действий, которые вы последовательно выполняете. Они — неотъемлемая часть вашего дня, и вы выполняете их без особых раздумий и усилий. Утренний кофе — это ритуал, как и чистка зубов перед сном.

Создание ритуалов может быть чрезвычайно полезным, когда дело доходит до реализации ГТД. Например, каждый вечер вы можете уделять 15 минут просмотру разных списков и планировать следующие действия на следующий день. Каждое субботнее утро вы могли пойти в свою любимую кофейню, чтобы сделать еженедельный обзор и подготовиться к предстоящей неделе.

Чем больше вы будете ритуализировать GTD, тем легче вам будет успевать за всем.

Приоритизация наиболее важных задач (MIT)

При создании списка дел на день постарайтесь определить одну или две MIT, на выполнении которых вы сосредоточитесь. Это те задачи, которые будут больше всего двигать иглу для вас. Не работайте ни над чем другим, пока не выполните свои MIT. Как только вы выбьете свои MIT, вы можете перейти к другим вещам.

Съешь эту лягушку

«Съешь эту лягушку» — это фраза, придуманная гуру продуктивности Брайаном Трейси, чтобы описать привычку браться за самую сложную и самую важную задачу первым делом с утра. У вас самый высокий уровень энергии утром, потому что вы еще не потратили много физической или умственной энергии.

Ваша самая важная задача требует максимальных усилий, поэтому вы должны выполнить ее в первую очередь. Не совершайте ошибку, выполняя маловажные задачи, такие как электронная почта или просмотр социальных сетей. Отложите эти дела на потом, когда у вас будет меньше энергии. Таким образом, даже если остаток дня будет непродуктивным, вы все равно сделаете важную работу.

Pomodoro + Next Actions = Win

Метод Pomodoro — это метод повышения производительности, который помогает вам работать целенаправленно, а затем делать стратегические перерывы. Это работает следующим образом:

• Определите свою самую важную задачу.
• Установите таймер на 25 минут.
• Работа над задачей 25 минут (один сеанс Pomodoro).
• Сделайте 5-минутный перерыв.
• После четырех сеансов Pomodoro сделайте 15-20-минутный перерыв.

Использование этого метода при работе со списком следующих действий позволяет сделать гораздо больше. Поскольку все ваше внимание сосредоточено на одной задаче, вы добиваетесь в ней значительного прогресса.

Clear To Neutral

Clear To Neutral — это привычка сбрасывать вещи, чтобы они были готовы к немедленному использованию в будущем. Когда ресторан закрывается на ночь, они тщательно моют гриль, чтобы его можно было использовать на следующий день. Если они этого не сделают, они не смогут эффективно работать.

Внедрите такую ​​же привычку в свою работу. Когда вы закончите задачу, перезагрузите свое рабочее пространство. Закройте открытые вкладки и приложения. В конце дня очистите свой рабочий стол от беспорядка. Это устранит трения из вашей жизни и настроит вас на успех на следующий день.

Ожидается 10-кратное повышение производительности

Это правда, что реализация Getting Things Done требует времени и усилий. Но это стоит того. Вместо того, чтобы чувствовать, что у вас на уме миллион вещей, которые вас напрягают, ваш ум спокоен и чист, как вода. Вы можете сосредоточиться на работе, зная, что можете доверять своей системе, которая будет держать вас в курсе. Вам не нужно беспокоиться о том, что вещи провалятся сквозь трещины.

Так что работайте. Выберите свои инструменты GTD и начните собирать, обрабатывать и уточнять вещи, которые встречаются на вашем пути. Создайте свои списки следующих действий и начните выбивать эти пункты.

10-кратная производительность ждет вас.

Дополнительные ресурсы

Дополнительные советы и стратегии можно найти в постах ниже.

Последнее обновление: 29 апреля 2022 г.

Читать далее

Последнее обновление: 5 января 2021 г.

Читать далее

Последнее обновление: 11 декабря 2020 г.

Читать далее

Последнее обновление: 30 декабря 2021 г.

Читать далее

Последнее обновление: 14 декабря 2020 г.

Читать далее

Последнее обновление: 10 декабря 2020 г.

Читать далее

У нас также есть лучший подкаст о продуктивности, The Productivity Show, в котором мы углубляемся. Ниже вы найдете несколько лучших эпизодов на эту тему.

11 мая 2021 г.

3 февраля 2021 г.

3 февраля 2021 г.

3 февраля 2021 г.

3 февраля 2021 г.

Приведение дел в порядок: метод GTD в 5 шагах

Вы всегда откладываете задачи на последнюю минуту? Вы не спите по ночам, беспокоясь о предстоящих встречах? Вы чувствуете себя подавленным всеми своими обязательствами? Тогда вы идеальный кандидат на Приведение дел в порядок Система самоуправления.

Содержание

1. Что такое метод Getting Things Done?
2. 5 этапов метода GTD
   1. Шаг 1: захват
   2. Шаг 2: Уточнение
   3. Шаг 3: Организация
      1. Календарь
      3. Следующие действия
      9007
      5. Следующие действия

      007

      7. Следующие действия
      8. .
      9. Шаг 5: Задействовать
         1. Контекст
         2. Доступное время
         3. Energy доступен
         4. Приоритет
   4. Сильные и слабые стороны GTD
      1. Сильные стороны
      2. Слабые стороны
   5. Сумма: все это работает, но все это не для всех, что было для всех
   9004 4004.

   Getting Things Done (GTD) — это система управления временем и системы повышения производительности , которая помогает выполнять задачи и выполнять обязательства без стресса и эффективно, используя комплексную систему списков и календарей.

   Основная идея метода GTD заключается в том, чтобы записывать все свои задачи в письменном виде, чтобы ничего не забыть. В конечном итоге вы будете менее напряжены, потому что вам не нужно будет все запоминать. А так как вам не придется постоянно вспоминать о важных задачах, ваш разум будет меньше зацикливаться на запланированных задачах в неудобное время дня. Другими словами, вы будете меньше спать, беспокоясь о том, что вам нужно сделать. Благодаря письменной организационной системе вы можете быть уверены, что все сделаете вовремя и ничего не забудете. Ваш разум может по-настоящему расслабиться, когда придет время отдыхать, и лучше сосредоточиться на текущих задачах, потому что больше ничего не будет крутиться в глубине вашего сознания.

   В этом методе вы разбиваете большие задачи на меньших подзадач и устанавливаете для них конкретные сроки . Регулярная проверка гарантирует, что вы будете отслеживать все свои задачи и проекты, выявлять слабые места в вашей системе и вносить улучшения.

   Консультант по продуктивности из США Дэвид Аллен разработал эту систему и представил ее в своей одноименной книге «Как привести дела в порядок» в 2001 году. Метод «Как привести дела в порядок» завоевал миллионы последователей по всему миру с тех пор, как книга была опубликована.

   5 шагов метода GTD

   Метод GTD состоит из пяти шагов, которые вы выполняете в определенной последовательности. Мы рассмотрим их подробнее ниже:

   Приведение дел в порядок за 5 шагов: зафиксируйте, проясните, упорядочите, обдумайте и вовлеките

   Шаг 1: зафиксируйте

   Соберите все свои задачи, встречи и идеи в почтовые ящики. Это не обязательно должны быть физические входящие лотки . Почтовый ящик может быть любой организационной системой, которая позволяет вам фиксировать информацию в письменном виде. Это означает, что вы можете использовать как цифровые, так и аналоговые почтовые ящики, такие как почтовый ящик электронной почты, Evernote или OneNote, физические лотки или вертикальные системы хранения документов. Этот первый шаг может занять несколько дней, когда вы впервые начинаете использовать метод «Приведение дел в порядок». После этого вы просто добавляете новые задачи, встречи и идеи в свои почтовые ящики по мере их возникновения. Это редко занимает больше нескольких минут.

   Шаг 2: Уточнить

   Вам необходимо просмотреть и обработать все, что вы собрали в своих почтовых ящиках. Это означает, что вы должны решить, каковы места в системе Getting Things Done. Задайте себе следующие вопросы по каждому пункту:

   • Что это за задача?
   • Можно ли действовать?
   • Какое следующее действие?

   При просмотре своих почтовых ящиков ничего не кладите обратно в почтовый ящик. Решите, где находится каждый предмет.

   Если никакие действия невозможны или необходимы, выберите один из трех вариантов:

   • Уничтожить
   • Поместить в список «Может быть/когда-нибудь»
   • Заархивировать для справки
   задачи по объему, важности и срочности, чтобы вы могли выполнить каждую в нужное время.

   Шаг 3: Организуйте

   Сначала назначьте все активные элементы во временные лотки или поместите их в списки и обрабатывайте их оттуда.

   Календарь

   Внесите в календарь только встреч . Добавьте задачи, которые необходимо выполнить, в список «Следующие действия» или запишите их как проект и разбейте на более мелкие действия.

   Проекты

   Любая задача , требующая более одного действия , является проектом в методе GTD Дэвида Аллена. Проект может быть чем угодно: от ремонта вашего дома до профессиональной маркетинговой кампании продукта. Внесите все свои проекты в список проектов , который вы регулярно просматриваете. Затем вы определяете следующие действия для своего проекта и вводите для него конкретные сроки в своем календаре. Кроме того, ведите список напоминаний обо всех задачах, которые вы делегировали другим. Это позволяет вам отслеживать задачи, которые другие делают для вас.

   Следующие действия

   Сохраните отдельный список всех следующих действий, которые не относятся к конкретному проекту . В зависимости от объема ваших задач вы также можете хранить несколько контекстно-зависимых списков для личных задач, рабочих задач, телефонных звонков, поручений и т. д.

   Ожидание

   Также сохраните список напоминаний для всех делегированных задач вне проектов. Установите даты, чтобы следить за тем, как далеко они продвинулись в выполнении задачи.

   Шаг 4: размышление

   Вы обретете ясность, организовав свои задачи и встречи, но одного этого будет недостаточно, чтобы повысить вашу производительность и гарантировать, что вы сделаете все в отведенное время. Для этого вы должны регулярно просматривать свои списки .

   Вы должны убедиться, что ваша система обновлена, иначе вы не сможете сосредоточиться на стоящей перед вами задаче, не думая о том, не пропустили ли вы встречу.

   Просматривайте свой календарь несколько раз в день и проверяйте свои списки дел не реже одного раза в день , чтобы выбрать следующую задачу. Очищайте свои почтовые ящики один раз в день.

   В методе GTD вы делаете еженедельный обзор один раз в неделю. Этот обзор состоит из следующих шагов:

   • Опустошите голову: В конце недели записывайте все идеи, которые приходят вам в голову.
      
   • Входящие: Разместите новые задачи, идеи и даты там, где они должны находиться в системе GTD.
      
   • Список дел: Актуален ли список? Вы вычеркнули все выполненные задачи? Каковы ваши предстоящие действия в течение следующих нескольких дней?
      
   • Списки проектов: Актуален ли список? Выполнили ли вы хотя бы одно следующее действие на прошлой неделе, чтобы продвинуть ваш проект (ы) вперед?
      
   • Списки «Может быть/когда-нибудь» Вы хотите перенести некоторые элементы из этого списка в список проекта и обработать их сейчас?
      
   • Календарь: Актуален ли ваш календарь? Вы действительно пришли на все встречи? Каковы ваши предстоящие встречи? Вы ввели все свои встречи?
      
   • Список ожидания: Каков текущий статус делегированных действий? При необходимости свяжитесь с коллегами.

   Шаг 5: Задействовать

   В методе GTD вы используете четыре критерия , чтобы решить, что делать дальше: Контекст , доступное время , доступная энергия и приоритет .

   В системе «Getting Things Done» вы должны учитывать четыре фактора, чтобы принять взвешенное решение о том, какое задание выполнить следующим.

   Context

   Вы создали хотя бы один список дел в своей системе Getting Things Done. Поскольку в вашей жизни обычно много разных контекстов (работа, семья, хобби), вам следует создать разные списки, называемые контекстными списками . Таким образом, вам не придется пробираться через огромный список дел, чтобы принять решение о следующем действии. Вы можете просто просмотреть свои краткие списки контекстов.

   Всякий раз, когда у вас есть свободное время, которое вы хотите использовать продуктивно, сначала спросите себя: В каком контексте я нахожусь? Что я могу сделать прямо сейчас? Если вы сидите в приемной в кабинете врача и хотите использовать свое время с умом, вам, вероятно, не стоит делать конфиденциальные телефонные звонки по работе. Но вы определенно можете ответить на несколько коротких электронных писем или отправить сообщение друзьям.

   Доступное время

   Сколько времени у вас есть прямо сейчас? Если вы в машине и находитесь в 15 минутах от пункта назначения, не стоит начинать телефонный звонок, который, как вы знаете, займет час вашего времени. Лучшим выбором может быть остановка в супермаркете, чтобы вычеркнуть некоторые вещи из своего списка покупок.

   Доступная энергия

   Уровень вашей энергии колеблется в течение дня. У всех нас немного разные биоритмы. Наблюдайте за изменением своего уровня энергии в течение дня в течение недели, чтобы узнать, когда у вас пика энергии и минимума. В будущем планируйте задачи, которые требуют от вас полной концентрации и производительности, в то время, которое соответствует вашему биоритму, когда вы чувствуете себя энергичным и готовым к выполнению задачи. Возможно, вы захотите подготовить важную презентацию утром, а не в середине дня. Или, если вы обычно более продуктивны днем ​​и вечером, перенесите свои задачи на это время.

   Приоритет

   Если вы сузили возможные действия по трем критериям и имеете разные варианты, пусть приоритет решает за вас: Какая задача важнее? Начните с этой задачи.

   Допустим, вы находитесь в офисе, и у вас есть час свободного времени до оценки эффективности. Вы можете вычеркнуть несколько телефонных звонков из своего списка, написать отчет или продолжить работу над идеей семинара. Поскольку семинар будет проходить через три дня, а вы еще не подготовились, вы выбираете это задание. Он имеет приоритет. Отчет, с другой стороны, является обычным отчетом, и телефонные звонки могут подождать несколько дней.

   Сильные и слабые стороны GTD

   Метод GTD является поляризующим. У него много восторженных последователей, но также и много критиков.

   Сильные стороны

   Надежность : Система гарантирует, что вы выполните все свои задачи (вовремя). Если вы часто пропускаете встречи, метод GTD может оказаться большим подспорьем.

   Комплексная организация: Getting Things Done предоставляет вам единую организационную систему для всех ваших проектов, как личных, так и связанных с работой. Так вы с меньшей вероятностью потеряете фокус.

   Помогает выполнять дела вовремя. : GTD не дает вам перегружаться, потому что он разбит на такие этапы, как организация, обдумывание и вовлечение. Этот метод разбивает большие проекты на более мелкие подзадачи, что упрощает начало работы над проектом.

   Четкая структура: Многочисленные списки и наводящие вопросы метода гарантируют, что вы используете свое свободное время эффективно и не будете прыгать между задачами случайным образом, что снижает вашу производительность.

   Свобода : Каким бы подробным ни был метод GTD, он дает вам большую свободу в течение дня. Он не диктует конкретного ежедневного или еженедельного расписания. Вам решать, какую задачу выполнять следующей. Это может мотивировать, но некоторые люди также считают это слабостью.

   Слабые стороны

   Никакой помощи в расстановке приоритетов: Приоритеты играют второстепенную роль в достижении цели. Система в первую очередь следит за тем, чтобы вы ничего не забыли и эффективно использовали свободное время. Но если вы хотите убедиться, что правильно расставляете приоритеты, вам нужно дополнить GTD другими методами, такими как матрица Эйзенхауэра.

   Нет недельной или ежедневной структуры: «Как привести дела в порядок» не поможет вам оптимизировать еженедельное или ежедневное планирование. Методология GTD не поможет, если вам обычно трудно ставить цели, определять следующие шаги и эффективно структурировать свой день. Такие системы, как метод ALPEN, лучше подходят для ежедневного планирования.

   Сложная система: Вы не можете научиться вести дела за пять минут и попрактиковаться за один день. Если вы хотите эффективно использовать систему, вы должны понять ее в деталях и последовательно практиковать. Все или ничего. Например, этот метод не будет столь эффективным, если вы пропустите еженедельные обзоры или не научитесь разбивать свои списки дел на контекстные списки.

   Слишком много новых привычек для изучения: Когда вы начинаете использовать метод GTD, вы сталкиваетесь с необходимостью изменить множество привычек за короткое время. Вы должны регулярно очищать свои почтовые ящики, находить время для просмотра списков проектов и списков ожидания и выработать привычку вести контекстные списки.

   Это основная критика Getting Things Done: такое количество корректировок может быть ошеломляющим. Если вы изо всех сил пытаетесь установить новые привычки, вы можете найти другую организационную технику, которая лучше подходит вашей личности.

   Резюме: Приведение дел в порядок работает, но не для всех

   Приведение дел в порядок — это эффективный метод управления собой. Бесчисленные сторонники засвидетельствовали его успех. Но GTD — не простая методология.

   Getting Things Done отлично подойдет, если вы предпочитаете высокоаналитический и структурированный подход и уже имеете некоторое представление о своих целях и приоритетах. Если вам доверили множество различных задач, система может стать практичным инструментом для обеспечения еще большей ясности.

   Однако метод GTD обычно является излишним, если вы участвуете в относительно небольшом количестве проектов и не имеете слишком большого количества различных личных и профессиональных обязанностей. В таком случае обычно достаточно вести упорядоченный календарь, иметь один список дел для рабочих задач и еще один для личных дел, а также каждую неделю выделять время на очистку почтового ящика.

   • 19.12.19
   • Производительность
   Статьи по теме
   • 19.11.2019
   • Развивайте свой бизнес

   ABC-анализ определяет, какие товары или клиенты приносят наибольшую прибыль. Он присваивает отдельные элементы определенным категориям в зависимости от того, какой вклад они вносят в общую стоимость. Это позволяет легко определить, какие элементы очень важны и должны быть приоритетными (категория A), а какие вносят лишь небольшой вклад в общую стоимость (категория C).

   • 02.09.2020
   • Производительность

   Вы слышали о целях SMART, но никогда не использовали организованный и эффективный метод постановки целей? Мы объясним преимущества целей SMART, как использовать эту технику для достижения личных и деловых целей и на что следует обратить внимание при использовании этого метода. Потому что, как и у всех методов, у SMART-целей есть свои недостатки.

   • 22.08.2019
   • Производительность

   Отвлекающие факторы и многозадачность — одни из величайших убийц продуктивности нашего времени. С помощью техники Pomodoro вы научитесь целенаправленно выполнять одну задачу, что значительно повысит вашу продуктивность и улучшит качество вашей работы. Узнайте, какие еще преимущества дает эта техника тайм-менеджмента, как ее можно использовать и какие приложения могут вам помочь.

   • 19.11.2019
   • Производительность

   Ваш список дел становится все длиннее? Вы чувствуете, что время постоянно ускользает от вас? Если вы хотите быть более продуктивным и эффективным, вам могут помочь методы тайм-менеджмента. Вы можете использовать проверенные стратегии для расстановки приоритетов, планирования и эффективного выполнения задач и более быстрого достижения целей. В этом руководстве мы познакомим вас с лучшими методами тайм-менеджмента, чтобы повысить эффективность и получить…

   • 19.08.2020
   • Производительность

   Просто мыслите позитивно и все получится? Независимо от того, бизнес это или частный контекст, вряд ли какие-либо планы увенчаются успехом при таком подходе. Метод WOOP сочетает в себе проверенные методы достижения целей и выработки новых привычек. Вместо того, чтобы просто игнорировать потенциальные препятствия, стратегия WOOP явно учитывает их в своих планах.

   Как использовать метод Getting Things Done (GTD)

   Автор Тамал Дас

   Опубликовано 7 июля 2021 г.

   Делиться Твитнуть Делиться Электронная почта

   «Как привести дела в порядок» Дэвида Аллена — один из основных продуктов личной и профессиональной продуктивности. Вот как вы можете его использовать.

   Вам кажется, что вы обрабатываете несколько задач и проектов в своей голове, но на самом деле не завершаете их? Когда вы много думаете о задачах, проектах и ​​целях, вашему уму становится сложно сосредоточиться на производительности.

   Благодаря систематическому управлению задачами программа Getting Things Done (GTD) помогает снизить умственное напряжение. Узнайте больше о методе GTD, процессах и способах организации эффективного выполнения задач.

   Что такое метод достижения цели (GTD)?

   Пять шагов, а именно «Захват», «Прояснение», «Организация», «Просмотр» и «Вовлечение», составляют систему GTD, которая повышает продуктивность профессионалов или фрилансеров на работе или дома.

   Вам потребуется потратить несколько продуктивных часов на настройку метода GTD и его инструментов. Однако такое небольшое вложение энергии и времени окупится на всю оставшуюся жизнь, если вы будете постоянно практиковать его.

   По мере внедрения системы GTD для каждой профессиональной или личной задачи вы начнете замечать следующие преимущества:

   1. Вы сэкономите больше времени и сможете достичь правильного баланса между личной и профессиональной жизнью.
   2. Благодаря управлению задачами вы станете более эффективными и продуктивными. Таким образом, вы будете в конечном счете свободны от психического стресса.
   3. Вы можете не навредить проекту, сосредоточившись на более важных задачах.
   4. Вы становитесь более креативными, поскольку вашему разуму не приходится обрабатывать ненужные данные.

   Когда следует применять метод GTD

   Вы можете практически применять систему GTD для выполнения любых профессиональных или личных обязанностей. Фрилансеры и профессионалы, выполняющие множество задач, должны практиковать GTD, чтобы оставаться продуктивными. Сценарии реальной жизни, которые лучше всего подходят для системы GTD:

   1. Вы боитесь, что можете забыть о маленьких, но важных задачах любого проекта.
   2. Вы не уверены, что успеваете за всем.
   3. Вы играете несколько ролей в своей профессиональной и личной жизни.
   4. Вы часто инициируете различные проекты, но не можете завершить их вовремя.
   5. Вы никогда не пробовали подход «Getting Things Done» для управления задачами.

   Как работает метод GTD

   Шаг первый: захват

   Дэвид Аллен, разработчик метода GTD, уделяет особое внимание фиксации задач и идей в письменной форме или сохранению в цифровом виде, чтобы не напрягать ум.

   Следовательно, вам нужно немедленно хранить события, идеи, встречи, задачи, задачи, подзадачи, ссылки на проекты и т. д. в папке «Входящие». Этот почтовый ящик может быть бумажной файловой системой или приложениями, такими как Gmail, Yahoo Mail, Evernote, OneNote и т. д.

   Папка «Входящие» — это визуальное представление элементов, о которых вам нужно регулярно заботиться на работе или дома. Это первый шаг к рабочему процессу управления личным временем на основе GTD. Этот шаг требует много энергии и времени, так как вам нужно пройти обширный мыслительный процесс, чтобы собрать все задачи и идеи в одном месте.

   Вы можете эффективно регистрировать все задачи в своем почтовом ящике GTD, используя приложения для управления временем на основе GTD, такие как Trello, Asana, Notion, Evernote, nTask, ClickUp и т. д.

   Шаг второй: уточнение

   После того, как вы заполнили папку «Входящие» GTD идеями и задачами, вам нужно преобразовать эти беспорядочные элементы в действенные шаги. Следуйте приведенному ниже контрольному списку для всех элементов вашего почтового ящика:

   1. Немедленно выполните задание, если оно занимает менее двух минут.
   2. Если проект позволяет, ищите возможности делегирования задач.
   3. Поместите справочные элементы, такие как документы, файлы, контактную информацию и т. д., в раздел комментариев для конкретной задачи.
   4. Если вам нужно выполнить задачу в будущем, назначьте срок выполнения.
   5. Удалите все элементы, не относящиеся к личному или профессиональному контексту.

   Связанный: Руководство для начинающих по использованию Asana для отслеживания любого проекта

   Шаг третий: организовать

   Чтобы упорядочить свои задачи, вам необходимо внести их во временный список дел для дальнейшей обработки на основе следующих элементов:

   1. Календарь: Вам необходимо внести встречи в свой календарь. Вы можете начать использовать приложения-календари, так как они более эффективны, чем бумажные календари.
   2. Следующие действия: Задачи, которые не подходят ни для одного проекта, должны быть в списке «Следующие действия». У вас могут быть различные контекстно-зависимые списки, такие как домашние дела, личные, рабочие, телефонные звонки и т. д.
   3. Проекты: Вам необходимо организовать проекты в отдельный список на основе контекста. Назначайте конкретные сроки для каждой задачи проекта и ежедневно просматривайте список проектов.
   4. Ожидание: Если вы делегируете некоторые задачи проекта другим, вам следует вести список напоминаний для этих задач.

   Списки дел и приложения для создания заметок, такие как TickTick, Todoist, Firetask, Hitask, Evernote и т. д., помогают упорядочивать и просматривать списки дел.

   Шаг четвертый: активировать

   Вы систематически определяете, что делать дальше на шаге «Задействовать», используя следующие четыре критерия:

   1. Контекст: У вас будут разные задачи, связанные с работой, жизнью и хобби. Они известны как контексты. Вам нужно создать отдельные списки дел для каждого из этих контекстов.
   2. Доступное время: Если у вас есть около 15 минут на дорогу до места назначения, вы, вероятно, можете остановиться в продуктовом магазине, чтобы купить продукты, указанные в вашем списке покупок.
   3. Энергия Доступно: Планируйте сложные задачи на время, когда вы более энергичны. Оставьте простые задачи на часы с низким уровнем энергии.
   4. Приоритет: Вы также можете определить, что делать дальше, в зависимости от приоритета задач в списке дел.

   Инструменты управления задачами, которые следуют методу GTD, позволят вам добавлять настраиваемые представления задач с фильтрами. Этими фильтрами могут быть приоритет, срок выполнения, правопреемник, ключевые слова, дата создания и т. д. Такие приложения также автоматизируют метод GTD с помощью таких представлений, как «сегодня», «предстоящие», «просмотр следующего», контексты с помощью метки и т. д.

   Связано: лучшие возможности nTask для удобного управления проектами

   Шаг пятый: обзор

   Просмотр элементов GTD, таких как записи календаря и списки дел, поддерживает вашу систему GTD в актуальном состоянии. В методе GTD вы можете практиковать еженедельные обзоры для достижения наилучшего результата. Этап обзора позволяет уточнить рабочие процессы управления временем и определить следующие шаги.

   Инструменты управления задачами, которые вы можете использовать для Getting Things Done, автоматизируют этап проверки. Такие приложения, как Infinity, Trello, Asana, Todoist и т. д., поставляются со встроенными шаблонами обзоров GTD. Эти шаблоны предоставляют все контрольные точки, которые вам необходимо пройти для успешного еженедельного обзора вашего рабочего процесса GTD для любого проекта или задачи.

   Приложения также позволяют настраивать эти шаблоны отзывов в соответствии с потребностями вашего проекта. Например, вы можете создать двухмесячный обзор, а не еженедельный. Вы можете создавать комментарии к задачам или подзадачи, чтобы определить свои еженедельные размышления и сосредоточиться на следующей неделе.

   Станьте более продуктивным с помощью системы Getting Things Done

   Метод

   GTD разбивает весь процесс управления задачами на пять простых шагов: захват, уточнение, организация, обзор и участие. Система GTD и инструменты для достижения цели помогают вам использовать возможности мозга больше для выполнения задачи, чем для непродуктивных мыслей.

   Для оптимальной производительности знайте, как выбрать лучшее приложение для управления задачами, регулярно применяя метод GTD.

   Онлайн-руководство по управлению задачами: 10 советов по выбору правильного приложения

   Читать Далее

   Делиться Твитнуть Делиться Эл. адрес

   Похожие темы

   • Производительность
   • ГТД
   • Управление задачами
   • Управление проектами
   • Советы по повышению производительности

   Об авторе

   Тамал Дас (опубликовано 321 статья)

   Тамал — внештатный писатель в MakeUseOf. Получив значительный опыт в области технологий, финансов и бизнес-процессов на своей предыдущей работе в ИТ-консалтинговой компании, 3 года назад он занялся писательской деятельностью. Хотя он и не пишет о производительности и последних технических новостях, он любит играть в Splinter Cell и смотреть Netflix/Prime Video.

   Еще от Тамала Даса

   Подпишитесь на нашу рассылку

   Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

   Нажмите здесь, чтобы подписаться

   Getting Things Done (GTD) — простое и практичное руководство

   Getting Things Done (GTD) — это одно из из самых популярных систем личной продуктивности. Разработано Дэвида Аллена, первая версия одноименной книги вышла в 2001 года, и спустя 20 лет можно смело сказать, что система выдержала испытание время.

   Слоган для фреймворка: «искусство продуктивной работы без стресса» и предлагает набор инструментов, методов, и рекомендации по производительности.

   Использование системы GTD должно помочь вам быть более расслабленным на работе, добиваться большего, быть более творческим и следить за всем решающий, , а именно все важные вещи в вашей работе и личной жизни.

   Итак, основная идея ГТД система должна записывать все, что относится к делу (задачи, интересы, проекты, другие важные информацию) в уме, фиксируя ее на бумаге или в цифровом виде, а затем разбивая элементы на действенные рабочие элементы, всегда зная, что следующий шаг.

   Единственный потенциальный недостаток Система Getting Things Done заключается в том, что она может быть немного сложной. отсутствие ежедневной/еженедельной структуры (такой как в SCRUM) и рекомендаций для определения приоритетов задания также могут быть слабостью.

   Тем не менее, в этой статье мы рассмотрим самые важные идеи GTD, чтобы вы могли быстро протестировать систему и посмотрите, работает ли это для вас ; и даже если это не работает для вас в целом, вы определенно обнаружите, что многие неотъемлемые части системы представляют ценность советы по продуктивности.

   Рабочий процесс Getting Things Done

   Рабочий процесс Things Done состоит из пяти шагов , которые помогут вам добиться большего задачи на более мелкие управляемые шаги. а потом сразу делать те мелкие шаги, ведущие к желаемому результату.

   Пять шагов, на которых На чем основан рабочий процесс:

   1. Захват
   2. Процесс
   3. Организовать
   4. Обзор / Reflect
   5. Engage

   Рассмотрим подробнее каждый шагов GTD в рабочем процессе:

   Шаг 1: Захват

   Захват всего снаружи разум имеет решающее значение, так как наш мозг гораздо лучше обрабатывает, чем хранение данных.  

   Построение системы, позволяющей держать все вне поля зрения (часто называется «второй мозг») высвобождает наши способности и делает нас более продуктивными в интеллектуальные, творческие или аналитические задачи.

   Кроме того, имея все важные информация, хранящаяся в одном месте, может помочь вам выбрать приоритеты и сосредоточиться на самые важные задачи намного проще.

   Таким образом, в качестве первого шага в GTS вам следует фиксируйте все, что приходит вам в голову; каждая идея, задача или что-либо еще что стоит запомнить (что почитать и посмотреть, заметки, счета и т. д.). Захватывать все в папке «Входящие», чтобы разгрузить свой разум.

   Думать может только незагруженный ум четко и производить элитные результаты. Кроме того, главная сила ваш ум предназначен для создания идей, а не для удержания и запоминания их.

   Важно, чтобы y не обрабатывать предметы при их захвате, даже если у вас есть соблазн сделать это; но более того, важно также регулярно очищать почтовый ящик. Вещи не просто накапливаться, а регулярно обрабатываться.

   Шаг 2: Процесс

   За каждый захваченный предмет приходит самый важный вопрос, а именно: «Каким должно быть следующее действие для предмета?»

   Это основа философии «Getting Things Done» — фиксировать все, что вам нужно выполнить, будучи достаточно дисциплинированным, чтобы принимать решения о том, что делать с каждым пунктом и, наконец, выполнять каждую задачу безупречно.

   Итак, после вас захватить все элементы, относящиеся к определенному моменту, второй шаг — проанализировать их и решить, что конкретно делать с каждым пунктом. При обработке вы должны сначала разделить каждый элемент на действенные или недействующие элементы:

   Если элемент недействителен (например, документ,

   • Удалить
   • Архивировать
   • Отложить

   решить:

   • Выполнить
   • Делегировать
   • Отложить

   Во время выполнения примите во внимание следующее:

   • Если выполнение элемента занимает менее 2 минут, вам следует сделать это немедленно.
   • Если предмет имеет смысл, делегируйте его.
   • Если что-то будет сделано в ближайшем будущем, назначить срок исполнения. У каждого срочного элемента должен быть срок выполнения.
   • Предоставьте контекст и справочные элементы для каждого например, документы, файлы, контакты и т. д.

   При обработке элементов важно быть как можно более конкретным и действенным.  

   Быть конкретным и действенность дает ясность в отношении того, что именно должно быть выполнено, и мотивирует нас выполнить следующий шаг; но прежде чем приступить к задачам, есть еще два шага сделать:

   Шаг 3: Организация

   После обработка, организация предметов вступает в игру. Организация заключается в размещении предметов где они принадлежат, и предоставление всего необходимого для их участия. При организации следует сделать четыре основных вещи:

   1. Поставить пункт в четыре из основных списков действий (проекты, следующее действие, ожидание для, календарь).
   2. Файл задачи под разными лейблами.
   3. Обеспечить элементы с контекстом — контекст — это все, что вам нужно для выполнения действие, и это может быть место, инструмент или человек.
   4. Бездействовать предметы, представляющие ценность, должны храниться в цифровом или бумажном архив. Как уже упоминалось, недействующие предметы можно поместить в корзину (удалить), хранится как эталон (в архиве) или помещается в инкубацию, что означает, что он может быть нужно позже (отложено).

   Основные средства повышения производительности в помощь вам организовать все по системе ГТД являются картотекой система, приложение для создания заметок, календарь и корзина.

   Шаг 4. Просмотрите и подумайте

   Цель размышления – сделать уверен, что все в курсе. Нет смысла иметь начальника система производительности, если она не актуальна и регулярно «ухожена».  

   Когда просматривая, вы должны обновить свои списки, удалить ненужные элементы, добавить или удалить ссылки и т. д.

   Вы должны делать рецензирование не реже одного раза в неделю.

   Шаг 5: Задействовать

   Финал шаг после сбора и определения элементов, требующих принятия мер, а также надлежащей регистрации и просмотреть их — значит приступить к работе над выбранными задачами. Прежде чем заниматься любые задачи, вы должны убедиться, что:

   • У вас есть правильный контекст для задач. Как уже упоминалось, контекст — это то, что вам нужно для выполнения действия,
   • у вас есть достаточно времени ,
   • у вас достаточно энергии ,
   • и что задачи имеют наивысший приоритет .

   На основании пятиэтапный рабочий процесс, каждый обработанный элемент в списке «входящие» (входящие) может оказаться в одна из восьми конечных точек:

   СПИСКИ ДЕЙСТВИЙ

   1. До немедленно – за каждую задачу, которая занимает менее двух минут
   2. Следующий список действий – основной список задач, где каждый пункт снабжен контекст
   3.   Проект планирование — пункт, который необходимо разбить на практические шаги и результат определен. В системе Getting Things Done проекты — это любой элемент для выполнения которого требуется более двух шагов.
   4. Календарь — все пункты, которые вы должны сделать в определенную дату или в определенное время, положи сюда.
   5. Представительство list / Ожидание списка — когда вы делегируете элемент и ждете кого-то еще, чтобы заполнить его

   ДРУГИЕ СПИСКИ

   1. Возможно когда-нибудь список – проекты, которые вы, возможно, захотите реализовать когда-нибудь в будущее
   2. Ссылка – все, что вам может понадобиться в какой-то момент в будущем в качестве справки, например закладки, формальные и официальные документы, заметки, счета и т. д.
   3. Мусор – вы должны поместить каждый элемент, который не имеет действенной или справочной ценности, в мусор

   Очень важно помнить выбирать элементы для взаимодействия на основе приоритета, доступного контекста и время и энергия, которыми вы располагаете.

   Пять направлений деятельности и пять фаз планирования проекта

   Помимо полного контроля над рабочий процесс и приоритеты, перспектива также является одним из ключевых элементов философия «Как привести дела в порядок».

   Дэвид Аллен предлагает восходящий подход, так как может быть трудно сосредоточиться на «общей картине», если вы не иметь контроль над ежедневными задачами, которые необходимо выполнить. Овладев нижним горизонты фокуса, вы можете затем перейти к более высоким уровням планирования.

   Горизонты

   • Взлетно-посадочная полоса (земля): Текущие действия
   • Horizon 1 (10 000 футов): текущие проекты
   • Horizon 2 (20 000 футов): области внимания и ответственности
   • Horizon 3 (30 000 футов): цели на 1–2 года
   • Horizon 4 (40 000 футов): планы на 3–5 лет
   • Horizon 5 (50 000 футов): жизнь

   достижение максимальная продуктивность и превосходное планирование вашей работы и личной жизни, вы должны учитывать все пять горизонтов.

   Точно так же, когда вы сосредоточены на при выполнении проектов следует учитывать, что каждый проект проходит через пять этапов планирования. фазы:

   Определение цели

   В каждом проекте вы следует сначала спросить себя «почему?» Начните с того, почему принцип, который помогает прояснить фокус, выровнять ресурсы и эмоционально мотивировать себя. Это дает сильную цель проекту, и без цели сложно что-то сделать.

   Видение результата

   Мы приносим наши внимание на то, что соответствует нашему видению. Итак, очень важно Имейте в виду картину желаемого конечного результата, прежде чем мы начнем с проект. Это обеспечивает четкую цель, к которой мы хотим двигаться.

   Мозговой штурм

   Ни один проект не имеет линейного путь к успеху. Это означает, что мы должны решить много проблем на пути, используя наше творчество. Мозговой штурм помогает нам в этом, так как мы можем определить лучшие идеи о том, как перейти от нашего текущего состояния к желаемому результату. Мозговой штурм также помогает нам сосредоточиться на теме и тренировать нашу креативность. мышцы, чтобы найти разные и нестандартные решения.

   Организация

   Когда мы знаем, почему мы хотим сделать что-то, чего именно мы хотим добиться, и какой возможный творческий способов добиться этого, важно организовать все данные таким образом, чтобы вещи действенные. Организация состоит из идентификации различных частей проекта, рассортировав их по категориям, учитывая все необходимые детали для выполнение, а затем расстановка приоритетов.

   Определение следующих действий

   Получение все, что сделано, всегда связано с выяснением того, каким будет следующий шаг. При планировании проекта, крайне важно, чтобы у вас был план следующего действия в каждой части проекта, устранив все потенциальные узкие места. Нет смысла в иметь лучший план, если вы не выполняете его и не получаете запланированную работу Выполнено.

   Кроме того, Получение Things Done рекомендует контролировать свои проекты, задачи и другие обязательств двумя способами:

   • По горизонтали – Средства горизонтальной центровки чтобы вы осуществляли контроль с максимально возможной последовательностью среди различные проекты и мероприятия, в которых вы участвуете.
   • Вертикально – Вертикальное выравнивание означает что вы контролируете свое мышление и исполнение среди отдельных проектов или тем в твоей жизни.
   
   

   Лучшие советы по продуктивности в работе «Как привести дела в порядок»

   Главное управление временем советы из философии Getting Things Done, о которых стоит помнить:

   1. Убедитесь, что вы следите за всем, что происходит. в своей жизни, и не держите это в своем мозгу, фиксируйте все в своем «второй мозг», и помните, самое важное, с чем нужно иметь дело, это тот, который у вас на уме больше всего.

   2. Не иметь открытых петель (любой предмет, которого нет на месте). так и должно быть), которые отвлекают ваше внимание, и не перегружайте не следуя намеченным результатам и не устанавливая приоритеты соответственно. сам мир никогда не бывает подавляющим или запутанным, только мы можем быть подавлены и сбит с толку в зависимости от того, как мы взаимодействуем с миром.

   3. Если вы чувствуете тревогу или чувство вины, это, вероятно, не потому, что у тебя слишком много на тарелке, а из-за того, что ты сломал согласие с самим собой (не следование желаемым результатам целенаправленным образом). Много раз вещи блуждают в вашем уме, потому что они не такие, какими вы хотите их видеть. быть. Лучшее лекарство от этого — определить, каков желаемый результат, каков оптимальный следующий шаг действия, а затем просто перейти к выполнению.

   4. Иметь краткосрочный и долгосрочный список предполагаемые результаты, движимые целью. Для этих результатов убедитесь, что вы всегда иметь список следующих действий, которые необходимо выполнить. При планировании, четко определить, что именно означает «сделано» (результат) и что «делать» (действие) для на самом деле выглядит так.

   5. Храните входящие, списки и календарь регулярно обновляется. С устаревшими данными в система продуктивности. Мусор на входе, мусор на выходе.

   Вы также можете как эти дополнительных ресурсов по теме Getting Things Done:

   • Книга Приведение дел в порядок: Искусство продуктивной работы без стресса, Дэвид Аллен
   • Дэвид Блог Аллена: GTD Times
   • Дэвид TED Talk Аллена

   Getting Things Done — физическая или цифровая версия?

   Можно внедрить систему ГТД с помощью цифровой или бумажной системы. Оба считаются одинаково хорошими. Если вы решите перейти на цифровую систему, есть несколько программных решений. которые поддерживают систему управления временем GTD, такую ​​как nTask, FacileThings, Todoist, Нирвана, Flow-E и другие.

   И если вы решите пойти на бумажная система, которую можно построить самостоятельно, используя разные канцелярские принадлежности (блокноты, календари, сортировщики файлов, стикеры и т. д.), или вы можете купить один наборов, составленных именно для системы Getting Things Done.

   В любом случае, мы надеемся, что система GTD поможет вам стать более продуктивным и успешным в жизни.

   Сноска: GTD® и получение Things Done® являются зарегистрированными товарными знаками компании David Allen. Вы можете узнайте больше о GTD на https://gettingthingsdone.com/  

   Что это такое и как это работает

   Стремление уложиться в сроки, но они всегда недостижимы (и постоянно появляются новые). Носит примерно 74 разных шляпы. Столкнувшись с лавиной встреч, электронных и мгновенных сообщений, и не имея возможности уследить за всем этим в своем мозгу. Что-нибудь из этого звучит знакомо?

   Похоже, в твоем мозгу открыто слишком много вкладок, друг мой.

   Такое ощущение, что у большинства из нас в воздухе одновременно находится много мячей. Мы склонны браться за большее количество проектов, потому что у нас есть отличные идеи, но мы недооцениваем время, необходимое для их завершения. В конце концов, эти шары могут начать падать, бросая вас в штопор, когда вы чувствуете, что невозможно спланировать и выполнить все задачи, которые вам нужно выполнить.

   Совершенно нормально чувствовать, что уровень стресса повышается, когда у вас много дел, но есть несколько проверенных способов оставаться эффективными и продуктивными. Об одном из них мы хотим вас сегодня познакомить: «Как привести дела в порядок».

   Хотите знать, может ли подход GTD помочь вам очистить свой разум, чтобы вы могли сосредоточиться на действительно важной работе? Это руководство проведет вас через все, что вам нужно знать. Но прежде чем мы углубимся в рабочий процесс GTD, давайте проясним, как он появился.

   ‍

   Что такое «приведение дел в порядок»?

   ‍

   Getting Things Done (также известная как GTD или метод GTD) — это популярная система тайм-менеджмента, разработанная консультантом по продуктивности и автором Дэвидом Алленом. GTD — это метод, который помогает выполнять задачи в несколько этапов и основан на следующих принципах:

   1. Ваш мозг не предназначен для хранения информации. «Ваша голова — ужасный офис». В своей книге Аллен часто доводит до сознания, что наш мозг гораздо лучше обрабатывает идеи, чем сохраняет их. Когда информация разбросана повсюду — на стикерах, в электронной почте или в наспех написанных списках дел, это просто загромождает наши умы.

   2. Вы не настроены на многозадачность. Жонглирование и переключение между задачами ужасно влияет на вашу производительность — настолько, что слишком много этого может снизить ваш IQ.

   Несмотря на то, что его можно использовать для выполнения нескольких задач с низкой концентрацией внимания, он действительно неэффективен при работе с высоким приоритетом. Лучше сделать одно дело, закончить его и двигаться дальше.

   3. Вам необходимо создать хранилище для хранения необходимой информации. С GTD цель состоит в том, чтобы вывести весь этот умственный беспорядок из вашей головы во внешний источник, будь то цифровое приложение или блокнот, чтобы вы могли принимать решения о том, что делать и когда.

   4. Сначала необходимо определить, что означает «готово». Работая над задачами, вы всегда должны начинать с конечной цели.

   Критики методологии указывают на один ключевой недостаток GTD, а именно на отсутствие ежедневной/недельной структуры. Если вы тоже склонны бороться с таким уровнем гибкости, то мы рекомендуем сочетать GTD с другими методами тайм-менеджмента, такими как блокировка времени или техника Pomodoro.

   ‍

   5 шагов GTD

   ‍

   Существует пять основных шагов к методу получения вещей:

   1. Захват

   2. Уточнить

   3. Организация

   4. Отражается

   5. Engage

   Ниже мы дадим определение и рассмотрим каждый этап процесса GTD.

   ‍

   Шаг 1: Захват

   ‍

   Как говорит Аллен, «ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не удерживать их». Первый и самый важный шаг при GTD — не позволять мыслям или задачам витать в голове, где они либо вызовут стресс, либо (что еще хуже) о них забудут.

   Это относительно легко реализовать — вы можете записывать дела на бумаге или использовать цифровую систему, например, приложение со списком дел или даже голосовые заметки — все зависит от того, что работает для вас как личности. Ключевым моментом является перемещение всего, как только оно попадает в ваш мозг, в один и тот же внешний источник (своего рода «второй мозг»), пока у вас не будет времени обработать информацию.

   Когда вы только начинаете работать с GTD, вам нужно собрать все, что, по вашему мнению, может понадобиться для принятия мер. Однако в будущем вы захотите завести привычку фиксировать эти задачи в ту минуту, когда они приходят к вам, и добавлять их в свой виртуальный ящик. У вас возникла быстрая мысль о том, что вы могли бы сделать, чтобы улучшить проект, или отличная идея, которую вы могли бы предложить своему менеджеру? Просто добавьте его в свой почтовый ящик.

   ‍

   Шаг 2: Уточните

   ‍

   Здесь вы просматриваете каждую из идей и задач, которые вы записали, и звоните, что конкретно вы должны сделать с каждым пунктом.

   Прежде всего, поместите каждый захваченный вами элемент в одну из двух корзин:

   • Действия
   • Недействия

   Для всех задач, требующих действий, вы должны сделать их как можно более конкретными. Обязательно добавляйте заметки, документы, файлы и уровень приоритета, а также всех, кого нужно зациклить на задаче.

   Элемент требует действия:

   • Можно ли выполнить его за менее чем за две минуты ? Тогда ты сможешь взяться за это прямо сейчас и выбросить из головы раз и навсегда!
   • Можно делегировать? Если что-то не входит в ваши обязанности, вы можете поручить это кому-то другому. Но не забудьте проследить и подтвердить, что задание выполнено.
   • Это зависит от времени или должно быть сделано в ближайшем будущем? Назначить пункту срок выполнения.
   • Предусмотрены ли дополнительные шаги для выполнения задачи? Тогда это проект, а не задача. Определите следующее действие, которое необходимо предпринять для продвижения проекта.

   Элемент не требует действий:

   Если он не требует действия, вы можете отправить его в одно из трех мест.

   1. Удалить. Это задачи, которые больше не нужны.
   2. Задержка. Это для задач, требующих действий в какой-то момент в будущем. Например, если задача зависит от того, кто-то другой завершит работу первым.
   3. Архив. Здесь можно хранить файлы и документы, содержащие полезную информацию, для дальнейшего использования.

   Несмотря на то, что важно хранить мысли и цели отдельно от основного, действенного списка дел, необходимость переключения между несколькими инструментами может быстро утомить. Вместо этого поищите способ собрать всю эту информацию в одном инструменте.

   ‍

   Шаг 3: Организуйте

   ‍

   Организация является важной частью метода GTD и обычно выполняется в тандеме с предыдущим шагом. После того, как вы получили ясность в отношении конкретной задачи, пришло время извлечь из папки «Входящие» все необходимые действия и поместить их в одну из этих пяти виртуальных папок (вы можете сделать это с помощью списков в своем любимом приложении списка дел или проектов в ваш любимый инструмент управления работой):

   Например, если это что-то действенное, вы можете поместить его непосредственно в свой инструмент управления задачами или проектами (если вы еще не используете один из них, на рынке есть несколько специализированных приложений GTD, таких как nTask, FacileThings и Nirvana). Если вы, возможно, захотите вернуться к этому позже, вы можете поместить его в отдельную папку «Справочник».

   1. Проекты. Любой элемент, для завершения которого требуется несколько шагов, должен находиться здесь. Например, «Создать целевую страницу» — это проект, поскольку он включает в себя написание текста, выбор изображений, разработку целевой страницы, просмотр, тестирование и оптимизацию.
   2. Разовые задания. Любая задача с одним действием, которая занимает более двух минут и не подходит ни для одного другого проекта. Например, «просмотреть рекламную электронную почту».
   3. Дальнейшие действия. Это любые одноэтапные задачи, которые необходимо выполнить к определенной дате или времени.
   4. Ожидание. Это для задач, которые вы либо делегировали, либо зависите от кого-то еще, прежде чем вы сможете приступить к работе.

   Мы рекомендуем группировать проекты вместе по более широкой «области внимания» — если вы можете связать их с целями и задачами вашего более крупного отдела или даже компании, тем лучше. Если проект естественным образом вытекает из одной из ваших основных областей деятельности, это является хорошей лакмусовой бумажкой того, стоит ли вообще тратить на него время.

   К каждому элементу действия вы должны приложить любые справочные материалы по конкретной задаче, а также любой необходимый дополнительный контекст. Это могут быть места, соавторы, определенные инструменты, которые вам понадобятся для выполнения работы — ваши контексты полностью зависят от вас. Если вы используете инструмент управления проектами, вы можете легко создавать отдельные метки для нужных вам контекстов.

   Идея добавления контекстов заключается в том, что вы можете объединять похожие задачи в один блок времени, например получать все ответы на электронные письма за один раз, а не постоянно переключать контекст.

   Если вы закончите этот шаг с пустым почтовым ящиком, то вы молодец — это именно то, что нужно для GTD!

   ‍

   Шаг 4: Обдумайте

   ‍

   Еженедельный обзор является основным компонентом вашего рабочего процесса GTD. Мы рекомендуем выделять время либо в начале каждой недели, либо в пятницу днем, когда ваша продуктивность, естественно, имеет тенденцию падать, чтобы сделать паузу и подумать.

   Просмотрите свой почтовый ящик, подумайте, что прошло хорошо (или не очень), какие блокировщики, обработайте все незавершенные вопросы, уточните все приоритеты и убедитесь, что каждый элемент обновлен. Это также идеальное время, чтобы подумать о своих самых важных задачах и делах на предстоящую неделю и по-настоящему творчески подойти к работе, которая вас больше всего волнует.

   Таким образом, вы будете подходить к каждой новой неделе с ясным умом, не беспокоясь о том, актуален ли ваш список дел или что-то провалилось, вместо того, чтобы бросаться в новую неделю, не зная, что делать. это вам нужно выполнить.

   ‍

   Шаг 5: Задействуйте

   ‍

   Теперь самое важное: на самом деле добиться цели. Вы определили все следующие шаги, необходимые для каждого элемента в вашем списке, теперь пришло время решить, что вы собираетесь делать дальше. Если эта часть поставила вас в тупик, то Аллен рекомендует несколько разных способов сортировки задач:

   • Приоритет: Что нужно сделать сегодня/на этой неделе?
   • Контекст: Какие задачи можно сгруппировать и решить за один раз?
   • Доступное время: Допустим, у вас через час собрание команды. Какие задачи реально выполнимы в этот период времени, чтобы вам не пришлось браться за них снова после >
   • Уровни энергии: Иногда важнее управлять своей энергией, чем временем. Когда ваша энергия находится на пике, это время, чтобы заняться делами, которые требуют наибольшего количества усилий и концентрации. С другой стороны, когда вы жалуетесь на свой рабочий стол, это может быть лучшее время для выполнения более простых задач, таких как ответы на электронные письма.

   ‍

   Дополнительные ресурсы для Getting Things Done

   ‍

   • Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (Amazon)
   • Блог TTD11 900 (David Allen) Allen

   Не терпится начать GTD? Попробуйте в течение недели и посмотрите, каково это — вернуть контроль над своим временем на работе!

   Прежде чем идти…

   ‍

   Эта статья является частью нашей серии статей о популярных методах повышения производительности.

   No related posts.